新时期人事档案数字化管理探讨

新时期人事档案数字 化管理探讨

李翠珍

国家电投集团东方新能源股份有限公司 河北省石家庄市 050031

摘要：人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好人事工作的基本和前提，做好人事档案管理工作，能够帮助单位教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才，充分发挥人事档案在实际工作的作用。在互联网的大时代背景下，人事档案从纸质到数字化的变革也是必然的发展趋势，提升人事档案规范化、信息化水平才能更好地发挥其在服务人事人才中的重要作用，实现人力资源的合理配置。本文的主要行为目的，是分析人事档案数字化的重要作用，以便相关的企业、单位，能够顺利开展人事档案管理工作。

关键词：人事档案管理；方法探讨；方案研究

引言：经济发展水平的提高，各行各业都在使用高端的信息技术，将信息技术融入工作领域之内，已经成为一种发展趋势，在这样的时代背景之下，传统的纸质档案管理，已经不能很好的适应时代的要求，要进一步提升人事档案的管理效率，就要将电子信息技术与档案管理工作有机结合，与此同时还要努力改变传统的人事档案管理模式，才能为企业和单位的发展，提供优质服务。

一、使用数字化技术的必要性

时代在发生变化，传统的档案管理方式，已经不能跟上时代发展的步伐，也给查阅工作带来极大不便。对于企业和机关单位来说，只有改变传统的档案管理方式，积极运用信息技术，档案管理工作的整体效率才能得到提升，建立人事档案数字信息库，为领导决策提供便捷的、直观的数字原始档案资料查阅服务已势在必行。

（一）提高使用效率

人事档案复制和拍照服务，需要调出原始档案，手工翻阅，逐页翻看，对整卷档案重复拆装组卷来满足，增加了对原始档案材料的损害。开展人事档案数字化工作，不仅减少对原始档案材料的损害，还能大大提高阅读和使用效率，有效发挥档案材料的凭证、依据和参考作用。

（二）提升管理水平

进行人事档案管理的最终目的是服务，是为有需求的人提供信息查阅的方便。长期以来，人事档案管理工作一直沿袭传统的、简单的手工操作、纸质存储等方式方法，致使档案管理质量较低，容易造成档案资料缺失和损失，给查阅也会造成难度，这就给档案管理人员带来巨大的工作量。开展人事档案数字化工作，不仅能为实现人事档案信息异地备份奠定基础，更能提升人事档案信息安全。

（三）确保使用安全

人事档案被频繁地查阅、转移过程中，很容易丢失、被篡改。开展人事档案数字化工作，纸质档案转化为直观化的电子图片文档，确保人事档案材料的完整性。只要有篡改，一对照电子档案，很容易被查出，有效地减少人为涂改，档案管理的安全性得到更大保障。

二、人事档案电子数字化方案

（一）夯实档案管理基础水平

巧妇难为无米之炊，纸质档案是人事档案数字化的前提和基础，没有人事档案的纸质化材料，数字化就无从谈起，

纸质化档案各大类材料是否齐全，是否有应归档未归档、漏页现象，系统性材料是否完整；每份材料的手续是否完整：是否有应签字未签字、应盖章未盖章、实质内容应写未写等实际情况，每一个小细节的不完善都会客观的反应的数字化系统上。所以档案材料的齐全、完整、准确、系统是保证数字化档案便捷、直观运行的根本前提。

（二）提升档案人员综合素质

人事档案管理工作，要涉及的专业内容很多，不仅需要从业人员有一颗细致的心，还要具备专业的管理技术。这就要求档案管理人员，首先必须一名正式的中共党员，应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律，还要有丰富的管理经验，以及过硬的档案管理技术和保密意识。

随着信息技术的各领域全面推进，人事档案管理工作的模式也在发生改变，作为专职的档案管理人员，熟练应用档案数字化管理技术，借助科技的力量，提升人事档案管理的整体水平，成为必不可少的一项专业技能。

（三）建立直观便捷数字系统

2017年7月，中共中央组织部制定“人事档案数字化技术规范”， 规定了人事档案数字化人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理的技术要求。

人事档案数字化系统的稳定性、实用性、安全可靠性是根本前提，在此基础上各功能模块的开发应用应该凸显人事档案服务和管理功能；并具备秘钥加密功能、设定控制权限功能，确保人事档案的安全；使用先进技术达到防止截屏和拷贝，使信息在使用过程中不可编辑和复制；以及中组部规定的各项技术要求。

企业或者机关单位要根据自己的实际情况，可以通过购买或者组织内部人员，利用现有的技术走自主研发的道路，两种方式均能获取一套可靠的档案管理系统，选择适合自己功能的数字化系统，将使人事档案管理工作得到质的飞跃。

三、总结分析

当前我们国家的档案管理工作，也处在转型阶段，中组部“十一五”信息化总体战略规划和全国第四次干部档案会议明确提出了建立“干部数字档案”的要求，为做到档案工作的与时俱进，人事档案的信息化已成为档案工作的发展方向。

参考文献：

1. 刘琳. 新时期人事档案电子信息化管理探讨[J]. 办公室业务, 2018, No.292(11):141-141.

2. 曹丽丽. 关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J]. 教育现代化:电子版, 2017:208.

3. 黄顺奎. 新时期人事档案管理信息化建设研究[J]. 办公室业务, 2019, 000(008):148-149.