以安徽省某省级三甲医院为例浅析开展医院人事

以安徽省某省级三甲医院为例浅析开展医院人事

档案专项审核工作中的 PDCA 应用

（唐韵 冯夕秋 郭彪 徐晓茹

安徽医科大学第二附属医院 安徽省合肥市，230601）

摘要：根据《中共中央组织部关于进一步加强干部人事档案审核工作的通知》和安徽省委组织部《全省干部人事档案专项审核全覆盖工作的电话通知》等文件精神，安徽省某三家医院开展人事档案专项审核工作。本文主要论述在该医院开展人事档案专项审核工作的四个阶段应用实施PDCA循环管理，通过每一次的循环，解决专项审核工作中发现的问题，完成专项审核工作。同时，探索通过在医院人事档案管理工作中长期应用实施PDCA循环管理，以期达到人事档案管理水平的持续改进和循环上升。

关键词：医院人事档案；档案专项审核；PDCA

医院人事档案管理是医院人力资源管理工作中的一项重要内容，也是基础工作。人事档案不仅记录了个人的学习工作经历，还能够体现个人的德才、廉洁情况等。人事档案作为医院人力资源管理的重要工具，可以为医院的多项重要工作提供依据，如人才引进，人才培育，人事决策任免，岗位竞聘，职称评聘，评优评先等。

在安徽省某三甲医院的人力资源管理工作中，由于人事档案管理制度不完善、档案室场地和设备受限以及缺少专职人事档案管理员等原因，导致医院存放的人事档案中存在着人事档案材料不完整、归档内容不标准，归档时间不及时、档案材料不准确等情况。这些情况不仅影响人事档案发挥其应有的重要作用，还会不利于医院在当今新形势下的改革发展。

根据《中共中央组织部关于进一步加强干部人事档案审核工作的通知》和安徽省委组织部《全省干部人事档案专项审核全覆盖工作的电话通知》等上级文件精神，该院结合医院实际，开展了人事档案专项审核工作。

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2. PDCA理论概况

PDCA又称“质量环”、“戴明环”，最初由美国“统计质量控制之父”休哈特提出，美国统计学家戴明对其进行深度挖掘，并将其应用到产品质量管理的过程中，形成了科学管理体系——PDCA循环。

PDCA即Plan（计划）、Do（实施）、Check（检查）、Act（处置）。P阶段主要确定方针目标及制订活动计划；D阶段按照计划内容具体运作；C阶段根据执行计划的结果进行总结，明确执行的效果，找出存在的问题；A阶段对检查的结果进行处置，即成功经验予以标准化，同时针对上一阶段发现的问题给出改进方法。

PDCA的实质是不断改进的循环，该医院开展人事档案专项审核工作共分为部署动员、全面推进、查漏补缺、总结提升四个阶段，通过引入PDCA理论，在四个阶段中连续使用PDCA管理循环，不断解决问题，达到持续改进的效果，顺利完成专项审核工作。

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3. 开展人事档案专项审核工作中应用实施PDCA循环管理

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2. 第一阶段：部署动员

1.计划（P）

该阶段计划制定具体人事档案专项审核工作方案，规范工作流程，确保专项审核工作各项保障到位。

2.实施（D）

该院召开专题会议对专项审核工作进行动员和部署，制定并印发了《工作实施方案》，成立了专项审核工作领导小组。结合工作实际，制定了档案专项审核工作实施计划，选任专职人事档案管理员执行专项审核工作并进行专项培训。

3.检查（C）

该阶段制定档案专项审核工作实施计划可以指导审核工作标准化作业，专职人事档案管理员进行专项培训能够一定程度上保证审核人员熟悉政策、明确标准、规范操作，执行工作纪律。但在该阶段发现，档案室场地受限，仍待解决。

4.处置（A）

该院为解决档案室场地问题，拟定了更换档案室和在现有档案室增设档案柜两种方案，最终执行增设档案柜方案，增设后可以满足档案专项审核工作的需要。

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3. 第二阶段：全面推进

1.计划（P）

该阶段全面开展人事档案专项审核工作，计划基本完成审核登记、汇总分析和组织认定。

2.实施（D）

（1）该院在专项审核工作中，以《工作实施方案》、《干部人事档案管理实务与问答》等为依据开展初审，采取两人独立审核方式，重点审核“三龄两历一身份”、家庭成员及重要社会关系等重要信息，审核档案材料的真实性、规范性、完整性，逐卷逐页查找问题、登记相关信息。

（2）初审完成后进行复审、登记，再次核查全部档案材料，避免少查、漏查。

（3）审核完成后，梳理人事档案专项审核登记情况，填写《干部人事档案专项审核认定表》，组织人力资源部、党委组织部、纪委办公室三部门联合开展认定工作。

3.检查（C）

通过该阶段对人事档案的全面审核，发现存在部分问题档案以及部分职工对于档案信息认定存疑。

4处置（A）

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2. 针对问题档案，汇总档案初审和复审情况，确保档案完整性、规范性和真实性。如存在无法解决的疑难问题，汇总后统一留待查缺补漏阶段解决。

3. 对于对档案信息认定存疑的职工，向其本人讲清政策规定、利害关系和纪律要求，力争消除疑虑，取得理解与支持。

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4. 第三阶段：查漏补缺

该阶段对前一阶段中漏审错审或未解决的人事档案疑难问题等进行深入研究查核，采取“回头看”。补充缺少的相关材料，做好存疑职工的谈话解释工作，将仍无法解决的问题登记在册。

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5. 第四阶段：总结提升

该阶段总结梳理人事档案专项审核情况，提炼经验做法，分析存在问题，及时整改落实，建立健全相关的档案接收、审核、查借阅、转递、信息化等规章制度。

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3. 结束语

人事档案专项审核工作是档案管理工作的一项重要内容，应用实施PDCA循环管理，提高了工作的效率，形成不断解决和改善的良性循环，保证了审核工作的顺利完成。根据人事档案专项审核工作中应用实施PDCA循环管理的经验，将PDCA理论应用于医院日常人事档案管理工作，可以不断优化工作流程，提高工作质量和效率，以期达到规范化、科学化、信息化、现代化的人事档案管理水平，提升医院人力资源竞争力，助力新形势下的医院改革与发展。

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