信息化技术在疾控中心档案管理中的应用探讨

信息化技术在疾控中心档案管理中的应用探讨

1 王晓婷 2 王方通讯作者

1 济南市疾病预防控制中心 山东 济南 250021

2济南市疾病预防控制中心 山东 济南250021

摘 要：疾控中心存放的大量疾病档案是进行疾病防控及科学研究的关键信息，故提高疾控中心的档案管理效率及质量至关重要。随着网络信息技术的飞速发展，如何进行档案管理的完全信息化，为疾病防控工作提供更高效、更优质的服务，是档案管理工作人员面临的主要挑战之一。本文主要从疾控中心档案管理信息化建设的必要性、档案信息化建设存在的不足及优化措施三个方面展开探讨。

关键词：疾控；信息化技术；档案管理

疾控保存的档案材料是指导疾病预防工作的参考材料，是相关卫生行政部门出台重大决策、制定工作计划的重要依据^[1]。伴随中国对疾病预防控制工作的重视，疾控中心的工作格局已出现了巨大改变。尤其是逐年递增的疾病档案信息使档案管理者的工作难度大大提升。所以，为顺应现代信息技术的发展及要求，疾控档案管理信息化建设势在必行。采用信息化技术进行档案管理，可使档案管理工作实现规范化、数字化、网络化，能更高效便捷的对疾病信息进行查询、整理及更新，可大大提高档案管理工作的效率及质量，有助于疾控中心综合管理能力的全面提升。目前，各级疾控中心档案管理的信息化建设已全面开展，但在实施过程中依然存在一些问题。因此，本文主要从疾控中心档案管理信息化建设的必要性、档案信息化建设存在的不足及优化措施三个方面展开讨论，为促进疾控档案信息化发挥最大作用提供参考。

一、疾控中心档案管理信息化建设的必要性

1. 传统的档案管理模式已难以满足档案管理的需求

因疾病控制中心工作的特殊性，不同科室每天都会有庞大的信息数据需要存储，比如慢性病防治及管理数据、传染病报告资料、预防接种信息、健康教育材料等。这些信息都需要及时合理的归档，才能保证疾控工作的顺利开展。然而，传统的档案管理模式有诸多弊端，例如长时保存困难、管理任务重、查询效率低等。主要原因如下：首先，传统档案的存储方式主要是纸质存储，不但需要巨大的存储空间、维护及管理成本高，且无法做到对档案信息的永久性存储。其次，人工查询是传统档案管理模式的主要信息查询方式，该方式不但操作过程复杂，且查询效率低下，信息查询的准确性也难以保证。最后，因传统档案信息查询耗时耗力，流程繁琐，因此档案利用率很低。所以，在“健康中国”新国家战略的指导下，传统的疾控中心档案管理模式已经不能满足新阶段疾控工作的新需求。

2. 实现疾控档案管理信息化是信息发展的趋势

纸质存储载体转变成电子信息存储载体是科技发展的必然结果，能够显著的提升档案管理能力以及效率。目前，我们国家诸多文件提出要建立实用共享的医疗卫生信息系统，以更好地为居民的身体健康服务，提升我国国民的整体健康水平，这是顺应社会及时代发展的大趋势。

（三）档案管理信息化存在诸多优势 首先，信息化管理能够改善档案的归档和保管方式。日常工作中产生的大量数据资料，可通过计算机直接进行收集、分类、整理或利用，能够显著提高工作效率，且能使存储成本降低。其次，能够实现快捷检索。对档案信息进行信息化保存后，可以通过形式多样的电子信息查询系统进行检索查询，方便快捷。再次，有利于实现资源共享。各单位可建立统一的信息管理平台，各个部门均可安装档案检索查询系统，并可将各自的档案信息通过客户端及时上传到档案管理中心，档案管理人员则可进行档案的整理及存储。此外，单位工作人员也可通过简要的申请流程通过客户端进行相关信息的查询、下载及打印。

二、目前疾病中心档案信息化建设存在的不足

1. 档案管理意识薄弱 相当部分的档案管理工作人员的档案管理意识较差，管理观念陈旧且重视度不够。认为把档案材料存档就可以了，也不对档案进行分类整理和及时更新。单位领导甚至也感觉档案管理是一项相对轻松简单的工作，不需要专业知识做基础，对管理人员的要求不高甚至疏于检查和督促，进而进一步打击了档案管理工作人员的积极性。另外，对档案管理的经费、设施、场地等都投入较少，档案管理混乱，缺乏相应的管理制度，档案材料甚至可以随意借阅，忽略了档案材料的保密性。

2. 档案管理工作人员缺乏专业性 因目前档案管理的观念不强，疾控在聘请档案管理人员时重视程度不够，对应聘者的专业性要求不高，很多单位在档案管理者入职后也不对他们进行上岗培训及考核，甚至有些单位并未设置专业的档案管理岗位，进行档案管理的工作人员是兼职人员，因此，造成了目前档案管理者在整体上缺乏专业性，并且工作热情度不高。因此，虽然目前国家颁布了一些档案管理条例，因为从事档案管理的工作人员专业性差，从而导致这些条例没有办法得到落实^[2-3]。

3. 档案管理的设备落后，信息质量较差 疾控中心对档案管理工作的投入相对较少，档案信息管理设备陈旧，或虽然进行了设备更新，但一些相对高端的档案管理设备并未普及。所以造成一些音频、视频等档案材料没有得到高质有效地存储。此外，目前各级疾控部门的档案管理信息系统各成一格，并未实现统一化，所以，难以实现信息共享，大大降低了疾控工作的服务管理质量。还有大部分疾控中心对已存储档案的信息并未进行及时更新完善，所以档案中甚至爱会有一些错误存在。此外，以前以纸质材料存储的档案材料并未全部录入信息系统，存放时间久了就会出现纸张破损、字迹模糊等现象，导致一些信息难以辨认^[4]。以上均导致了档案信息存储质量低下。

3. 信息化档案管理优化措施

1. 提高思想认识 伴随信息技术的不断发展，疾控中心要加强档案管理工作者的信息化意识及管理意识，保证工作者能够按照信息化模式找到档案管理的新途径和新方法，在疾控档案信息化建设中真正实现电子信息管理的规范化、制度化以及规范化。

2. 对从业人员进行现代化管理技术培训 有专业性的操作人才是高质地实现档案材料信息化的保证。因此，要采取措施培训和吸收一大批现代化的档案管理人才经培训后上岗。对这些人才的基本要求应是有责任心、热爱此项工作、有医学背景且熟练掌握网络信息技术。

3. 加强基础设施建设及经费投入 在疾控中心档案管理的信息化建设过程中，要保障良好的建设及运行效果，疾控中心就必须对档案管理工作的相关基础设施进行强化及完善，利用先进的软硬件系统，开展档案管理工作及进行过程优化，进而保证信息化建设过程的顺利进行，即信息化建设基础设施跟不上，实现档案信息管理的信息化就形同虚话。其中，硬件设施主要包括计算机、打印机、扫描仪、移动硬盘等，软件设施主要包括数据库、档案查询软件以及信息安全软件等。

综上所述，档案建设的信息化能够给疾控中心的工作带来诸多方便，可从整体上提升管理质量。但目前在档案管理信息化的过程中还存在诸多问题，需要在以后的信息化建设过程中不断完善。

参考文献

1. 李亮. 分析信息化技术在疾控中心档案管理中的运用价值[J]. 医院管理，2018，18(23)：170-171.

2. 黄启东. 大数据时代疾控机构档案信息化建设与探索[J]. 财经界(学术版)，2016，56(16)：341-342.

3. 孔祥锦. 疾控中心档案管理信息化应用与研究[J]. 办公室业务，2016，45(12)：109-110.

4. 柳杨. 信息化技术在疾控中心档案管理中的运用[J]. 中国卫生产业，2016，13(14)：113-115.