浅析秘书学专业学生的职业身份意识

浅析秘书学专业学生的职业身份意识

姜雯瑜 王乾州

（云南师范大学职业技术教育学院 云南昆明 650092 ）

摘要：职业身份意识是影响一名新从事某一岗位的人员是否能够快速融入岗位、迅速适应工作需求的重要因素。在目前的高校教育体系中，由于各种原因，导致学生对于如何更好地满足岗位需求、做好秘书工作，缺乏足够的职业身份意识。本文重点探讨秘书学专业学生需要具备哪些职业身份意识以及如何培养学生具备这些职业身份意识，从而帮助学生尽快适应岗位需求，成长为合格的秘书人才。

关键词：秘书；职业身份；身份意识

秘书学专业自进入《普通高等学校本科专业目录》以来，在全国各高校广大秘书教育工作者的共同努力下，发展势头迅猛。随着近年来我国经济的快速发展，各个行业对于秘书人员的需求越来越大，对于秘书人员的职业化要求也越来越高。而秘书工作实操性较强，很多经验都需要从业者通过反复实践才能得出。在目前的高校教育体系中，由于实训基地建设滞后、实训课程开设不足等原因，导致学生对于如何更好地满足岗位需求、做好秘书工作，缺乏足够的职业身份意识。笔者结合从事秘书学教育以来，在授课以及带领学生参加实习见习过程中的一些经验，从以下几个方面对秘书学专业学生应该具备的职业身份意识进行探讨。

1. 方案设计过程中的流程意识

拟定各类决策方案、为决策提供参考、并做好决策后的事项督办，是秘书人员日常工作的重要内容。在学校教育过程中，教学的重点往往体现在树立学生的“结果导向”意识，即围绕一项工作最终所需要的结果，来设计工作开展的方案。但在实际工作过程中，秘书不仅需要具备良好的结果导向意识，还需要具备良好的“流程导向”意识。

以活动方案设计为例，不仅要考虑到方案最终要实现的目的、达到的效果，还应该充分考虑到方案所涉及的各个部门的工作分工、人员能力条件、内外部支撑保障资源、协同周期等过程性要素，避免在活动方案设计中，简单粗暴的以结果倒逼过程^[1]。秘书人员应该学会最大限度统筹协调好全流程、各节点的全部资源，把过程中的每一个环节都做优、做细，才不至于出现“一着不慎满盘皆输”的状况。因此，秘书学专业学生应该具备良好的流程导向意识，学会在工作前按工作所需流程思考问题、设计方案，从而迅速成长为一名合格的秘书人员。

2. 行政工作中的服务意识

秘书工作的重要组成部分，就是做好服务工作，服务于上级领导，服务于组织全局工作安排，服务于各职能部门等等。人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”，由此可见，秘书工作所需要开展的服务内容是没有界限的。在这样一个岗位上，需要秘书人员具备较强的服务意识，并具备较高的综合服务能力，才能有效满足岗位需求。

从目前的学生生源来看，90后即将离校，00后已经登场。这一代学生普遍家庭条件较好，独生子女较多，中从小养成了“我是中心”的观念，在日常的生活、学习中不仅缺乏为他人服务的意识，反而习惯于被他人服务。这种情况，对于即将走上秘书岗位的学生来说，是十分不利的。因此需要教师结合实际情况因材施教，对学生的服务意识及服务能力，有针对性地进行培养^[2]。

3. 重点工作处理中的危机意识

秘书工作是一项系统工程，涉及组织工作的各个领域，需要沟通协调上上下下、方方面面的关系，面对随时可能发生的危机。秘书是领导的近身参谋和助手，面对组织发展过程中出现的各种风险，如果反应迟钝、处理不当，那么风险就可能转变为危机。因此在危机到来之前做好防范工作是十分必要的，而要做到对危机未雨绸缪，就需要秘书人员树立起足够的危机意识。

以秘书工作中最为常见的办会工作为例。内部小型会议，可能会遇到会议临时调整议题、参会人员临时出现变动、审议议题条件变化导致议题失效等情况，需要作为筹办者的秘书人员及时调整会议方案，确保会议正常开展。如果是涉及多方协调、外部人员参与的大型会议组织，诸如天气变化、航班调整、酒店会场突发状况等任何一个小的条件变化，都有可能影响到会议的效果^[3]。在这个过程中，如果负责筹办的秘书人员缺乏足够的危机意识，就很容易出现临场组织混乱的情况。对于这种情况，就需要在教学、实训的过程中，注重对学生危机意识的培养，让学生养成“三思而后行”的习惯^[4]。凡事多考虑相关工作安排的“蝴蝶效应”，在制定工作方案时，对各方面的风险、可变因素，进行充分考虑和论证，对于各项工作的流程细节，都应该按危机管理的原则，制定备用方案，一旦前段条件出现变化，可以以备用方案应对。通过危机意识的培养，学生可以养成遇事充分考虑论证，成熟后果断决策行动的习惯，从而提升应对各类危机的能力。

4. 事务办结后的总结意识

秘书学是一门实践学科，秘书学专业知识很多都是经过一代又一代的“老秘书”们积累下的实践经验。只有不断地实践、总结，才能找出工作中的规律，加以运用，提升水平

^[5]。要想提高秘书工作的实际操作水平，就要养成良好的总结意识，不论事情大小，都要学会总结、善于总结，从日常看似不起眼的工作中，寻找到规律，才能达到提升工作能力的目的。

经常有学生反馈，实习见习过程中，部门领导安排的工作内容过于简单。实习见习一段时间后，学生觉得日复一日被套牢在简单、低效的工作中，自身工作能力提升十分有限，并对职业生涯感到迷茫。其实不论在什么岗位，不论日常的工作多忙，都应该学会在忙过一天后，对当天的工作做检视回顾，总结哪些工作做得好，哪些工作还可以提升，哪些经验以后可以运用等等。通过对自身工作的检视和反思，不断自我学习，提升自己的工作能力。

综上所述，秘书工作所面对的内容，其复杂性、多样性，都是其他岗位工作不可比拟的，这个岗位即给了秘书人员更多的压力和挑战，也给了秘书人员更多的学习机会和上升空间。对于秘书学专业学生来说，养成良好的职业身份意识，有助于他们快速适应岗位需求，做好工作相关，迅速成长为一名合格的秘书。对于秘书学专业教学来说，不仅要教授好学生专业知识，还要着力培养学生的职业身份意识。在教学方案设计、教学工作开展、以及实训活动组织的过程中，加强对学生职业身份意识的培养。

参考文献

1. 角自升. 秘书工作的时间管理艺术[J]. 智库时代，2020(16)：261-263

2. 李涛，拾景欣. “互联网+”时代下应用型秘书人才培养探析[J]. 人力资源开发，2019(17)：42-43

3. 张东. 浅谈秘书有效沟通的三大法则[J]. 秘书之友，2018(11)：40-42

4. 孟凡顺. 浅谈提升秘书工作细节的“12345”[J]. 办公室业务，2018(20)：93

5. 张冠军. 老秘书交给我的工作方法[J]. 秘书工作，2018(10)：46-47

作者简介：姜雯瑜（1983-），女，汉族，山东烟台人，硕士研究生，讲师，主要从事秘书学和公共关系学研究。

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