网络背景下不动产登记档案存在的问题分析及解决办法

网络背景下不动产登记档案存在的问题分析及解决办法

尚峰

天津市市区不动产登记事务中心 天津 300110

摘要：随着网络信息化的快速发展，国内对不动产登记档案的信息化管理工作已基本完成，统一的不动产登记制度也正逐步实施。不动产登记档案通过信息化的管理后，能够较好地满足不动产相关档案使用的要求，提升了不动产档案的实效性、便利性。依法保护不动产登记制度，对加快我国不动产登记档案信息化管理的发展进程、加强不动产登记工作具有十分重要的意义。

关键词：网络背景；不动产登记档案；存在的问题；解决办法

1不动产登记档案信息化管理的问题

1.1档案管理分散、标准不一、利用不便

由于不动产集中统一管理工作开展时间不长，相关不动产信息还存在原来的相关行政主管部门没有实现不动产的集中管理，同时由于各个行政管理部门对于档案管理的标准不统一，档案管理体制不尽相同，导致档案信息资源整合困难，查阅档案不切实际，如单位或个人申请某一财产登记档案时，通常需要注册多个档案系统，甚至到档案馆进行现场检索，因此档案的利用率很低。

1.2档案数据与业务系统关联度较低

不动产登记档案是在不动产登记工作中产生的，与不动产登记密切相关，根据不动产登记工作的要求，档案数据应与不动产登记系统建立高度的关联。但是，目前房地产登记数据与经济系统没有关联，或者根本没有形成关联，在房地产登记领域查询相关登记业务的档案信息时，无法实现快速的档案适配，不利于房地产登记的发展。

1.3档案信息安全性低

房地产登记信息管理主要是在网络环境下进行的，但由于网络环境的特殊性，在工作期间容易感染病毒，房地产登记网站和管理平台也容易受到黑客入侵，档案信息丢失、泄露、篡改的情况时有发生，加之管理的专业性相对较低，工作方式容易出错，也对房地产登记档案的安全构成威胁。

2不动产登记档案信息化管理的工作改进建议

2.1完善数字化管理制度

针对部分地区不动产登记业务管理单位缺乏系统管理模式来看，适当根据当地民情、实际政策，制定相应综合制度、明确管理工作及承办业务，是解决该项问题的基础前提。在实际完善不动产登记业务档案数字化管理制度期间，要将该项制度实际落实到相关工作人员职责上，明确管理人员的各项工作职责，加强系统化管理方向，避免在发生业务操作失误或出现业务常规问题后，无人承担承办责任的情况发生。除此之外，在制度统一规范管理方面，也要实施数字化管理措施，传统的登记业务档案信息都是用纸质方式进行应用确认，该种方式难以做到资源共享、网络查询等功能，部分群众在办理相关不动产业务时，通常需要携带繁多的材料档案，处理登记业务的工作人员也需要在众多材料档案中，寻找自己需要办理业务的信息，为提高不动产登记业务工作效率带来了极大的挑战。针对该项问题，适当完善数字化管理制度，制定相关统一材料评定标准，减少不动产登记处工作人员在筛选材料信息方面耽误的时间，让该项数字化管理工作在实际应用中能够做到有规可循、有法可依的工作职能，才能为促进不动产事业发展提供有力保障。

2.2培养管理人才的专业性

解决不动产登记业务档案数字化问题，及时培养管理人才是重要的措施，不动产登记业务档案数字化管理工作是一项较为重要的工作，该项工作对管理人员的专业技能掌控能力要求严格，尤其在基础档案专业知识、不动产登记基础操作流程、数字化信息搜索、互联网信息化资源共享、常规数字化互联网技术融合等方面提出了新要求。但现阶段，具备上述专业技能的管理人才比较稀缺，因此，针对上述人才应具备的相关技能，适当对业务档案管理人员进行培训是保障该项工作顺利发展的重要前提。总体来看，在实际加大培训力度方面，应该对部分地区不动产登记业务单位原有的工作人员进行系统的培训，将部分地区及周边地区的不动产登记业务单位工作人员集中到某一培训点，在不动产工作流程、不动产登记常规操作、专业基本知识、信息化应有技术、数字化认知概念、实践操作技巧等方面开展教育和培训，全面提升管理人才的综合素养，巩固专业基础知识及基础技能的实践应用。此外，在不动产登记业务人才招聘方面，也应该适当提高招聘标准，在原有招聘标准的基础上，结合当下工作需求，完善招聘基本要求，重点对于人才的基本素养、专业技能、综合素质等方面进行筛选，为通过筛选的人才制定相关实践考核，以群众反响、同事监督等方面作为预留标准，为积极督促人才提升专业能力奠定基础，从而达到培养人才专业性的实际目的。

2.3迁移整合当前的档案信息资源

完善房地产登记资料信息管理，要对各有关部门和单位的房地产登记资料进行传递和整合，统一管理现有档案资源，建立完善的管理制度。在实际的集成迁移过程中，主要应分为以下几个步骤：首先，分析查询相关单位或部门的房地产档案数据量，收集相关房地产登记档案的数字化结果，整合现有的数据库结构，根据当前需要创建数据库，同时迁移档案数据；其次，在完成一般迁移后，需要整体迁移，确保迁移后文件内容和目录信息的准确性和一致性，相关人员应检查是否有丢失情况，并现场核实文件数据的质量，确保不动产登记文件的完整迁移。

2.4实现档案系统与业务系统的集成

2.4.1实现档案信息与登记信息的双向调用

信息双向调用的实现，能快速处理当前的登记档案信息，在系统中直接进行检索查询相关档案，提升工作效率。在实际工作过程中，相关工作人员需设置登记信息与档案的双向调用接口，从而实现数据查询和统一，满足用户的查询需求，同时，还应设置登录接口、信息同步接口等，保证用户一次性查询完整。

2.4.2前置档案数字化工作

在具体实施环节可以考虑从以下几个方面进行；一是在登记环节，设置不动产登记的信息条目，根据电子化条目由不动产业务办理人或审核申请人进行电子化填写，使各项档案直接形成电子档案。二是在业务受理后，对于纸介档案信息直接由档案工作人员进行扫描工作，在档案收集阶段就完成相关不动产档案的电子化收集工作。三是在应用环节，在业务办理过程中，可以直接使用经过档案核对后的电子化档案进行相关业务的办理，这样能够较好地降低原始档案的损耗。四是协同工作上，构建业务管理系统与档案管理系统协同工作的数据同步程序设置，利用程序创设，实现窗口办理与档案管理协同工作，提升不动产档案管理的效率、质量和安全性。

2.4.3将登记业务信息实现自动归档

在实际工作过程中，相关工作人员可将不动产登记业务需要归档的数据形成数据包，通过相关的档案管理系统将数据包转换到不动产登记管理系统中，并利用接口方式，将不动产登记档案管理系统与不动产档案登记业务相连接，二者之间稳定运行互不影响，一旦出现问题，能立即明确问题所在，利于管理部门查询责任归属。此外，实现登记业务信息的自动归档，可以保证不动产登记业务系统中流转文件归档的实时性。

2.4.4登记信息和档案信息的双向调用

为了实现系统间数据的联查和统一使用，应建立“档案与登记信息双向传输接口”，满足用户在登记业务系统中对登记数据的需求，定义“用户和组织信息的同步接口”和“单点登录接口”，以确保文件管理、用户管理一致性，注册表操作系统实现“一站式”登录。

3结语

综上所述，在不动产登记档案信息管理工作中，相关工作人员结合当前的信息技术，应打破传统的档案信息管理理念，建立适应当前社会需要的房地产登记制度，实行房地产档案信息管理。实际改进过程中仍存在一些问题，档案管理人员要不断改革创新，扩大房地产信息服务，提高工作效率。

参考文献

[1]周文奇，彭健.不动产登记档案信息化管理的问题分析与改进建议[J].浙江档案，2016(12).

[2]张伟.不动产登记档案信息化建设中存在的问题与对策[J].开封大学学报，2017(03).