论如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

论如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

段静

东莞市高地人才资源开发有限公司，广东东莞 523000

摘要：事业单位的人力资源档案管理工作是极为重要的一部分，做好档案管理工作是事业单位工作能顺利进行的基础。因此，事业单位的良性发展需要提升本单位的人力资源档案管理水平，但随着近年来的制度改革，事业单位的发展也需要新的工作模式，传统工作模式已经无法满足当前事业单位的发展，因此，事业单位的人力资源档案管理工作水平需要提升和创新。

关键词：事业单位；人力资源；档案管理；水平

事业单位与民生是息息相关的，而人是事业单位发展最重要的资源，为了提供给人民群众高质量的服务，就要善人力资源档案管理工作，以此来的提升事业单位的综合实力。传统的事业单位没有做好人力资源档案的管理工作，疏忽了其重要性，没有充分的发挥员工的价值，要解决根本问题，才能有效的提高事业单位的人力资源档案管理水平。

1. 事业单位人力资源档案管理水平提升的意义

1. 促进事业单位的发展

提高档案管理的水平，能有利于管理者更好的了解本单位员工的基本情况，从而能够更好的开展管理工作，提高管理水平。人力资源的档案是事业单位对员工考核的一个重要依据，进行考核时就要翻阅员工的人事档案，人事档案记录着员工的奖惩等各项情况^[1]。人力资源档案记录着员工的流动性、员工岗位的变动，为管理者在制定员工的发展是具有目标性指导作用，能够促进事业单位的持续发展。

2. 有利于员工内部调岗机制的完善

人力资源档案中记录着员工的信息，工作情况和以往受到的惩罚或奖励。因此在事业单位要进行工作岗位调动的时候，就可以参考利用人力资源档案，通过人力资源档案信息，来判断员工是否合适某个岗位以此来进行合理的调岗工作。

二、事业单位人力资源档案管理出现的问题

1. 人力资源档案存在虚假现象

事物都具有双面性，有真就有假。人力资源档案也是如此，在事业单位人力资源档案中也会存在着虚假信息，人力资源部门对档案的真实性缺少监督及鉴定，例如相关人员有伪造信息、学历造假或技能证书造假的情况无人进行鉴定，这就导致人力资源档案管理的工作得不到有效提升^[2]。

2. 人力资源档案管理技术落后

人力资源档案管理的技术有待提高，现存的档案大多都是纸质的形式，所以档案管理的工作就是要保管大量的纸质档案，保证能随时调取档案和档案的完整。这就需要档案管理的工作人员细心的对档案进行保存，但当人力部门调取档案时会有不便，如果有调岗到另一座城市工作的情况，就要去另一座城市去查询档案，这对于人力资源部门的工作来说是非常的不方便。

3. 档案管理的工作人员减少

在当今的经济发展的社会中，人们开始追求高薪资的工作，而档案管理这种只拿着底薪，单调枯燥且发展前景并不广的工作，慢慢的开始不被大多数人接受，当事业单位开始进行裁员或者与其他单位进行合并时，首先会考虑到的就是档案管理工作人员。而单位的领导认为这项工作轻松没有难度，对其不重视，这就导致档案管理工作人员的减少，工作水平得不到提升。

三、提升事业单位人力资源档案管理水平的方法

（一）完善工作内容

事业单位招聘员工方式一般是举办考试来进行招聘，通常是通过笔试加面试的方式，录取当中成绩最高者，也要判断其工作能力与综合素质，来考虑其是否能胜任所招聘的职位^[3]。考试通过后将填写入职申请书与员工简历，人力资源部门应对其各项资料以及学历证书等进行鉴定验证，入职时填写的申请表都一并进行归档保存，并确保其真实性。

人力资源部门应开展对人力资源档案的真伪进行鉴定的工作，对事业单位工作人员的学历证书、技能证书、个人履历等 档案进行全方面的鉴别，与相关鉴定部门进行合作，对员工们上交的材料进行一一核查，来确保档案资料的真实性。

（二）建立完善人力资源档案管理制度

在建立完善人力资源档案管理制度的时候，要摒弃之前的旧制度，要与时俱进，更新管理制度，严格的对档案管理制度进行改革，不符合当代发展的制度都要及时更新，使人力资源档案管理制度更加的规范。在进行制度的改革时，如果需要查看纸质档案时，其过程应该小心谨慎，保证档案的完整性，杜绝发生影响档案存在价值。对档案鉴别工作严谨，遵循鉴定原则，若发现伪造档案应当场销毁。最后在借阅档案时要格外小心，避免损坏，完好归还。

（三）更新人力资源档案保管方式

如今随着经济的发展，电子时代也已经到来，人力资源档案的管理方式也应该随之更新，向数字化方向发展。传统的保管方式就是保存好纸质档案，要专人保管，而纸质档案长期使用过后就会出现破损、变黄、变脆的情况，若发生意外例如火灾、水灾等，会使人力资源档案彻底的被摧毁，将会造成不可挽回的后果。档案管理工作人员应通过电子设备，建立一个健全的档案数据库，将档案进行编号、高清拍照扫描，然后以图片的方式进行建档保存，在档案数据库里对员工的信息进行录入

^[4]。这样就可以方便查档，异地查询时就可以在系统内进行调档，这种档案管理模式对人力资源档案工作非常的方便快捷。更新人力资源档案管理的工作，可以促进事业单位的进一步发展。

1.提高人力资源档案的安全性

在我国信息化发展下，数字环境也开始变得复杂起来。事业单位的人力资档案管理在顺应时代进行信息化、数字化改革中，工作人员将会把资料进行网络传输建立档案数据库进行长期的保存。要避免出现人员疏忽对事业单位档案管理带来不好的影响，事业单位与企业单位不同，其人力资源档案都是非常重要的，所以在利用信息软件以及联网操作时，要避免将信息泄露，应建立一个安全的档案信息保护机制，事业单位应对此项工作重视起来，应投入一定人力、物力、财力进行管理维护。

2. 完善人力资源档案管理信息

通过完善健全的档案信息化，规范档案数据库，实现档案信息化管理。将员工的基本信息、个人履历、职业技能等录入到档案书籍库中。人力资源档案管理的信息化可以提高人力资源档案的使用价值，为人力资源部门的工作提供了便利工作，更好的服务于事业单位的经济发展^[5]。

4. 提高档案管理人员的综合素质

若想顺利的开展档案管理工作，档案管理人员的综合素质的提升是极为重要的。事业单位的领导应对人力资源档案管理的工作起到重视，可以对档案管理工作的人员进行专业培训，以此来增强其工作能力与业务能力。另外也要注重档案管理工作人员的道德素质，加强其防范意识，以此确保档案管理的工作能够顺利的进行。

结束语：

综上所述，事业单位的人力资源档案管理工作时是极为重要的，是一项长期久远的工作，要对人力资源档案管理工作重视起来^[6]。事业单位也要与时俱进，解决人力资源档案管理工作中不成熟的地方，也要对档案管理工作人员重视起来，档案管理工作不单单是保存好纸张那么简单，是要有专人进行管理，做到既要将纸质文档保管好，又要将档案进行信息化、数字化管理，充分的发挥工作人员在其岗位的价值。事业单位的管理层也应学习人力资源档案管理的相关知识，学习信息化、数字化后的操作，以防出现问题，在发生问题时能够及时改正，降低损失。通过专业培训，提升本身与档案管理人员的档案安全意识，为事业单位发展创造应有的价值，能够更好的为人民群众服务，有利于事业单位的发展。

参考文献：

[1] 刘燕. 如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J]. 卷宗,2020,10(5):64.

[2] 胡娟. 浅谈如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J]. 环球市场,2020(3):222.

[3] 王妍. 如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J]. 文渊（高中版）,2020(1):332.

[4] 李汪芯. 提升事业单位人力资源档案管理水平的措施[J]. 卷宗,2021(2):30.

[5] 张俊静. 如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J]. 财讯,2020(35):52.

[6] 贾继萍. 试论如何科学开发人事档案提升人力资源管理水平[J]. 卷宗,2019,9(32):48.