浅谈馆藏档案合理利用方式与管理方式创新

宋娜

中煤新集刘庄煤矿

摘要： 2021年是建党100周年，在这个有着非凡意义的年份里，档案部门当仁不让要成为党史材料的主力和先锋。本文主要探讨了档案部门如何在纪念建党100周年活动中发挥其应有的作用。同时研究了在智能化技术条件下，在我国面临百年未有之大变局的国际环境下，档案部门如何创新文件材料的管理及开发利用方式才能更好的为党的伟大事业提供优质的服务。

关键词：建党百年 档案管理方式 档案开发利用

1 引言

100年前，一颗太阳从东方升起，现在，她终于迎来了百岁的诞辰的那一天。

在中国近代史上，有许多沧桑、苦难、屈辱和奋斗的经历。160多年前，西方列强用强大的战舰和大炮，砸开了古代中国沉重的大门。从那时起，在这片美丽的土地上，财富遭到掠夺，文化遭到破坏，人民遭到屠杀。国家将被打败的现实，一代又一代的仁人志士一直在奋斗着寻找一条富国强军的道路。但是，腐朽的封建士大夫并不能拯救中国。龚自珍、林则徐、康有为、梁启超等人的无限憧憬只是一场梦。资产阶级革命家也没能拯救中国，1911年的辛亥革命，它推翻了封建帝制，建立了资产阶级共和国，但仅仅三个月后这个政权就消亡了，黑暗仍然笼罩着中国。“三座大山”使中国人民的处境更加艰难。中国的出路在哪里?人民的希望在哪里?在漫漫长夜，所有人都在期待有人能给出答案。

7月，一个激动人心的消息从波澜起伏的嘉兴南湖传来——中国共产党成立了!中国共产党的诞生，使得这块黑暗的土地上第一次燃起了熊熊火焰，给多灾多难的中华民族带来了光明和希望。火焰带领中国人民扫除土豪军阀，赶走日本侵略者，覆灭蒋家王朝，燃烧一切黑暗和腐朽;火焰带领全国人民在血雨腥风中与黑暗势力作战，从农村到城市，用无数先烈的鲜血，换来了新中国的诞生。

一眨眼就是沧海桑田。94年的心路历程历程是苦涩的，也是光荣的。今天，五星红旗早飘扬在南极洲上空，强大的航母航行在在太平洋上，神舟5号也以强劲的势头冲向太空。现在，一座座现代化城市拔地而起，高科技企业遍地开花。香港回来了，澳门回来了。曾经将我们视为东亚病夫的国家都已经低下了高贵的头。即使是唯一的超级大国，也不得不因为他们的傲慢和粗鲁而向我们道歉。我们这个曾经饱受欺凌的民族，已经可以骄傲地告诉世界，一个伟大的党正在带领全球五分之一的人口奔向小康，走向富裕。请问世界上还有哪个政党能创造这样的奇迹?

今年，长城内外，大江南北，祖国各地处处被红色的氛围浸染。作为历史忠实的记录者和守护者，档案部门为中国共产党成立100年间的史料留存发挥了重要的传承作用^[1]。在纪念我党成立100周年之际，档案馆也应成为提供党史档案的主力军和先行者。作为党和国家的文化机构,保持和利用档案,保护人类文化遗产是我们的职责所在。档案部门必须研究如何更好地开发和利用档案资源，创新档案管理方式，更好地为党、国家和社会服务。

2 档案部门在纪念建党100周年活动中所起到的作用

2.1运用档案史料开展党史教育

档案管理部门在纪念中国共产党成立100周年时，可以借鉴过去的经验。在纪念中国共产党成立90周年的活动中，档案管理部门因其专业优势发挥着难以替代的作用。回顾那段时间的“档案热”现象，对我们今天的工作具有重要的参考价值。当时，有着许多以庆祝党的生日和回顾革命历程为主题的展览活动。这些活动极具特色，思路新颖，贴近现实。北京市档案局主办了以“一切为了人民”为主题的展览活动，在展览现场设立了档案收藏办公室，直接为现场捐赠档案着提供咨询和专业指导。活动还未结束时，就已经收集了不少珍贵的史料，真可谓是聪明之举。

上海因其作为共产党的发源地，所以大量建党初期的珍贵档案。在纪念中国共产党成立90周年的活动中，上海市档案局闪耀着耀眼革命理想光辉的“红色记忆”展示给公众。游客通过这些珍贵的历史资料，可以重温革命时代的激情岁月。

广东档案馆展览的主题为共产党永远与人民同在。它展现了历任中央领导同志观察民情、倾听民意、关心人民疾苦的伟大足迹，以及当地民生不断变化的发展成就。生动诠释了权力为民、感情为民、利益为民的执政理念^[2]。

这些生动的事例表明，档案工作者对史料的开发由浅及深、合作范围越来越大、推介形式越来越广泛，宣传效果越来越显著。

2.2馆藏材料应更加接近普通大众，在关键时刻发挥作用

季羡林先生曾经说过:“档案材料是宝藏”。在纪念中国共产党成立90周年的活动中,我们因为的看见,档案馆不再是冰冷、萧瑟、令人乏味的地方,而是已经成为一个全社会关注的焦点。档案部门让革命历史档案走出幽静深邃的庭院,去走进社会大众的怀抱,积极开展爱国主义教育和党史文化教育,档案从幕后走到台前,因此可以看见档案在保存历史文化、服务党和国家大局方面具有非常显著的作用。

养“档”千日，用“档”一时。在纪念活动中，档案发挥了淋漓尽致的作用。在社会大众眼中，档案由陌生变得熟悉、从陌生变得亲切，一改档案“高高在上”的姿态，树立了接地气、亲民的形象。

人们意识到，档案可以见证历史，继承传统；大事、要事、急事、难事都需要档案；档案是宝贵的不可再生资源，如果能学会这些资源中获得知识，提高认知，就可以更加了解这个世界。档案记载着厚重的中华文明的历史，传承着上下五千年的文明，在服务经济发展、促进社会进步中，起到了越来越重要的作用。

2.3档案工作者要终身学习，成为符合社会发展的人才

作为一名档案工作者，我们务必要使档案发挥其所蕴含的重要作用和巨大潜力。档案工作要紧扣“围绕中心，服务大局”这一主题。档案部门的专业人员都要持之以恒的学习新的知识，跟上时代的步伐。第一，要有敏锐的政治嗅觉，能看清并把握大局;第二，要有过硬的专业能力，以适应时代的要求。作为一名档案工作者，我们可以自豪地相信，档案工作在全面建设小康社会、促进中华民族伟大复兴中将会发挥不可替代的重要作用。当大多数普通人发现档案中确实存在着知识的海洋时，档案工作的春天就要到了。

3 在特殊时代条件下，档案管理及开发利用方式的创新

今年恰逢建党100周年的，具有重大纪念意义，同时我们又处在“十三五”规划与全面建设小康社会的伟大征程之中。在国际上，世界局势风云突变，中国面临着百年未有之大变局，我们面临着前所未有的挑战，也面临着前所未有的机遇。在这样的特殊的时代条件下，档案管理部门应该尽可能的开创新的档案管理及开发利用方式。党的十八届五中全会描绘了全面建成小康社会的宏伟蓝图，也为档案事业发展指明了方向。在特殊的时代背景下，我们必须以创新为引领，创新突破，转型升级，开放合作，服务全局，奋力开创档案事业发展新局面。

3.1转变思维模式，发展新的管理制度

目前，档案事业发展取得的成绩令人举目，也遇到了不少新情况、新问题，面临的压力与挑战正在加大。如果固守传统模式，问题会越积越多、压力会越来越大，档案事业就得不到快速发展，就不能适应全面建成小康社会要求，就会在“四个全面”战略布局中落伍。我们必须也只有创新突破，创新体制机制，突破思想瓶颈，在创新中解决问题、迎接挑战，档案事业发展的新局面才会打开。从这个意义上讲，创新突破为档案事业发展提供了全新动力。

陈旧的思想，是制约一切创新突破的最大瓶颈，要想改变固有的、传统的档案管理模式，首先档案管理人员就得解放思想，转变观念。传统的档案管理模式习惯于按部就班的工作方式以及搞评比、抓考核等陈旧的管理方法，不能满足全面建成小康社会的新时代对档案管理提出的新要求。因此，必须极力推动思想解放，消除阻碍档案管理创新发展的思想桎梏和体制机制，将管理人员的思想意识统一党中央五中全会的精神上来，牢固树立创新、协同、绿色、开放、共享的管理理念，使其外化于形、内化于心，把创新突破作为档案事业未来发展的最主要目标，力求实现档案事业的跨越式发展。

新时代背景下，档案管理制度创新也是实现档案事业的跨越式发展的重要环节。在社会主义市场经济条件下，市场条件瞬息万变，档案管理水平要与社会发展水平下相适应同时要满足当前社会发展所提出的要求，因此必须建立一套科学的、完善的档案管理新制度，推动档案事业的可持续发展。科学的档案管理制度务必要提高档案管理工作的效率。第一，要实行问责制，责任到人，将档案管理工作落实到具体的个人身上，要从细节着手，实行专业人负责制；第二，健全档案管理保密制度，档案管理涉及到公民个人隐私及企业机密，所以必须要做好日常的保密工作，杜绝档案材料丢失及遭到篡改的情况发生，保证档案信息的安全性及真实性；第三，要改革行政审批机制，简化审批流程，最大力度下方审批权限，将无授权的审批事项全部精减，将虽有授权但脱离实际的审批事项全部清理，同时再此基础上，建立完整详细的档案管理负面清单。要加强档案管理改革，全面清理档案评比达标升级，最大限度减少数量，并建立第三方考核、评比制度，加强档案管理工作公开性、透明性。第四，要紧跟党中央依法治国的时代步伐，大力推进依法治档，使得档案管理工作从行政手段管理，向法律手段管理的转变。要加强培养档案管理工作人员尤其是档案管理领导干部的依法治档的思维，使其形成坚定不移的“法无授权不可为、法定职责必须为” 的文化自觉。要求管理干部运用法律手段去解决档案工作中出现的问题、去协调各方关系，最终将档案管理工作纳入到法制化的范畴之中。相对应的要加强对相关法律法规的执法检查力度，做到“违法必究、执法必严”，对违反相关法律的人，坚决依法处理，起到警示效果，要改变“失之于宽、失之于软”的态度。要加强档案立法、执法、遵法各环节工作，努力形成党委政府 统一领导、立法机关依法立法、档案部门依法执法、社会各成员共同遵法的档案法治体系，为档案事业的可持续发展创造和谐、稳定的法治环境。

3.2加强数字化档案馆建设，提升服务能力

随着电子计算机和互联网的普及与运用，档案数字化建设已经成为不可阻挡的新兴潮流，数字档案馆的建设也已成为当今评价一个国家、一个地区信息基础水平的重要标志

^[3]。发达的信息技术以及网络数据共享功能可以极大的提高档案部门资源管理的便捷性^[4]。通过互联网档案管理部门就可以完成档案资料的收集、整理、归档、存储、利用等操作过程。与传统档案相比电子档案具有易于导航的特点，可以增加档案信息的使用范围和使用程度，煤炭企业各单位各部门可以按需浏览，同时可以随机存取，最大程度的提高档案资源的共享程度以及档案管理部门的信息化服务能力。

传统档案在进行数字化处理后，采用了电子文件归档的方式，形成电子档案目录，同时提供便捷、高效的信息检索系统，作到随时搜索、即时应用，使得办公人员即使足不出户也可获知“世界大事”，明显提高档案的使用价值，使得档案管理部门从档案保存机构转变为档案信息资源的控制中心及集散中心。

档案管理部门要充分意识到档案事业的转型发展对全面建成小康社会的重要性，要加大资金投入，积极改变目前的落后状态，提升硬件设施的信息化水平，积极应用“互联网+”等新技术，应用现代化的管理设备，实现档案信息管理、利用、服务的的信息化、数字化、智能化，将人力从冗杂、枯燥的重复性工作中解放出来，从而极大地提档案管理的工作效率以及服务水平，降低人力资源成本。积极引入“互联网+”及物联网技术来完善档案管理系统。通过局域网、政务网、因特网，以信息化的档案管理系统为基础，实现因特网、政务网、局域网的三网合一， 促进档案信息化建设不断向纵深发展。第二，档案管理机构要尽快建立现有材料的数据库，提高现有资源的利用效率。第三，加快实现档案收集、整理、利用等过程的数字化进程，通过门户网站、智能APP 实现信档案资源的远程共享，使得个人、企业、社会都能够享受到便捷、高效的服务。

3.3加强人才队伍建设，打造现代化、专业化人才队伍

档案管理模式向数字化方向发展的趋势，对档案管理人员的专业能力提出了新的要求^[5]，优秀的从业者在新时代条件下档案管理行业从业人员不仅要掌握基础的档案相关知识同时还要学习计算机、互联网等信息技术理论，在此基础上更要有一颗认真负责、乐于奉献、服务大众的心态。必须具备丰富的档案管理工作经验以及全面的信息技术才能。因此优化人才结构，培养符合要求的复合型人才就是档案管理人才队伍建设的重点，在进行档案信息化管理人才培养时，应着重注意以下几点：一是注意培养管理人员对于信息化软硬件的操作及维护能力，使其符合档案管理信息化系统的工作要求；二是培养管理人员的计算网络安全防护意识及防护能力；三是加强管理人员对档案信息化管理技术标准和规范原则的学习；四是注重人才的差异化培养，主要包括设备操作型人才、业务管理型人才以及技术研究型人才。

4 结语

在全面建设小康社会的大背景下，在数字化、智能化技术大量应用的时代条件下，机遇与挑战并存。档案事业能否健康、能否可持续的发展、能否持续不断的给党的事业提供优质的服务，这与经济、民生、文化的发展息息相关。建立一个管理理念先进、服务能力高效的数字化档案信息服务平台也是我们每个档案人的终极目标，不积跬步无以至千里，在点点滴滴积累下，我相信这一目标终将实现。

参考文献

[1]张兴春,惠嘉琪. 从举办纪念建党九十周年展看馆藏档案的开发利用——南京市建邺区档案馆举办纪念建党九十周年图片巡展启示[A]. 国家档案局档案科学技术研究所.兰台撷英——向建党90周年献礼[C].国家档案局档案科学技术研究所,2011.5.

[2]王乃迎.运用档案史料开展党史教育的成功实践[N].中国档案报,2011-08-19(001).

[3]张兴春,惠嘉琪. 从举办纪念建党九十周年展看馆藏档案的开发利用——南京市建邺区档案馆举办纪念建党九十周年图片巡展启示[A]. 国家档案局档案科学技术研究所.兰台撷英——向建党90周年献礼

[C].国家档案局档案科学技术研究所,2011.5

[4]张小花.浅谈煤炭企业档案管理信息化[J].创新科技,2012(04):26-27.

[5]殷蕾.关于加强城建档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务,2018(11):38.

作者简介：宋娜，女，1987年9月，中煤新集刘庄煤矿档案员。主要从事矿井工程技术档案管理工作。