高职院校教学秘书工作现存主要问题与措施分析

高职院校教学秘书工作现存主要问题与措施分析

章岱钧

浙江建设职业技术学院，浙江省杭州市 311231

摘要：在高职院校的教学管理工作中，教学秘书拥有重要职能，不过现如今院校秘书工作逐渐出现被边缘化的问题，导致教学秘书丧失责任意识，业务能力降低，为此本文主要内容为探究高职院校教学秘书工作问题，寻找解决方案，提高教学管理效能。

关键字：高职院校 教学秘书 问题 措施

引言：

高职院校的发展，离不开其内教学管理水平的发挥，而教学秘书与教学管理有着密切关联性，保证教学秘书工作的实效性，是提高教学管理的重要措施。目前来看，教学秘书工作没有得到应有的关注，同时工作人员缺乏工作积极性，甚至一些院校空缺教学秘书岗位，导致其具体职能被削弱，难以体现应有价值。

1. 高职院校教学秘书工作现存主要问题

（一）工作业务繁杂，权责不明确

通常情况下，教务部门以及学院的教学领导等会协同教学秘书一起展开教学管理事项，就工作本质而言，教学单位与教学秘书属于主从关系，具体工作由教务处直接划分，在这种形势下，教学秘书难以对工作的权责界限做具体明辨。同时在教学管理具体落实的过程中，会涉及到多方面、多层次的问题，所接触的工作量大、任务杂，比如在考务工作中，教学秘书需要完成出卷、收集试卷、整理试卷、向教研室反馈、重新修订、校稿整理、排版、报审、印刷试卷的流程，之后还需通知监考老师、安排考试事项、通知、考务工作、收集考卷、批改试卷、录成绩等。教学秘书在教学管理工作中需要服务多个领导、教务职工，同时涉及多个学科，进而使工作更具繁杂性特点。另外教学秘书似乎还要承担管理的部分责任，进而促使其心理压力增大。且许多任务需要在规定时间内完成工作，不然很容易产生教学事故，最后在工作过程中教学秘书还需处理多种人际关系，这也加大了产生矛盾的可能性^[1]。

（二）服务意识不强，管理水平低

高职院校的各项服务主要落实于各院系的广大师生中，而教学秘书由于工作业务重，更注重于较日常与事务性的内容，导致在涉及到人的服务上，难以保持周全性，也缺乏优秀的服务意识。同时学校很少对其进行现代化的教育管理针对性培训工作，导致他们自身的工作理念难以与现今时代相跟进，具体工作时也多采用旧有工作经验，对于一些管理问题，难以及时给出解决方案，同时教学秘书处于长期人员频繁更换的状态，这加大了他们对业务的陌生感，具体工作多处在摸索阶段，整体管理水平下降。

3. 结构不合理，离职率高

高职院校目前多是选择年轻老师或编外人员来充当教学秘书角色，同时校内教学秘书很少是专职人员，综合年龄较低，且数量稀少。同时由于教学秘书难以得到较高的福利待遇，同时不具备社会保障资格，导致编外来应征的教学秘书具有很高的流动性，难以长期任职。这种情况导致校内的年轻老师经常需要同时兼职两种业务，在进行教学任务的过程中，需要做好教学管理工作，确保学校教务工作稳定发展。由于工作量大，而报酬低，导致付出与实际不成正比，教师心理容易产生不平衡，进一步加大离职概率。同时一些学校的领导干部不重视教学秘书工作，并不限制能力要求，在具体配备人员时较为随意，导致教学秘书在高职院校中，呈现整体素质偏低的现象，人员个人能力难以满足工作要求，专业知识储备少，进而使管理效能降低^[2]。

2. 增强高职院校教学秘书工作质量的改善建议

（一）加强办公系统信息化建设，环节工作量

由于高职院校教学秘书日常处理业务量大，为切实提高工作效率，应注重信息化手段的有效应用，迎合时代发展需求。同时也进一步降低了人力资源的损耗。转化传统办公模式，加强信息化管理建设，针对工作存在的重复部分，可以使用科学辅助方式来代替，例如收发资料或收集信息环节，可以使用信息平台来实现自动化整理、统计、交流功能，同时也能将信息汇总建立数据库，实现信息共享与传达，协调各部门的信息资源。而教学秘书日常处理数据繁杂，通过数据库可以加大整理效率，减少工作时间。

2. 加强教学秘书职业认同感，提升工作积极性

教学秘书能够在工作中发挥实效与其自身是否具备职业认同感有很大关联，如果对职业没有投入热情和喜爱，就无法积极工作，工作效率和质量都会大幅度下降，不利于高职院校教学秘书专业队伍建设。为了加强教学秘书的职业认同感，学校应该了解教学秘书这个岗位为院校带来的影响，正确认知其工作地位，在之后根据其工作性质来构建相适应的管理系统，通过多形式对秘书能力进行培养，以此满足现阶段教育改革的需求。同时教学秘书在工作中需要得到学校的认同与帮助，并为其提供专业指导，针对岗位管理制定切实有效的举措，帮助教学秘书解决工作上的困难，以此带动教学秘书对自身岗位的认可。另外学校应该针对其工作制定相应的激励制度，比如职称评聘、薪资待遇等，同时如果其由于自身因素而造成工作失误，也应视情况给予惩处。学校要注重教学秘书自我价值的体现，激发其工作热情，并注意良好工作环境的营造

^[3]。

（三）完善绩效考评，增强责任意识

根据教学秘书日常工作特点，高职院校应设立相应的绩效考核制度来保证他们的工作质量，定期对其工作完成情况进行评估。以此肯定他们的劳动，促进工作积极性的提升，同时也有助于激发他们的工作责任感，端正工作态度。

针对考核指标应根据教学秘书工作的实际情况来考虑，细化其执行能力的内涵，注重工作效率、创新管理方式、服务心态、信息技术的应用等方面进行测评，同时学校应该将考核结果与职业晋升相挂钩、薪酬水平相挂钩。最后在考核评价体系应用的过程中，需要及时发现问题，并调整，提高体系的有效性，进一步提升教学秘书的能力素质。

结束语：

总的来说，教学秘书与教学管理关系密切，教学秘书能否有效执行工作业务能够影响到高职院校的教学管理水平。因此学校应加强对教学秘书工作的重视，提高其工作认同感，并建立相应的考评机制与激励制度。

参考文献：

[1]黄莹.高职院校教学秘书提升执行力的具体策略[J].科教导刊(中旬刊),2020(32):22-23.DOI:10.16400/j.cnki.kjdkz.2020.11.011.

[2]刘茜.高职院校教学秘书工作现状及改善建议[J].花炮科技与市场,2020(02):234-235.

[3]诸慧琴,唐宗英,李冬梅,曾建雄.浅谈高职院校教学秘书如何做好常规管理工作[J].才智,2020(02):118.