提高档案管理科学化水平的路径选择

宋新凤

成武县党集镇人民政府

摘  要：现代化企业管理制度当中，档案管理工作是最重要的组成部分，它能够为企业的发展规划提供相应的依据，同时也是企业的核心凝聚力。档案是一个企业重要的资料，见证了企业的生产发展过程。近年来，随着以互联网、大数据、云计算为代表的信息技术在各个领域得到推广应用，传统的档案管理模式已经不能够适应新时期的管理要求，需要我们提高档案的科学化管理水平，以此来顺应时代发展。该文结合实际工作经验，首先探讨了档案管理工作面临的诸多问题，然后论述了提高档案管理科学化水平的路径，希望通过此次研究对广大同行有所帮助。

关键词：档案管理  存在问题  科学化水平  发展路径

信息技術在各个领域的成熟应用，档案信息数据呈现出爆发式增长的态势，传统的档案管理模式已经不能够适应新时代的发展要求。新时期档案管理的科学化水平已经成为衡量一个企业管理效率和管理质量的重要标志[1]，所以，在科学技术和信息技术的不断冲击之下，就需要我们认真分析现阶段档案管理工作面临的诸多问题，并采取科学有效的手段，切实提高档案管理的科学化档案管理质量，发挥档案资源在促进企业生产发展方面的职能作用，为企业更好、更快地发展，提供相应的信息支撑，最终推动档案管理工作向着可持续化方向转变。

1  档案管理科学化发展的现实意义

1.1 是加快落实科学发展观的重要体现

档案管理工作作为企业乃至社会文明建设的重要组成部分，它涉及的方面十分广泛，包括了经济、政治和文化。档案资源是对企业以及其他领域过去发展的一个总结，见证了企业的发展现状，预示未来的发展动态，依托档案资源能够在总结当中做出借鉴，对企业的未来发展做出有效规划，并对企业未来发展方向的确定奠定坚实的基础[2]。新时代背景下，档案管理工作不能够局限于传统的工作模式，需要向着科学化方向转变，提高档案管理的科学化水平，进一步加强档案资源的深度挖掘，提高档案资源的价值，最终推动企业推动社会全面可持续发展，进一步提高企业的市场竞争能力。

1.2 是顺应档案管理发展趋势的新要求

社会不断向前发展，各种先进的技术得以推广应用，尤其是以互联网、大数据、云计算为代表的信息技术在各个领域的深入推广，使得档案的种类和内容变得越来越多样性，越来越复杂。档案种类的增加，使得档案管理部门的日常工作变得更加有难度，工作任务不断增加，工作压力加大。如果一直沿用传统的档案管理模式，势必会造成不能够对档案资源进行有效的分类归档处理。全新历史时期，传统的档案管理模式已经不能够适应信息技术的发展，对档案管理工作提出的新要求，要想实现档案管理的科学化，就需要顺应时代发展要求，加强先进科学技术的应用，转变传统管理模式，提高档案信息数据的收集、挖掘、分析能力[3]。

1.3 是顺应信息化发展的时代要求

21世纪是信息时代、是互联网时代，互联网技术的深入推广应用改变了人们的生产生活方式，我们逐渐向着信息化方向发展。信息化时代背景之下，就需要转变档案管理的传统模式，确保档案管理工作向着科学化、信息化方向转变。全新历史时期，档案馆不再只是纸质档案的储存场所，档案资源也不再只是传统的纸质档案。档案管理工作开展过程中，既包括了纸质档案，也包括了各种数据资源，在做好传统纸质档案储存管理工作的同时，还应该加强各种数据资源收集、整理、挖掘，并进行适当的归类处理，将其储存在相应的数据库当中，并构建完善的检索系统，档案利用人员可以利用自己的身份信息登录系统之后输入自己想要检索的关键词，就可以从系统当中调出相应的档案信息，信息獲取更加方便快捷，有利于提高档案服务质量[4]。

2  档案管理工作面临的问题

2.1 没有认识到档案管理工作的重要性

现阶段不管是在企业内部还是在档案馆当中，很多领导干部和相关工作人员对档案管理的重视程度不高，没有认识到做好档案管理的重要性。在很多人的思想中都认为档案管理工作是一个比较枯燥乏味、比较冷门的工作，该项工作不会为企业带来更多的经济效益，是一件可有可无的工作，因此将档案管理工作摆在边缘位置，受到传统思想的影响，档案部门的相关工作人员的薪资水平普遍较低，这就使得很多人产生误解，认为从事档案管理工作的人员地位相对较低。由于受到诸多影响因素的影响，档案管理工作开展力度较差，工作人员的积极性较差，不能够很好地应对新时期对档案管理工作提出的新要求，存在等、靠、要思想，严重影响到档案管理服务质量和管理效率。

2.2 档案管理人员专业素质有待提升

实际上档案管理是一个系统性、专业性很强的工作，对管理人员的专业素质、文化素养、职业道德有着较高的要求，档案管理工作队伍的专业能力和专业素质直接决定了工作质量和服务效率。但由于领导部门对档案管理工作的认知不足，将档案管理放置在边缘地带，直接影响到档案管理人员的工作积极性。在很多档案管理部门内部高素质的管理人员普遍比较缺乏，很多管理人员都是兼职行为[5]。尤其是在网络信息大背景下，一些工作人员不具备信息意识和信息操作能力，在档案材料收集整理和归档处理过程中依然沿用人工操作模式，计算机设备的应用比例相对较低。在日常档案管理工作开展过程中，一旦遇到突发事件，档案管理人员并不能够及时解决，造成大量档案信息被篡改、丢弃、抄袭。上述问题的存在，会对档案管理工作造成极大的不利影响，需要引起管理人员的高度重视。

2.3 档案管理工作的信息化水平较低

现阶段在很多档案管理部门依然沿用人工管理和纸质档案收集整理归档处理的方式。档案信息资源查阅利用过程中，依然沿用人工检索的方式，工作效率较低，人力成本投入较高，很多档案信息查阅难度较大。且纸质档案信息收集整理之后，往往会占用大量的空间。如果没有做好档案室的除虫、保温、保湿工作，很容易造成纸质档案发霉变质。某些有价值的纸质档案具有不可再生性，一旦受到威胁或受到破损将不复存在。另外，纸质档案在长时间利用过程中，时不时会出现磨损破损，很多利用人员由于不注重做好纸质档案的科学利用，科学保管，使得有价值的档案信息丢失遗失[6]。所以要想提高档案管理部门的科学化水平，就需要顺应时代的发展，加快信息化建设依托先进的信息技术，对纸质档案进行有效的转化，生产出电子档案、数字化档案，将其储存在数据库当中，利用检索系统输入关键词之后，立即查阅档案信息，不会产生磨损、丢失，提高档案资源的利用效率。

3  提高档案管理科学化水平的路径分析

3.1 提升对档案管理的认知

为了切实推进档案管理的科学化，就需要增强档案管理部门的管理意识，这是加强档案管理的前提条件。档案管理的相关领导人员，应该充分认识到档案管理工作的重要性，并将该项工作摆在重要位置去抓，而不是将其置于边缘地带。尤其是应该加强一些管理层和领导人员档案意识和相关法律法规的教育，使他们能够真正关心、重视和支持档案管理工作，并将档案管理工作作为推动一个领域发展的重要工作去抓，将其列入年度工作计划当中，并充分发挥领导部门的职能作用，亲身示范带动，做出科学决策。例如，可以在档案管理领域加大资金投入力度，保证档案管理部门能够购买先进的仪器设备，提升档案管理人员的福利待遇和社会地位，为档案管理工作的高效开展奠定坚实的基础[7]。

3.2 注重提升工作人员的专业素质

现阶段，由于档案管理部门的工作人员专业素质较差，影响到档案管理的科学化，所以就需要注重相关管理人员专业素质的培养教育。一方面在人才招聘之前应该提高准入门槛，要在人才招聘方案当中明确地指出所应该具备的哪些素质和品质，严格把控招聘关，做到科学招聘，提升整个工作队伍的专业素质。招收回来的档案管理人员在进入工作岗位之前，应该进行专业技能培训。在培训过程中应该重点加强档案管理知识和信息技术的有效融合，提高管理人才的信息化水平。另外，对现有的工作队伍也需要进行专业技能培训，革新工作知识，并对档案管理人员进行严格的考核，只有通过考核合格之后才能够持证上岗。

3.3 加快推进档案管理的信息化建设进程

信息技术深入推广应用大背景下，对档案管理工作提出了全新的要求，传统的管理模式、管理方法和管理理念，已经不能够适应新时期的工作要求。为了切实提高档案管理质量和管理效率，提高档案服务的专业性和满意率，就需要加强档案管理的信息化建设。通过构建完善的档案信息管理系统，引导档案管理人员利用计算机动态化的收集各种有价值的数据，并做好分类、挖掘、储存、利用、共享等工作。另外，还可以根据档案管理法规和行业标准，不断研发全新的档案资源管理应用软件，档案管理检索平台，利用检索平台，随时随地的获取自己想要的档案资源，不受时间空间的限制。系统建设过程中还应该注重做好系统的安全防护，避免遭受黑客病毒的攻击，造成有价值的档案资源丢失或者被损坏、篡改[8]。通过加快信息化建设进程，能够确保先进的信息技术在档案管理工作中更好的推广应用。

4  结语

综上所述，企业档案管理工作如果跟不上信息时代的发展潮流，就难以适应现阶段现代企业管理制度，也不能够在档案管理模式和管理制度建设方面取得突破性进展。作为档案管理人员，应该逐渐摆脱过去传统的、被动式的管理模式，档案管理工作已经不再是简单的资料收集、整理和归档处理，仅仅维持运转，保障运转的稳定性已经不能满足档案管理的新需求。新时期就需要结合社会发展动态、新技术、新方法的应用现状以及企业的未来发展方向，对档案管理工作做出科学的部署和大胆改革，推进档案管理的科学化发展，确保档案管理工作能够向着可持续化方向转变。

参考文献

[1] 张博.基于质量管理的高校档案管理流程研究[D].山东大学，2020.

[2] 林明艳.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要性[J].现代国企研究，2018（8）：79.

[3] 李进鹏.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].行政事业资产与财务，2020（14）：123-124.

[4] 康海涛.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用探讨[J].质量与市场，2020（19）：130-132.

[5] 单永新.论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江档案，2020（4）：88-89.

[6] 雷洁.基于知识图谱的科研档案管理研究[D].中国农业科学院，2020.

[7] 王莉，肖兴.基于物联网在档案管理中的应用研究[J].科技风，2020（34）：100-101.

[8] 鲁延红.文档一体化在文书档案信息化管理中的应用分析[J].办公室业务，2020（22）：82-83.