数字化时代的档案计算机管理

数字化时代的档案计算机管理

杨敏

广西贺州市龟石水利工程管理处 542699

摘要：在数字化时代下，随着科学信息技术的进步，文件的储存形式和传输方式发生了剧烈的变革。传统的人工化、纸质化、固定化的档案管理模式已经难以满足档案管理的需求。数字化时代下，档案计算机管理必须要有所变革。作者认为档案计算机管理存在缺乏独立性、管理手段落后、档案资源信息化开发缓慢等问题，因此要从档案计算机管理理念、人才引进、档案资源数字化等方面入手。

关键词：数字化时代、档案、计算机管理

长期以来，由于信息技术手段的落后以及系统更新成本等因素的限制，使得档案计算机管理一直采用传统式的管理模式，即人工化的管理方式。在新数字化时代下，信息通讯工具和传输、储存手段的变革对于档案计算机管理工作带来了外力上的冲击，迫使其必须要有所回应。只有这样，才能够系统化地推进数字化时代下的档案计算机管理。

1. 档案计算机管理存在的问题

1. 档案计算机管理缺乏独立性

档案计算机管理的目的在于通过对计算机的工具化利用提高档案管理的效率，使档案资源能够得到有效的使用。从现有的档案计算机管理来看，其存在档案计算机利用率比较低的问题，档案计算机管理比较混乱，没有很好的保障其独立性。在传统的管理理念下，认为档案计算机管理就是利用计算机对档案文件进行收发和管理，或者说就是配合其它部门进行工作资料的准备以及提供，其并不具有独立工作的属性。由于长期受这种观念的影响，对于档案管理上投资并不是很大，或者说不愿意进行投资，认为其不具有其他部门所具有的明显的价值上的转换或者回报。由于这些原因，对于设备的更新或者专业人才的引进并没有得到上级领导的重视和认可，长期处于一种滞后状态，对于新型传输工具和储存工具的使用也比较落后于其他部门。档案计算机管理独立性的缺乏直接影响到其效能的发挥，不利于其长远发展。

2. 档案计算机管理手段落后

档案计算机管理手段是指如何对收集来的档案进行储存、利用以及开发，不仅仅局限于对专门化的档案计算机管理。由于档案管理内容上具有广泛性，档案文件涉及的内容繁杂，层级混乱，需要大量的人力和精力进行整理归纳和开发利用。在传统档案计算机管理模式下，档案计算机管理的通常采用人工管理的工作方法，即通过人的脑部和手部进行档案资料的收集、整理、筛选、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低，错误率高、时间长、耗损大、回收难等方面的弱点，给档案计算机管理工作带来了一定的困难。档案计算机管理工作的落后直接影响到工作进展。在数字化时代下，新的传输工具和储存工具的开发，使得这些难题发生了根本性的变化，人工管理模式下带来的问题对档案计算机管理工作的阻碍已经弱化。但是，由于长期受到管理体制和资金投资的限制，以及领导干部的重视程度，以及档案管理工作的价值转换等因素的影响，档案计算机数字化管理的进展比较缓慢，难以进行快速化的变革，在很大程度上依然采用人工化的档案管理手段，而没有采用数字化的档案管理方式。

3. 档案资源信息化开发缓慢

在数字化时代，档案计算机管理中的档案涉及到对诸多部门的资源利用开发，档案计算机管理往往多部门分工与合作，不再是以往单个部门或者少数几个部门合作就能完成的事情。多部门的分工与合作必然带来信息传递和档案资源的增加，其必然无形之中给档案管理工作带来了工作量的增加。传统模式下的人工化的手段已经不能够满足档案计算机管理工作上的需求。但是在现实运行之中，长期以来，认为档案计算机管理管理就是利用计算机对档案文件进行收发和签收，不具有复杂性的工程，并没有对其进行专门化系统化的利用和开发。现代社会下，工作繁忙，对于档案资源信息化的需求转变为一种刚性化的需求，这就意味着传统的档案资源开发已经不合时宜，需要把档案计算机管理向档案计算机信息化管理方向迈进，提高档案资源的开发和利用。然而档案计算机管理在很大程度上依然停留在线下的开发或者利用模式下，没有能够实现实现档案资源信息化，或者说档案资源信息化不全。

2. 数字化时代下的档案计算机管理效能提高的对策

1. 更新档案计算机管理理念，提升对档案计算机管理工作的重视

档案计算机管理的改革和创新首先要从理念上变革，只有理念上的转变，才能够更好地做到理论指导实践，才能够提高对档案计算机管理工作的重视程度。档案计算机管理工作理念的转变首先体现在档案计算机管理不是利用计算机技术对档案的管理，而是利用计算机技术使档案资源信息化从而更好地进行利用和开发，实现档案计算机管理的最大效用。由于档案本身就具有一定的价值属性，通过计算机技术能够把经验性的总结和档案实现储存，使其在档案计算机的管理模式能够使其效用更大，对于未来的工作具有借鉴意义。其次档案文件的开发和利用在新的数字化时代下，必须通过数字化手段才能够实现价值上的最大化。因此在档案计算机管理工作中，我们要更新档案计算机管理理念，提升对档案计算机管理工作的重视程度。

2. 加强专业化人才的引进，注重素质建设

档案计算机管理的改革和创新除了需要理念上的变革之外，还需要人的变革，即人才的引进。尤其是在数字化下，档案计算机管理进行数字化的管理、利用、开发更加需要专业人才的引进。在传统档案计算机管理模式下，档案计算机管理岗位通常对技术性要求不高，认为档案计算机管理工作的职责就是把各种档案资源电子化、计算机化，而不是现在的信息化下的电子计算机管理，在传统的管理职责理念引导下从而导致其专业素质不强，专业水平不高。档案计算机管理数字化的开发和利用是现代社会专业分工的产物，需要专门人才的引进与之相配合。档案计算机管理并不是对档案资源进行采集和简单地处理，其背后蕴含着复杂的数字运算和价值转换，需要专业化的处理和运用。因此在数字化下，要加强对人才的引进，要改变以往的人才引进政策，要实现专业上对口，促使档案计算机管理能够更快地推进数字化的开发。

3. 加强档案资源数字化建设，提高档案资源的利用效率

档案计算机管理的改革和创新的成果要以数字化的形态表现出来。只有通过数字化的开发和利用，才能够实现档案计算机管理上档案资源价值上的最大化。档案计算机数字化管理的建设要立足于实际，从档案计算机管理现实情况进行出发。一般而言，档案计算机数字化管理的建设可以从两个方面入手。一是，专业人才的引进。档案计算机数字化管理是高度抽象知识化的产物，需要专业人才进行开发和利用。二是，数字化设备和系统的开发和引进。设备的更新换代是档案资源开发的物质基础，物质基础的缺乏难以实现档案资源数字化。数字化系统则是把档案资源实现平台式的整合，使档案资源能够转化为数字资源。档案计算机数字化管理的建设要从这最基本的两个方面着手，只有这样才能够促使档案计算机管理的改革和创新才能够成功。

3. 总结

数字化时代下，随着信息技术的发展，档案计算机管理必然要向信息化、数字化的方向发展。这也就意味着档案计算机管理在外部的冲击之下必须要有所回应，能够顺应时代的要求，不断地进行改革和创新。在信息化和数字化的开发和利用中，其虽然会带来价值利用的最大化，但是同时也要考虑到信息化、数字化给档案计算机管理带来的风险性。只有综合性的考量，才能够促使档案计算机管理走上一个新的台阶。

参考文献

1. 杜炎钟.试析数字化时代的档案计算机管理[J].数码世界,2019(07):107.

2. 朱浩然,耿智星,梅开.浅谈数字化时代的档案计算机管理[J].通讯世界,2017(12):227.