学生学籍档案管理工作的思考

学生学籍档案管理工作的思考

霍巧芝

广西梧州市第七中学

摘要:我国的教育体制在不断地进行改革。学生的学籍档案作为学生信息的凭证，在学生的转学、休学、复学、升学考试等多方面发挥着重要的作用。本文通过分析新形势下学籍档案管理状况，对当今学生学籍档案管理的工作提出几点改进意见。

关键词:学生 学籍档案 管理工作

学校学生学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转学，休学、复学与退学以及毕业资格的审核及证书发放等。学生生的学籍档案作为学生信息的凭证，在学生的转学、休学、复学、升学考试等多方面发挥着重要的作用。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。

一、学生学籍档案现状

（一）学籍档案管理理念落后。长期以来，学校的领导对学籍档案工作的认识存在一些误区，认为学籍档案工作就是抄抄写写保管的事务性工作，不能在教学中起到重要作用，因此，领导往往忽视学籍档案管理，学籍档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量的为学校建设和发展服务。

（二）档案管理基础设施差。目前，一些学生的档案管理室只简单的挂个牌子，没有专业的档案储存柜，缺少防火防盗系统，有的甚至把档案室设在潮湿的一楼。只停留在纸质化，没有电子化档案管理系统。有些学校虽有电脑，也只是淘汰下来的二手电脑，纯属摆设。这些基础设施的缺失，容易导致档案资料发霉、秩序混乱、虫咬、泄密等严重后果，给教师、学生以及查档工作带来诸多麻烦。

（三）档案管理人员素质不高。有的学校没有专职档案管理人员。部分学生行政领导对档案不够重视，认为管理工作不重要，无需花费太多精力、人力、财力。有些学校认为，档案管理人员只要能打字便可，档案管理工作岗位大多数交给了临时聘用人员，且有些聘用人员是“开后门”入职，不具备基本的档案管理知识和基本的专业涵养，不能胜任岗位。活到老，学到老。然而，部分学生档案管理人员没有参加相关部门举办的继续教育，工作能力越来越落后。也有些学生档案管理人员保密意识不强，随意泄露学生档案。

（四）档案管理制度还不完善。档案管理制度不完善，没有建立清晰的档案管理工作奖惩机制。也无档案管理电子信息化操作规程以及档案防火、防盗、防泄制度。这些制度的不健全，必然造成日常维护不及时、档案管理不科学、档案维护不当、档案信息数据无备份、电脑病毒入侵等风险，或者档案被借用了未还返或被篡改。

（五）学校档案管理的科学化，信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，学校档案信息管理系统已普遍采用，但是资料检索，调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施，这样的现状不利于档案的科学化保管，工作效率也不高。

二、改进学生学籍档案管理工作的对策

（一）提高学校行政领导档案管理工作意识。教育行政部门应应该专业召开学生档案管理工作会议，由教育行政部门主要领导做详细工作布置，政府分管领导作强调讲话。阐明档案管理工作对教学和学校发展的重要性，并将档案管理工作列入年终考核内容。同时，加强对档案管理工作的日常督查，营造重视档案管理工作的良好氛围。

（二）加强档案管理基础设施建设。按照档案管理行业标准，逐步完善档案管理基础设施。装修档案管理用房，购置专业档案储存柜，加装防火门以及通风、防虫系统，配备电脑以及专业软件。

（三）设置专门的档案信息管理人员。电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。每个同学的档案都需要进行信息化管理，这是一项复杂的工程。邀请档案局专业人才为学校档案管理人员举办档案业务培训，详细讲解立卷规范，提高档案人员整档技能。针对学生的就学状况，学籍管理人员应及时地做好审核、转档、交接等相关工作。现阶段，学生生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动，学生就可能会出现转学的状况。专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点:信息的管理人员要有责任心，学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作，管理人员应该认真、仔细、切不可马虎;信息管理人员在经过相关的培训之后，能熟练操作计算机，保证工作的质量;信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类，按照年级和学号进行标注，以便于查阅，必要时要备份信息;信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。

（四）学校要建立健全信息化管理制度。学校的管理需做到依法管理，才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校，会出现冒名顶替他人学籍信息的状况，这会对被顶替的学生产生不公正的影响，甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中，学校应该坚持依法管理，规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”，学校要制定《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》。学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作，建立健全学生学籍电子档案的相关制度，对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份，不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员，也应该上报教育局的相关部门。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性;能够推进学校学籍管理工作的高效运转;能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。

（五）建立学生档案数据库，完善学籍档案管理工作。学籍档案的建立主要包括学生基本信息的采集、档案信息的建立及学生成绩数据库的建立等。1.做好学生原始信息的采集的工作。学生基本信息采集工作直接关系到电子注册信息的准确性。学生在入学后按照统一要求，在指定的网站进行自己信息的输入。学生的基本信息应由学生本人自己输入，其他人不得代替，如出现错误，后果由相关责任人承担。学生基本信息表包括姓名、性别、籍贯、填写省份及市县、出生年月日、身份证号、入学年份、联系电话、备注栏等。另外实现电子学籍档案的核对功能。学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看，便可核对自己的学籍注册信息。2.做好学生学籍档案信息建立的工作。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括:(1)学生学籍记录表;(2)新生入学登记表及各年级学生花名册;(3)学生在籍注册表;(4)学生成绩;(5)学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表;(6)对学生的奖惩文件及登记表。

（六）做好学籍档案信息资源的开发。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。对于学生信息库实行动态管理，学生中如有退学、入学等情况及时进行信息的更新，并注明信息更改的时间，这样可以更准确的掌握学生信息情况。同时可以实施学生信息资源的共享，做到合理使用学生信息数据库.

学籍档案与每个学生的利益息息相关，建立健全一整套学校学生学籍档案管理体系，做到从思想上重视、从技术上支持，以制度建设为前提，以专业管理人才为后盾。及时分析档案管理中存在的不足和薄弱环节，归纳总结，积极有效探索新的有效对策，实行档案全方位管理，可以使学校档案工作始终顺应时代发展，符合时代要求。