大数据时代城建档案信息面临的挑战及对策研究

大数据时代城建档案信息面临的挑战及对策研究

侯娟

长沙市城市建设档案馆 湖南 长沙 410000

摘要：城建档案信息资源作为城市规划建设过程中极为重要的组成部分，只有科学合理地管理城建档案信息，充分开发与利用档案信息资源，才能够充分发挥其作用和价值。城市快速发展的同时，城建档案信息的价值也越来越突出，大数据时代下，城建档案信息管理工作面临着严峻的挑战，只有采取有针对性的措施，不断提升城建档案信息管理水平，才能更好地应对各项挑战，充分发挥城建档案信息的作用和价值。

关键词：大数据时代；城建档案信息；挑战；对策

引言

目前城建档案信息推送不及时，信息处理方式不先进，各部门信息不互通，更谈不上信息整合推送。因此城建档案信息需要依托互联网技术，将信息资源整合，使城建档案信息能够实现多方面共享。

1实现城建档案信息化建设的意义

城建档案信息化建设使得档案收集、整理、统计、查询由原来的手工操作升级为自动化、实时化；使得工作程序减少、提高了工作效率；使得档案电子化，实现无纸化办公；使得城建档案管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员，有更多的时间和精力去从事档案收集和档案编研工作，极大提高了工作效率和管理水平。城建档案信息化还可为档案利用提供多种查询手段，可轻松提取有利用价值的数据，为数据分析提供有效、可靠数据，并可实时对档案进行多角度的统计。只有实现了城建档案信息化管理，才能与社会发展相协调，适应不断变化的外部环境。城建档案信息化实现了无纸化办公，可以节约大量资源和档案库房，既经济又环保。城建档案信息化改变了传统工作模式。随着科学技术进步和信息化建设的发展，传统的档案工作方式已经不能满足社会发展趋势和人们的实际需求。现在，城建档案收集方式已有所转变，由原来的建设单位或施工单位的资料员把档案搬送至当地城建档案馆（室），转变为在城建档案管理平台上直接接收或离线接收电子扫描档案。在信息化平台上可以直接进行交流、提出整改意见，建设单位或施工单位资料员也可在信息化平台上进行整改和咨询，真正实现“只跑一次”或“一次都不跑”。城建档案信息化能够提高工作效率，改变传统的档案管理方式，为档案产生者、档案管理者、档案使用者都提供了极大的便利。

2城建档案信息面临的问题与挑战

2.1信息化建设水平不高

目前，大部分的城建档案部门或者机构建立于上世纪80年代，之后随着社会经济的发展慢慢形成城建档案，并随着城市建设规模的不断扩大，城建档案信息逐年增加，但受到不同年代、环境条件以及科学技术、设备水平等多方面因素的影响，使得城建档案信息化建设过程中有待进一步完善。由于前期的基础建设与相关工作不完善，也对后期的建设与开发利用产生了一定的影响。当前，城建档案大多还是先建立实体档案，之后再逐渐转化为数字化模式。城市在高速发展过程中，城建档案信息也在不断增加，数量越来越庞大，但是城建档案管理人员的数量却严重不足，无法满足实际工作需求，因此城建档案并不能实现随时可供利用。其次，城建档案相互之间缺乏关联性。如城乡规划部门的业务档案，市民或者相关人员在申请利用过程中，多数情况下也只是能够提供当前现有信息数据，但是无法保障能够获取历史信息数据。城建档案信息很多情况下都是在早期建设过程中逐渐形成的，和当前实际并不能保证完全一致。随着社会公众维权意识的不断提高，市民也不只是利用其中某一份档案，还包含了小区规划、房屋结构设计等，而城建档案信息之间因为缺乏关联性，工作人员也只能在有限的信息数据当中进行筛选、检索以及匹配，面对海量的档案数据信息，自然会导致工作难度增加，从而极大地影响了开发利用效率。

2.2共享程度低

在城建档案管理部门内部，还没有解决工程档案与建筑实体之间和建设工程管理过程与建设工程档案之间的对应关系问题，以及建设行业数据名词的标准化等问题，导致城建档案信息资源无法实现共享或共享程度低；在平行部门之间，一些政府部门、业务机构不愿意将资源共享或共享程度十分低，在信息化时代，这其实是一种严重的资源浪费，这样的政务服务会降低与社会单位的协同作用，也无法为相关政府单位提高决策支持，导致城建档案信息不完善、归类不清晰、不合理且信息服务有效性不高，因此产生了信息孤岛。

2.3相关制度体系不完善

城建档案信息资源是城市规划建设与发展过程中极为重要的组成部分，更是主要的参考依据。但是当前与城建档案信息管理相关规章制度中，关于城建档案信息管理及开发利用相关内容较少，且不完善。随着城市的快速发展，城建档案信息数量正在逐年增加，利用量也在不断加大。但是专门的规章制度却非常少，制度不够完善，同时，仅有的制度不具备实践操作性，指导性不足，缺乏完善的城建档案信息化建设与管理标准体系，相关规章制度标准还有待进一步细化和完善。

2.4信息化滞后

部分发达地区城建档案信息化建设已经取得比较好的成绩，城建档案信息数据共享在数据内容、共享工具、共享方式、共享场景等方面已经形成了较为成熟的共享机制，并取得了一些成果，但同时，部分地区暴露出数据共享目录体系融合度不高、数据共享缺乏系统支撑、数据共享参与力度不大、数据共享质量不佳等问题。这些问题如不能得到有效解决，将直接影响城建档案数据价值的发挥，不仅无法适应政务数据治理创新发展的需要，还有可能成为政务服务改革的“绊脚石”。

3大数据时代城建档案信息对策研究

3.1加强城建档案信息化安全管理

为了确保信息化的安全性，防止数据丢失、失密等事件的发生，必须实时备份档案数据并建立相应的管理制度，进行规范化管理，提高信息化管理水平。首先，机房必须有安全管理措施，执行严格的门禁制度；其次，严禁使用来历不明或无法确认其是否有病毒的存储介质，在利用外来存储介质时必须进行杀毒处理；最后，如遇紧急情况要及时处理，第一时间处理不了的问题，要及时上报并保护好事故现场。

3.2规范查阅城建档案行为

城建档案的利用存在以下几种形式：一是对城建档案进行查阅利用，可以是对原件提供利用，也可以是对复印件提供利用；二是对城建档案进行展览利用，可以在馆内展览，也可以在馆外特定场所展览；三是对城建档案进行编研利用，如形成城建史料、法规文件汇编、基础数据汇集、史志年鉴等。

3.3档案协同审核

在一个系统中，多部门系统协同办公，根据档案形成的阶段，可实现监理单位、质监站和档案馆等多方对电子档案的审核。将所有主管部门集合到一个系统中，实现“服务链”理念，为相关单位减少繁琐的线下工作，并且能够跟踪及管理档案的收集进度和审核进度，更好地服务社会。

3.4逐步完善城建档案信息的顶层设计

全面推进城建档案信息资源的开发及利用的顶层架构设计，实现统筹规划与管理，通过完善相应的制度体系，不断优化指导方针，制定统一的标准与规范，才能够逐步实现城建档案信息资源的开发以及实时共享，充分发挥城建档案在城市建设与发展中的重要作用。城建档案工作者应开展深入调查与分析，并结合实际情况，采取科学合理的方法，及时有效地解决实践工作中面临的各种新问题，并提出自己的建议，为进一步完善城建档案信息开发利用工作提供参考，同时还应当不断完善相关法律法规，为各项管理工作的稳步有序开展提供基础保障。

3.5数据动态统计和信息统计分析

应实现各种档案信息的统计分析，如：城建档案工作基本情况；城建档案利用情况；馆藏档案分类统计；城建档案移出、销毁情况；城建档案鉴定情况统计；档案进馆率等。统计式样灵活，可以包含表格、饼状图、柱状图等，并且便于导出。同时，还应提供诸如：一段时间内、一定区域内的工程建筑面积、造价统计；某区域的停车位统计；绿色建筑统计；房屋使用年限统计；建筑物高度、层数统计等。

3.6充分挖掘潜在价值，创新服务模式

为了保障城建档案信息资源能够为大众提供更加优质的服务，城建档案管理部门应当积极创新与优化服务模式，充分利用互联网技术的优势，建立便捷化的服务流程，做好战略部署规划，实现信息数据的实时共享互通，并采取信息分层管理的方式不断优化各项信息，对其进行动态化更新与管理，充分挖掘城建档案信息的潜在价值，为数据实时共享提供平台。比如，近年来城市建设规模不断扩大，更新改造项目不断增加，对档案的利用需求不断增加。可以充分利用大数据技术与互联网技术，对历年来的各类城建档案、工程档案、用地档案等关联在一起，让相对孤立的信息数据相互关联，从以往静态管理逐渐转变为动态管理，并实时更新档案信息，从而更好地服务于建设单位及相关部门，也便于公众更加便捷、快速地检索和查阅相关城建档案信息，充分发挥档案信息资源的作用及价值，也能够进一步提升档案管理人员的责任感与使命感。

结语

随着国家建设的持续进行以及建筑业由增量转向存量，城市更新工作如火如荼地开展起来，城建档案信息资源的深层次开发利用，变得更加迫切和重要。从业人员面对被动式服务、浅层次利用、信息化滞后、共享程度低等现实问题，应加强思维转变，提高自身综合素质，改进工作方法，努力实现城建档案事业的高质量发展。本文针对城建档案信息资源的高质量开发利用进行了探讨，以供参考。

参考文献

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