新时代医院办公室工作效能提升探讨

新时代医院办公室工作效能提升探讨

魏成琼

（四川省资阳市精神病医院 四川省资阳市 641300 ）

摘要：如何提高医院办公室效能对医院的高质量快速发展尤为重要，本文以医院新时代发展需求为切入点，通过分析医院办公室业务的重要性，探讨如何提高医院办公室工作效率，使各项工作更有序有规律的开展，即减去医院办公室人员工作量，又提高整体医院信息以及各项政策落实及时性，并督促高质量完成各项目标任务。

关键词：医院办公室；工作效率；高质量

1.医院办公室效能提升迫切性

（1）工作规范性强

医院最重要的一项任务是处理公文，分解任务，传递信息，及时将各项任务高质量按时高效完成工作闭环。同时也面临各种电话咨询和信息传递，稍有偏差，会导致重要信息传递有误，造成工作被动局面。

（2）工作综合性强

一是医院办公室接触面广；二是工作范围广；三是医院各项工作具有全局性；四是需要严格把关上行文的质量和信息准确性，需要核实各项内容，确保行文无差错、质量较高。

（3）工作时间性强

办公室工作时间性强主要表现在上级安排任务重任务，以及领导安排的突发性工作，常常是急事、重要事相互叠加，又时间要求很紧迫的完成，加之有些科室力量配备薄弱，常常会出现办公室人员力不存心，心力交瘁现象，有时工作既不能让领导满意，又让下级各部门反感的被动局面。

（4）工作服务面广

医院办公室是医院的具体办业务最多的部门,大大小小的事、形形色色的人都会汇集到办公室来，干好医院办公室相关工作是非常繁琐。

（5）工作协调任务重

医院办公室作为医院综合性最强的业务科室，来来往往的人多而杂，加之办公室工作千头万绪，经常处理很多突发性工作，需要协调多部门、多科室的工作，综合性工作需要医院办公室牵头来完成，还要平衡内外各种关系，把握相对公平的办事原则。

（6）工作保密性强

医院办公室工作，牵涉到各种秘密文件和信息，保密范围较广,包括各种文件精神、科技成果、计算机及移动存储介质等。其次，办公室人员经常接触领导，知道和接触到的保密信息较多。

2 医院办公室效能提升措施建议

2.1加强人员合理配置和科学管理

（1）强化优化设置人员

现代化医院的特点是学科多、分工细，对医院办公室人员综合知识和素养要求较高，这就需要科学合理、高效配置医院办公室人员，要根据具体岗位工作，从年龄、技能熟悉度、知识层次、性格特点、性别等全方面综合考虑，从而达到最佳组合，突出分工明确，又协作有序、突发事件能相互补位。

（2）最大化发挥群体效应

一个办事效率高的办公室群体首先必须充分了解自己的任务，健全交流沟通渠道，使医院办公室人员之间，保持高度的相互信任和绝对忠诚，在工作中形成扬长避短的“互补性”，相互协调和支持；其次，由于医院办公室工作特征，需要应对各种突发事件，这就要求办公室群体具备较强的应变性能力，从而提高办公室群体整体工作质量和效率。

（3）培养综合性人才

医院办公室人员一般总是在一个办公室群体中进行活动,办公室的每个工作人员都会影响这一群体，也会受这一群体的制约，办公室工作需要文字功底深厚、组织协调能力强等各方面的专才,各项专才的集合一起，达到一定程度上能产生全才。因此，需要培养综合性复合人才。

（4）提高服务质量

主要包括三点：一是平等，办公室人员要一视同仁，对事不对人；二是及时，如何事件都具有时效性，办公室人员要有时间观点，不断提高工作效率，及时高质量完成工作任务；三是严格，医院办公室工作杂乱，千头万绪，应当按照办事规则和流程，严防办事不讲原则、亲疏有别。

（5）强化行为管理

一是规范服装，主要是服装整洁，大方得体，严禁炫耀、裸露、透明、短小、紧身等；二是规范语言，做到语言规范、得体、文明，具备基本礼仪和文化修养；三是规范交际，妥善处理各种人际关系，尊重每一位交际对象，讲究团结、严于律己、宽以对人，同时，要注意对外交往分寸，防止表现失当，影响医院形象；四是规范行为，忠于自己岗位，具有强烈的责任意识和时间观念意识，同时医院办公室人员要勤于钻研业务，精通医院各项政策，掌握最新前沿知识、不断学习、不断更新知识。

2.2 强化办文办事流程和原则

（1）健全制度流程

医院办公室主要承担各类行政事务，只有健全严谨、严格、可行的制度,才能使各项工作有序开展，才能是工作人员做到有章可循，才能达到规范管理的要求。因此，健全制度，规范流程，理顺各类办事事项，事事有章法，件件有责任主体。

（2）强化实事求是原则

办公室工作要从实际出发,坚持真理,有错误及时纠正错误,努力提高办公室人员的理论修养和思想水平,提高全面观察和深入分析问题的能力,避免主观偏见,避免凭经验或习惯办事,更不能看领导眼色行事。因此，坚持事实就是原则最基本的原则，也是最关键的原则。

（3）坚持效率和速度原则
效率和速度是工作水平的主要准尺,这就要求办公室人员在工作中必须做到准确、及时、有效。“准确”是指对各类信息资料，要心中有数,不能丢三落四、盲人摸象等。“及时”是指从大处着眼,要求不断了解新情况,学习新知识,从小处着眼,要求行文要通达明快,办事不拖泥带水。

（4）坚持严格保密原则

医院办公室工作，牵涉很多保密工作，比如，接受上级机密文件、传真、资料以及本单位有关的保密工作。因此，医院办公室工作即是事务部门，同时也是非常重要的机要部门。因此，医院办公室人员要加强职业素养，提高保密思想，遵守保密制度规定，在实际工作中，要做到不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说，不该干的不干，严格遵守保密制度，同时相互监督，确保涉密文件不外传，涉密信息保密。

2.3 加强收发文管理

（1）收文办理

主要注意事项有：一是使用的文种应根据行文目的、要发文机关的职权、主送机关的行文关系等方面来确定；二是要符合国家的相关法律、法规，符合党和政府的方针政策；三是要注意做到实事求是、观点明确、层次分明、结构严谨、表述准确、条理清楚、标点正确、篇幅力求简短、字词规范等；四是紧急公文应当说明紧急原因，并根据相关政策规定和实际需要来确定紧急程度；五是要有逻辑性，语法、措辞、标点等要准确规范。文稿还要准确顺畅、简明生动,尽量做到思路清晰、文笔敏捷、准确地表达概念、判断,符合实际要求、具有针对性。

（2）发文办理

主要注意事项有：一是确定是否行文,以什么名义行文，每份公文都有其特定的用途和法定的作用；二是确定与相关政策、文件有无矛盾抵触。主要审查文稿内容与政府各项政策、法律法规、上级各部门的指示等，有无相互矛盾之处，与医院之前的发文自相矛盾之处和数据措施不一致之处；三是文字表述是否简明扼要、准确无误、通俗易懂、结构合理等；内容有无文字错漏，尤其是相关数字、有关人名、时间地点以及专用名词；四是公文格式是否规范。

3.结束语

医院的规模、层次、类型虽然不同,但其地位和作用大致相似，在医院行政管理中，办公室工作做得好坏，直接关系到党和国家各种路线、方针、政策和上级领导指示精神以及医院领导的意图是否能贯彻落实,关系到医院各职能部门的工作能否协调畅通,关系到医院的形象和声誉。所以，本文研究将有十分必要的现实意义。

参考文献

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