如何提高市政工程档案信息化管理水平

如何提高市政工程档案信息化管理水平

谢伟伟

郑州市市政工程管理处 450053

摘要：市政工程是重要的民生工程，最能反映一个城市的精神面貌，对促进城市发展具有十分重要的意义。市政工程档案可以为城市市政设施的整治和维护提供重要的参考，可以为解决城市建设与设施使用过程中的出现的问题提供最基础的资料。市政工程档案信息化可以有效提高档案利用效率，为城市市政设施维护和整治提供更便利的基础资料，市政设施的良好现状关系到老百姓的日常生活，是满足人民群众对美好生活的向往的重要组成部分。

关键词：市政工程；档案信息化；管理水平

市政工程档案具备完善性与系统性是市政工程档案展现出来、价值体现的基础条件。在提高管理力度中必须要把采集完善、材料体系两种条件控制住。确保归档文件具备完整性是档案系统工作的基础条件，而且还是一种工作环节中重要的组成部分。市政工程档案资料的来源比较分散，同时构成时间较长，在内容复杂前提下，数量很多，因此如果要把档案资料采集工作完成还就特别困难。市政工程档案管理对市政工程监管、保护有利，对科学计划市政工程有好处。

一、市政工程档案管理的重点

（一）市政工程资料采集与整理

市政工程档案工作的前提是对市政工程建立整个过程材料的采集与整合，方便保存管理。市政工程档案采集三个层面的内容，分别是：第一，施工之前资料采集，建设场地、征地文件、场地测绘与设计、招标文件、承包合同和开工文件；第二，工程实施中治疗采集，实施技术与环节、水电暖气设计与安装、内部构造与外部施工文件；第三，验收部分资料采集，在是市政工程完工总结报告、验收报告、质量维修书和验收记录等材料。

（二）市政工程资料的归档处理

市政工程资料归档处理是把采集到的市政工程建立材料的整理，根据文件先后顺序完成归档，严格根据我国工作建设资料归档地方程序与策略展开，确保工程材料是完善的、客观的、真实的^[1]。市政工程资料的归档应该根据主件前、附件后，文字材料在前、图纸资料在后的顺序展开归档，分清楚档案的前后顺序，为相同的文件做好标记，便于日后查找。

（三）市政工程档案的验收

市政工程档案验收是对工程建立中全部有关文件做好检查，检查文件的完善性和正确性，包含检查以前的工作准备时期、施工时期与完工时期的资料^[2]。市政工程档案验收策略一般有两种模式，第一，是预验收与阶段验收互相融合；第二，工程验收和档案验收同步进行。

（四）市政工程档案的保存

工程档案资料保存是档案管理的最后部分，对档案保存应该建立专门是档案室，同时应该分配专门的档案管理员对其做好整理、维护工作^[3]。具体在档案库具有防虫、防潮、防水、防电等能力，确保档案的安全性与健全性；还应该确保档案库中的温度与湿度，将通风工作完成好，确保档案库中市政工程资料更加完整。另外，应该按照固定时间对市政工程档案做好清点与核对。

二、目前市政档案管理信息化建立中出现的问题

（一）网络安全预防制度下水平很低

其一，是人为方面的原因。由于档案信息操作十分简单，还有在网络环境中信息分享是很强的，在运用中若是对信息做好删减，档案信息真实性也不是很强；其二，是技术方面的问题^[4]。目前，电脑病毒的流行性很强，还有黑客的攻击让档案信息在安全与保密方面有很严重的消极影响；其三，是设施存在的故障，比如说由于有关人员操作失误出现很多不能够预测的问题，网络系统软件、硬件和电子系统中问题在一些状况下容易出现系统问题。

（二）缺乏预知相应的规则机制

对市政工程档案资料进行信息化建设是工作以前应该符合的基本条件即具备健全的法律制度和预知对应的准则规范。而在具体生活中，和其有关的管理设施是缺乏规范程度很高的硬件环境的，排除文章给出的这点以外，由于技术水平很低，就很难在领域中构成确定的领域标准^[5]。文章中提到的这正有关原因都容易对信息沟通活动产生很大程度上的消极影响，还在中国市政档案资料管理方面信息化建设进度不断向前发展中具有一定的的阻碍作用。不只是由于电子档案构成过程容易对文件开始排序产生很大影响，进一步让原本法律界限不清晰。

（三）市政工程档案资料管理行业中信息化程度很低

不只是市政档案资料管理，这是中国档案管理行业中出现的总体信息化意识水平较低的这种问题。在这个方面由于客观物资条件的落后，很难获得信息化建设的要求，还有档案信息化建设进度不断向前发展中应该做好软硬件设备升级方面的工作，也容易浪费很多资金，提高管理技术水平、管理系统总体升级和数据库完善调节都应该获得狠毒数目的资金去保障，在资金不足的前提下让我国市政工程档案资源管理中信息化程度很低。此外另一个方面就是人员信息化意识水平较低，在档案管理方面工作的人员依然喜欢运用人工方式进行资料采集、整合和调用工作，进一步让中国市政工程资料很难获得更好的运用。

三、市政工程档案材料管理方面信息化建设进度发展中需要采用的策略

伴随互联网技术与信息技术在中国每个行业中获得十分广泛的运用，我国逐渐走进信息时代中，在全新的时代发展情况下市政工程管理应该朝着信息化方向改变。因此应该处理的问题是随时增强市政工程档案管理理念的改变，逐渐按照单位具体真空建立适应性较强的档案信息化管理平台，而且制定配套的管理制度。还可以逐渐将市政工程档案管理步骤简化，而且还应该对市政工程档案审查和管理工作进行有效控制，方便能够对工程档案真实性与正确性提供保障；最后，对市政工程档案管理工作进行监督，其监督力度也需要提高，而且将监督管理进行中看出问题为前提，积极健全相关档案管理机制，让以后的监督管理工作能够达到有根据可以遵循。

市政工程档案信息化管理应该学习发达国家的监管经验与监管方式，探究新的市政工程档案管理模式与技能，全方位迅速构建信息化市政工程档案，进一步让市政工程档案管理更加标准，让其满足新时代社会不断发展需求。此外改善市政档案信息化管理能够更好的提升档案管理效率，健全档案监管机制。

提高市政档案信息化管理的安全意识，随着互联网时代到来不但提升社会工作效率，而且还让信息存在安全风险。所以加强市政工程档案信息化管理的安全性十分关键。市政档案管理单位能够健全信息化管理的档案机制，构建数据库防护系统，运用专门的杀毒软件等模式让市政档案更加安全。另外，也能够经过提升档案管理者的安全意识，对全部的市政工程档案做好备份，达到更好的信息化管理。市政档案直接参与人员是档案管理者，应该对市政工程档案做好全方位的梳理与验收，市政工程档案人员的职业能力与水平和市政工程档案报告工作有关。所以，第一，应该运用档案管理智慧树去训练提升档案工作者的知识水平；第二，运用计算机培训提升档案管理者的能力与工作效率；第三，能够经过专门的计算机人才确保市政工程档案方面的安全性。

结束语：

做档案管理工作者不只是要变成档案信息资源保护者，也应该在实践中变成档案新资料的开发者与传递着。在主动对档案资料做开发前提下，就是能够为档案运用营造新的条件，在新的时代发展情况下，伴随计算机在每个行业总获得侍奉广泛的运用，将信息技术在很大程度上运用前提下，能够让原来市政工程档案管理中出现工作效率较低的问题，在认为原因的影响下十分严重的问题进行更好的处理，还能够让在新的背景下档案信息资料管理共组破具备有效性、快捷性和正确性等特征。

参考文献：

[1]严弘.浅谈市政工程档案管理工作新思路[J].办公室业务,2019(05):73.

[2]邝建平.新时期市政工程档案管理信息化创新路径[J].长江丛刊,2018(35):160-161.

[3]王明芳.试析新时期市政工程档案管理信息化创新路径[J].办公室业务,2017(14):57.

[4]王微.新时期市政工程档案管理信息化创新路径[J].办公室业务,2017(04):77.

[5]吕晓菲.简析市政工程档案管理信息化改革[J].城市建设理论研究(电子版),2017(05):36.谢伟伟，1982年2月出生，女，汉，河南许昌人，硕士，馆员，档案管理，450053，郑州市市政工程管理处