档案信息化建设与档案管理浅议

档案信息化建设与档案管理浅议

刘新江

潍坊市潍城区机关事务服务中心

摘要：随着社会经济的快速发展，人们对档案管理水平提出了更高的要求，现代信息技术背景下，档案信息化的发展不断推进。当前如何更好地提升档案信息化建设能力，提高档案信息化管理水平，已成为社会各界普遍关注和关注的问题。文章对档案信息化建设与档案管理进行了深入探讨，提出了几点思考和合理化改进措施，以期该领域的研究发展起到抛砖引玉的作用，促进档案信息化管理建设的发展。

关键词：档案；信息化建设;档案管理

引言：在信息技术的不断推广下，档案信息的收集、整理、利用等工作也迎来了相应的变革。而在具体的变革中，需要考虑如何促进档案信息化建设，让其更好的服务大众，促进档案的科学化管理，让当前的档案管理工能够跟紧时代的步伐。档案信息建设的改革性，需要对档案工作的各个流程和管理机制进行改革，让传统档案管理中存在的缺失得以弥补，进一步提升新的理论与方法，提升档案管理的有效性。

1.档案管理中进行档案信息化建设的意义

1.1顺应了信息化时代的发展

在信息技术飞速发展的今天，原有的档案管理方法工作效率低下，更加耗时费力，与现代化的发展是不相适应，已无法满足单位的更高需求。因此管理人员根据目前的情况对档案管理进行调整，这顺应了信息化时代的发展，符合当前社会对档案信息化建设的要求，同时也对变革了原有滞后的档案管理模式，更好地服务单位发展。

1.2可以提高档案管理人员的素质

实施档案信息化建设后，档案管理人员应具备较高的专业知识和职业素养，并具有自我完善观念，力求全面素质的提升，在工作中认真学习先进的计算机网络技能，熟悉计算机网络操作。此外，在进行档案管理中，档案管理人员要清楚自己的工作责任和注意事项，对工作充满热情尽量将自己的工作做到最好。

2.档案信息化建设中存在的问题

2.1档案分散落后，档案组织结构问题

从当前的情况上分析，大部分单位的人力资源部门档案管理工作开展缺乏合理性，在管理方面高度分散。部分人员的资料甚至散落在不同的部门，继而出现不必要的麻烦。从财务报表上分析，不仅建设局有，税务局也会制定，在单位移交过程中也会重新制定，这种信息重复的方式无法达到数据提供无差异化的要求。因而需要充分重视档案的分散性特点，在既往的档案管理当中，一般十年完成一次移交工作，这种管理体制存在比较大的滞后性。而每年完成一次档案移交才能符合档案管理的服务需求，继而提升社会和公众的适应能力。因而，需要进一步提升档案管理的体制，适合当前快节奏社会的需求。

2.2对档案信息化建设没有充分认识

由于传统观念的影响，手写和人工整理的模式在人们的脑海中根深蒂固。尽管资料很多，工作繁琐，不过人们习惯了这种方法。进行信息化建设后，现有人员安排和工作要求发生较大变化，档案工作者很难理接受档案信息化，这也反应了档案工作人员对档案信息化没有正确认识。

3.档案信息化建设与档案管理的有效措施

3.1完善档案信息化的工作系统

档案信息化建设需要一套完整的工作系统，在建立工作系统时，应遵守以下事项。首先，管理机制要清晰，根据各类电子档案内容，建立相应的电子档案管理制度，还要依据相关法律法规，使行政职能得以高效履行。法律法规还需要进一步完善，尤其是档案管理的法律制度，要结合各种法律约束条件，制定具体的工作计划，通过工作制度来约束员工的责任。系统管理上可以构建健全的绩效评价系统，通过对相关制度内容的考核进一步规范相关制度，通过持续约束和监控，达到相关内容规范化，推动档案信息化工作的顺利进行。

3.2具有创新观念观念，提高信息化意识

改变现有观念，接受新观念，也许会遇到一些困难，但档案管理者必须保持档案信息化的意志，实现档案信息化的逐步转型。档案管理人员要清楚档案信息化的重要性，明白信息化在促进资源整合共享中的作用。档案工作者要熟悉信息化的工作模式，富有工作责任感和现代化管理观念。在全体员工的共同努力下促进信息化建设的进步。

3.3增加信息化应用，革新工作方式

面对新时代各个领域信息构建的紧急要求，政府机关的档案管理应尽快增加信息应用。一方面，最新的档案管理软件和硬件功能具备完善的功能、高效、强大的安全保障，为档案资源的信息管理提供了正常实施的基本条件。另一方面，加强与信息技术应用相关的技术培训，提高档案管理的效率和质量，使员工能够操作计算机、最新的设备和设备、信息管理系统、档案数、数据库等。

3.4提高档案管理人员的综合素养

随着管理理念的不断完善，事业单位对从事档案管理的工作人员职业素养都有了硬性要求，但部分事业单位里从事档案管理的职业人员缺乏专业的业务素质。档案管理人员缺乏专业业务知识，使得从业人员对档案管理的顺序和流程不明确，造成档案分类保管等出现问题，降低事业单位的档案管理质量。其次不少工作人员认为档案管理工作较为简单，因此他们对待工作责任心不够，甚至是倦怠。为避免这种情况发生，单位要不定期对档案管理人员进行计算机技术方面的培训，不仅要重视技术理论知识的培训，而且要增强档案管理人员的思想服务意识，使他们具有积极的工作态度，提升自身的专业素养，更好地开展工作。档案管理人员要想做好管理工作，还要与时俱进，不断加强自身的专业学习，提升信息化技术素养，构建全新的档案管理理念，不断优化和创新档案建设管理工作，最大化地工作的效能。

结束语：档案信息化建设是档案管理改革发展的重要手段，也是档案管理将来的发展方向。它促进了档案管理的简单化，同时实现了资源共享，并改变了传统的档案管理方式和档案处理步骤，进一步提高了档案管理水平，改善了档案管理工作效率，从而保证了档案管理部门健康稳定发展。另外，还需要提升档案工作人员自身的知识能力，并提高技术素养，积极学习现代计算机技术和设备管理知识，让档案管理现代化价值得以最大化实现，促进档案管理工作的改革与进步。

参考文献： 

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