关于如何加强档案建设推进干部人事档案数字化

关于如何加强档案建设推进干部人事档案数字化

赫明霞

东港市组织建设服务中心 118300

摘要：在现今社会信息技术快速发展的前提下，传统的纸质版档案正在逐步地被建立成数字化档案，因此新的档案建设工作具有更好的发展前景。建设数字化档案已是当前社会档案存储发展的方向，也是社会发展的前进方向。档案工作人员建立数字化档案，不但符合国家的可持续发展战略，而且也可提高档案工作的效率，并改善档案管理部门或机构的整体工作质量和效率。干部人事档案是全市所存储档案中的重要的一部分,是关于干部个人能力、工作内容的所有记录记录，是关系到国家选拔干部，工作安排,政务安排的重要依据，对国家有重要的影响力，因此，干部人事档案的存储管理是需要科学的，严谨的管理，不能出现丝毫的差错，否者关系到一个市的安稳发展。

关键词：档案数字化；工作效率；全市的；干部人事

引言：传统的档案管理工作，干部人事档案和普通档案一样，大多保存在地方的档案馆或专门的部门，其中所包含的档案具有巨大的价值和重大的意义。但现在随着干部人事档案存储地方中干部人事档案的越积越多，管理人员面对越来越多的档案整理工作陷入了困境，因此，加快档案数字化是解决现有问题的关键。随着信息时代的到来，科学技术已经开始数字化地捕捉个人档案，用计算机操作代替纸张管理，人事档案的数字化取得了不小的进步，但我们国家数字化相关方面的技术仍不够，相关方面的技术还不够成熟，还不能完全支持相关的归档工作。因此，数字化档案管理是全市发展进程的重要一环。随着时间的推移，全市的干部工作决策档案的存储，需要在档案存储部门团结和合作的基础上提高质量，这样会提高全市政府各个部门间工作的效率、速度和质量。干部人事档案是档案存储管理的重要的一部分，对于目前全市档案存储的工作效率低下的情况，直接影响到全市整个档案管理工作的效率和质量。这就要求加快干部人事档案的数字化进程，以适应社会的发展，适应时代的要求，提高工作的效率。

1. 关于干部人事档案数字化推进过程中存在的一些问题

1. 管理制度混乱，工作人员工作分配不够科学合理

虽然现在干部人事档案的数字化记录正在不断发展，但仍受到各方面因素的干扰，在干部人事档案数字化记录的方面存在不少的问题。主要的问题是档案管理员受到传统档案管理系统的影响，他们继续在当前的管理构建过程中使用传统管理方式，而且没有新型的管理人员来管理相关的干部人事档案工作。甚至档案管理者使用自己开发的有漏洞的管理系统进行管理，这使得档案管理工作效率低下。并且数字化管理相关的配置相对落后,造成干部人事档案数字化过程中发生错误的,所以有关数字化档案管理工作的效率和质量中并不好。

2. 档案分类不够彻底，没有筛选有用的信息，增大任务量，给档案管理增加困难

全市的干部人事档案数量是和其的多，如果在档案管理中，入库时不够精简，就会多出好多任务量。现在的档案馆或档案管理部门在有档案要存档时，没有进行详细的处理，只是简单的把档案分分类，然后就直接存档了，也没有对档案进行检查，造成查阅档案时难如登天，仿佛大海里寻针。同时也给档案管理工作带来很大的麻烦，既浪费了时间，也浪费了金钱，同时还占用大量的空间，给管理带来了大麻烦。对干部人事档案数字化处理已经迫在眉睫，档案管理部门要学会接受新事物，积极接纳新的档案管理方式。

3、缺乏科学有效的管理和基础设施

因为档案数字化管理的相对落后，档案数字化时录入错误和管理过程中更新不及时，导致相关数字化档案的丢失和错误。这些问题影响档案数字化管理的推进，从而影响了数字化档案建设的质量和速度。纸质档案与数字档案并存的现状对档案管理产生了一定的影响，档案资源的使用仅停留在表层，而档案材料的使用是数字化的，而档案请求功能仅停留在请求阶段，在执行这些功能时往往会造成困难。因此，要推进人员档案数字化建设，就必须改变数字档案的现状。这可以通过互联网实现查询功能提供一个清晰的画面，避免损失的存储，建立一个数字干部人事档案库，不仅将提高有关工作人员的效率和质量，而且还将允许共享资源，这将大大增加人员的使用。

2. 干部人事档案数字化推进过程中问题的解决策略

1. 指定科学的管理制度，工作分工明确

为了有效加快全市干部人事档案数字化工作，必须要规范档案管理的标准，实现数字化档案管理的自动化。目前，我市档案数字化还处于初级阶段，而现阶段我市数字档案管理水平还不足以支撑当前社会的要求，数字化档案标准缺乏统一性，在不同部门数字化档案管理方面有较大差异，对数字化档案管理的效率产生影响。因此，为了科学合理管理干部人事档案管理人员和干部人事档案数字化建设的全过程，必须根据不同情况制定统一标准，使干部人事档案由纸质版转变为数字化更加规范和标准，从而显著提高数字化档案存储的效率和质量。

2、做好档案的整理分类工作，推进数字化

在存储干部人事档案的过程中，最重要的任务是对庞大的档案进行检查和分类，必须对不准确、未公布的档案进行检查，并根据实际情况对档案进行分类和清理。当然，负责的工作人员要记得定期更新数据库，否则数字库里的文件夹只有数量，没有质量。此外，鉴于信息资源数量大、无顺序、范围广，相关人员不仅要利用计算机技术进行相关管理软件的更新和开发，以提高数字化信息完成、更新和审核速度。由于干部人事档案的重要性，所以在干部人事档案数字化建设的过程中，一定要小心谨慎，不要出现半分不小心泄露的情况。为了确保数字文件的准确性和质量，还需要从管理人员的工作人员档案的来源进行核实。此外，还需要对相关工作人员、审查人员和接受者实行个人责任制，以确保主管人员档案的安全与质量。

3、运用新型计算机技术进行科学的管理档案

在档案管理数字化的过程中，存储在网络中的数字化档案，可以从部门单独使用向全市政务资源共用转变，节约了干部大量寻找档案时间，从而提高政府为人民服务的质量。例如，在管理全市的干部人事档案时，可以用专家和技术人员建立一套科学的严谨的档案存储系统。在存储时，把档案进行数字化处理，并分好类，建立一个个的小文件夹，并把多余的，重复的删除，省的占用空间，然后分门别类的放到适当的位置，这样方便查找。还可以加入查询系统，类似图书馆那种索引，通过输入关键字，就可以搜索到相关的干部人事档案。同时，还要改进管理制度，根据实际情况进行任务的分配，每个工作人员都要有自己负责的部分，这样清晰明了。数字化档案的实施还要硬件的支持，前期需要大量的投资，需要相关部门的支持。

结束语：总的来说，对于加强干部人事档案数字化管理对我市的政府部门工作具有重要的影响，对我市干部信息的安全部保障有很大的帮助。为此，有必要看清档案管理工作发展方向，对于干部人事档案数字化管理过程中存在的问题，要尽快解决。相关部门要重视相关软件与硬件的升级，用专业人才管理档案，进而结合有效制度，提高全市干部人事档案数字化存储管理的质量和效率，为实现纸质档案全面数字化的目标打下良好的基础和支撑。

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