学校档案管理的优化路径探析

学校档案管理的优化路径探析

陈玲

重庆市荣昌永荣中学校   402460

摘要：优化学校的档案管理工作形式十分重要，这不仅有助于促进学校的加速发展，也能为教学工作的开展提供更多便利。但就目前来看，许多学校依旧存在档案管理方式陈旧不当的现象，因此，学校管理者应当遵循现代化的教学档案管理制度，从深化档案管理信息化建设入手，通过加强对档案管理员的专业化培训来不断优化学校档案管理的水平。

关键词：高中学校；档案管理；优化路径

高中学校的档案管理工作内容较多,其中包括收集、整理、分析教学材料内容，并在特定的时间对其进行科学的归档和运用。随着信息化建设理念渗透在学校工作开展的方方面面，档案管理工作也愈发呈现出数字化发展的趋势。为了更好地适应校园信息化发展的需求，档案管理者必然需要对传统的档案管理理念和手段进行创新和改革，巧用多元化的方式来优化档案管理质量，促进学校在新时代的背景下更为长期稳定的发展。

1、建设信息化档案数据库

在信息时代飞速发展的背景下，我们这种高中学校档案管理工作的创新开展必然需要跟随着时代改革的趋势不断向前，这也意味着传统的纸质档案管理方式不再适用于现当代学校档案管理工作优化的需求。因此，巧用现代化的电子档案运用理念来推进建设信息化的档案数据库，能够有效提高档案工作开展的水平，促进档案业务管理效能的增强。

例如，在开展每学年的教学活动时，许多教师常常需要调取历年的试卷来给学生进行训练和参考，但是，在传统档案管理的背景下，他们只能在众多的档案中寻找自己想要的资料，这不仅耗费很多的时间，也浪费了教师们的精力。而在信息化档案数据库的运用下，档案管理人员可以将这些试卷以电子版的形式上传到数据库，教师们在寻找这些资料时，可以直接登录数据库下载。这不仅方便了教师，也在极大程度上减少了管理人员的工作量，促进了工作效率的提升。此外，学校每年都会组织对教师教学业务的考核活动，在这个过程中，学校领导不仅需要收集每个教师的教学数据，还需要整理有关的图片文件和佐证材料，这些都需要档案管理人员付出很多的时间和精力。而随着信息化档案管理措施的引入，学校领导可以专门设立一个完善的教学档案数据库，给每个教师分发一个账号，要求档案管理人员依据每个教师的身份来上传数据，并鼓励教师自主上报有关资料，以此来提高工作效率。

可见，着眼于建设信息化的教学档案管理数据库，不仅有效的扩大了教学档案的受众面，也在一定程度上方便了教师的教学工作和档案管理人员的管理工作，促进了学校整体工作效率的提升。

2、加强管理人员专业化培训

就目前来看，许多学校的管理者尚未正确认识到档案管理工作和校园管理水平之间存在的密切联系，以致于常常忽视对档案管理人员开展专业化的职业培训，使得多数管理人员缺乏丰富的管理知识和经验，无法完成高效的档案管理工作。因此，学校为提升档案管理人员的专业技能，就需要积极组织开展档案管理培训，确保他们的工作熟练性和专业性得以提升。

首先，学校需要充分落实信息化管理理念的要求，将信息化技术实践应用在档案管理工作开展的过程中。其次，学校需要不断加强对管理人员工作意识的培养，让他们正确认识到档案管理工作的重要性，理解自己身处岗位的价值，从而更为积极主动地参与到工作环节中。然后，学校领导还需要充分结合本校的实际情况来加大管理培训，让档案管理人员可以定期学习到更为先进专业的管理技术，逐步形成缜密的管理思维，进而完成更为专业化的档案管理工作。同时，学校领导还需要重视提高档案管理人员的信息素养，确保他们的能力能够更好的适应信息化档案管理的发展趋势。

可见，档案管理人员必然需要具备专业的管理能力以及良好的职业道德，这也要求学校领导提升管理培训的力度，使管理人员能够充分发挥他们自身价值，在努力学习的同时实现高效工作。

3、促进档案管理的制度化

科学合理的管理制度是档案管理工作规范开展的重要保证，促进档案管理的制度化有助于增强档案管理人员的工作意识，让学校档案的管理水平得以发展和提升。因此，学校领导应当重点完善档案管理的要求，让档案管理人员各项工作的开展都能“有法可依”。

例如，学校可以先参考各项有关法律法规，如《电子文件归档与管理规范》《中华人民共和国档案法》等等，让档案管理人员学习有关内容，了解规范制度的重要性。随后，再结合校园内的实际情况，围绕着档案管理人员的工作职责、档案管理的业务范围以及学校人员调用档案的具体操作来制定相应的管理制度。如对调用档案的人员进行科学登记、定期做好档案的整理和检查工作等等，以此来为学校人员带来更为良好的体验。同时，学校领导还需要重点围绕档案的归档和收集来制定相应的制度，要求每个档案管理人员都要以严格的标准来搜集档案材料，不仅要保证档案的利用价值，还需要维护档案信息的完成，确保档案内容保密性的增强。

学校领导应当不断提升档案工作的规范化，确保档案管理人员工作的开展得以顺利进行。同时，学校还需要关注制度内容的科学性和完整性，促进档案管理工作严谨性的提高。

结语：综上所述，我们应当积极探寻档案管理工作优化的多样路径，加强对档案管理工作开展的重视程度，通过提升管理人员的专业素养、优化档案管理工作制度和建设信息化档案库，不断促进档案管理整体水平的提升。

参考文献：

1. 马文利.浅谈高中学校档案管理与工作效率的提升[J].卷宗，2020.