信息科技时代下园林建设档案管理的探究

信息科技时代下园林建设档案管理的探究

王正羽

四川省瑞云环境绿化工程有限公司

摘要：档案管理是一项直接对档案和其中内容信息展开管理的工作，可为今后的使用提供方便。在信息科技时代下，园林建设档案管理的信息化、数字化是一种新的发展趋势，能够有效提高工作效率和质量。鉴于此，为从根本上保证园林建设工程的完整性，细致研究工程中涉及到的每个环节，需要信息化档案管理工作的支持。本文首先简述了园林建设档案管理信息化的优势，其次提出了相关策略。

关键词：信息科技时代；园林建设；档案管理；探究；策略

引言：园林建设档案对于园林工程具有不可替代的作用，以文字、图像、音频、视频等为载体，记录了详细的建设过程，形成了一系列文件组合。其管理工作的信息化能够为今后拓展工程建设思路留下了信息资源，为园林建设事业的发展提供了准确、详实的技术基础数据。

一、园林建设档案管理信息化的优势

与传统纸质载体档案管理相比，信息化的档案管理工作结合了园林工程建设的各个阶段，通过指导思想的统一，按照统一要求的归档格式，以维持电子档案的真实与可靠。第一，利用档案管理系统，可对电子档案实现分类、组卷、立卷、装订等，借助存储媒介实现“一次投入、多次产出”，解决了人工操作中出现的诸多问题。第二，电子档案便于管理人员的保存与使用，通过硬盘、光盘等方式存储档案，可通过现代化的阅读工具加以使用。即便多次阅读，也不会出现档案的破损、磨损等问题。在保管期限方面，只要保证存储媒介的使用寿命，可接近永久化。这也决定了档案管理人员应选择使用寿命长、性能稳定的文件存储载体。第三，电子档案能够借助完善、高智能化的档案管理系统，帮助管理人员进行内容查询与检索工作，即使出现记忆模糊，也能够利用关键词迅速定位和查找到管理人员需要的档案文件。

二、信息科技时代下园林建设档案管理的策略

根据园林建设工程档案的形成阶段，可分为准备、施工、竣工三个阶段，每个阶段形成的档案的侧重点均具有差异性，但都是园林建设工程档案中的重要组成部分。若想顺利实现园林建设档案管理的信息化，应当做好以下几方面工作。

（一）把握档案形成的根源

档案材料的收集工作，要在园林建设工程开工之前档案形成的源头出做好文章。实际工程中每个步骤均会涉及到档案管理工作，开工前需要记录现场勘查情况，核实其中容易存在的设计边工，以及收录施工许可、开工报告等。此时需要归档的材料中，档案管理人员可采用电子版文本与纸质文档同时归档的方式，实现档案保管双保险的目标。

（二）关注档案形成的过程

许多园林建设工程的档案使在施工阶段中逐步形成的，施工中要记录隐蔽工程验收单、土方登记单等资料，还要收集施工分布图、技术交底、操作记录等资料。这些记录不仅描述了工程进度，也是对工程质量监管的过程。这部分档案具有当时产生、当地签署、当场生效的共同特征，决定了档案的即使产生、及时收集性，其中也会涉及到现场签字与认可的过程。要求管理人员需要完善电子签名、电子印章系统等，配合工作的完成，使其更具可靠性、时效性。

（三）留意竣工验收阶段

园林建设工程的最终评价，使通过竣工验收阶段加以实现的。当园林建设工程竣工之后，其中会产生各类相关档案，如竣工报告、竣工图纸、工程决算、验收会议记录等，还会包括各种反映开工前地形、地貌、隐蔽工程、竣工情况的图片与视频资料。在这一过程中会产生大量具有结论性的文本，实现了对园林建设工程项目的最终评价与总结，也是总结经验、吸取教训、开拓创新的前提，需要管理人员多加注意。

（四）强化信息技术在档案管理中的应用

园林建设档案的信息化管理不仅涉及到了施工单位、政府审批机构，内容上更是涵盖了整个工程建设的全部资料，其实施过程、后期整理中也涉及到了实际工程建设中的诸多方面。为确保园林建设档案的信息化管理体制建设，需要实际工作中具备完善、先进的信息技术支持手段的应用。首先，管理人员应建立具有完整性、规范化的园林建设档案信息管理系统，这一系统应具有集成性、实用性，功能上包括文件存储、自动编目、自动组卷、智能搜索、统计编研等，建立起“一次等级，多次使用”的综合性信息管理系统。该系统在升级之后，也能够继续识别原本存储的档案信息，但需要管理人员关注系统所在计算机的兼容性于扩展性，必要情况下也应该做好备份工作，及时将档案信息进行迁移，谨防档案丢失。其次，管理人员要保障档案资料的真实、有效性，以数字签名、身份认证、加密保护等方法的运用，使档案文件在传输和处理之时不会出现偏差。还需要对所有档案文件设置相应的安全密码，维持档案的只读性、原始性、真实性。最后，应加强专业档案管理人才的培养，提高其专业能力，使其能够在实际工作中发挥各自的作用，让档案管理活动得到顺利进行。要求在园林建设档案管理工作中，应加强对管理人员的学习培训和在教育，综合考虑行业标准和国家规范，使其掌握园林建设工程相应的各项规定。保证管理人员在工作中能够做好日常建设活动记录工作，强化资料的收集与整理水平，参与到各个项目的验收活动中，达到增加档案资料可靠性、完整性的目的。针对信息化领域来讲，还需要档案管理人员具有较强的识图能力，掌握信息化档案管理系统的使用规范，明确建设施工流程，防止出现资料后补的问题。有关部门也要建立良好的合作关系，认识到园林建设档案管理工作的重要性，将相关工作进行精细化，加大审查力度，做好归档前后的资料鉴别，全面提升管理人员的园林建设档案管理能力。

结束语：

综上所述，园林建设档案信息化管理体制的建设是一项长远的系统工程，需要有关部门加以重视。通过关注档案在工程建设各个阶段中的形成，加强信息技术在档案管理中的应用，尤其是建立信息化管理系统、确保档案资料的真实可靠、培养管理人员信息素质等，促进园林建设档案管理工作的高效开展。

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