发挥干部人事档案在人力资源管理中的作用浅析

发挥干部人事档案在人力资源管理中的作用浅析

赵文雅

湖南省邵东市人才交流服务中心 湖南邵东 422800

摘要：在很多国家，人事档案被看作是优化人才资源配置、提升公共管理和行政能力的有力工具。在我国人事档案是一种专门档案，属于国家档案资源的重要组成部分。国外没有干部人事档案，只有人事档案。国外的人事档案更偏重于社会服务功能。我国的人事档案主要由干部人事档案、工人档案、学生档案、军人档案等组成，这些人事档案中，干部人事档案是核心主体。

关键词：干部人事档案；人力资源管理；作用

引言

干部人事档案是指各级党委（党组）组织人事等部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法及家庭状况、社会关系等系列情况的历史记录材料。主要包括履历类、自传类、鉴定考察类、学历类、政审类、党团类、奖励类、处分类、任免类，以及其他类等。干部人事档案在打造高素质人才队伍方面发挥着极其重要作用。人才是机关、企事业单位发展进步的关键性因素，也是事业发展最为活跃的因素。

1人力资源管理与人事档案的关系

1.1人事档案的内容是人力资源管理相应部门在使用和管理人的过程中产生的产物

工作人员档案由有关人力资源部门在审查和使用工作人员时生成。例如，政策审查、考察旅行、审查、审计和工作人员档案审计等文件是在审查道德操守、精力、业绩和廉正、雇员改叙和薪金执行情况时产生的文件与此同时，工作人员档案由有关部门的相关管理部门编制或批准。例如，工作人员档案中的大学学位文件是教育管理机构编写的文件；奖惩文件是有关管理机构在履行职责时编写的文件；个人自传、简历、考绩文件是有关机构批准的文件。

1.2人力资源管理是形成干部人事档案的重要来源和前提

高效的人力资源管理是建立在事业发展对人力资源需求基础之上，根据事业发展现实情况，以及人才需求进行合理人才配置，实现人力资源配置最优化。此外，还需根据事业发展需要，培养相应的管理类、专业型人才，鼓励单位从高校或人才市场引进所需的不同类型人才。干部人事档案作为人力资源管理工作的重要组成部分，全面记录了单位所有类型员工的年龄、学历、性别、专业等基本信息，通过数据分析整合，能够及时发现单位亟需人才，也可发现员工的某些方面专长、潜力，从而为岗位调整、人才资源配置，甚至是引进人才等提供精准服务。完善的人事档案内容可为单位人力资源管理部门提供宝贵人事信息，精准掌握人员整体素能，作出客观、准确评价，在岗位调整。

2干部人事档案管理对人力资源管理的主要作用

2.1干部人事档案是组织人事部门全面考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据

近几年来，党和国家对干部人事档案的重视程度越来越高，干部人事档案在公立医院人力资源管理中愈发凸显出其重要地位。现代人事管理是以人才为核心的管理，特别是高层次人才对单位的发展起着关键的作用，随着单位的改革施力度的不断加大，领导干部选拔任用，人才引进，人才培养，人才流动等工作中干部人事档案的利用越来越频繁，组织人事部门通过干部人事档案掌握其全面情况，为选拔人才、使用人才提供真实可靠信息。

2.2提高人力资源管理工作效率

人力资源管理效率是指人力资源有效利用的程度。即，拥有的人力资源围绕单位绩效所做出有效贡献的程度。影响人力资源管理效率的因素主要包括系统、素质、匹配和激励四个主要因素。干部人事档案反映了所有人员的学历、经历，用人单位或部门通过查阅干部人事档案，便可全面了解其综合情况和能力，通过干部人事档案查阅适时实地地干预人力资源管理，也可根据干部人事档案掌握所拥有的人力资源结构是否科学合理，还可以根据干部人事档案分析人员技能与岗位匹配程度；当然，也可根据干部人事档案掌握其个性专长，采取相应的激励措施，从而达到人尽其才、才尽其用的预期效果。

2.3干部人事档案是对组织人事工作的监督

干部人事档案是组织人事部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的材料累积，这些材料记录了组织人事工作的过程，能反映出对干部进行任免、调配、考核、录用等方面是否符合政策，是否符合程序。在对干部人事档案审核过程中，能够发现问题，并予以纠正，进一步完善相关工作。

2.4保障人力资源信息的真实性

高质量的干部人事档案管理，尤其是通过“三龄两历一身份”审核的档案，能够显著增强单位人力资源数据信息的真实性、可靠性，帮助用人单位在其发展、壮大过程中全面把握已有员工总体业务素能，并根据干部人事档案将新进人员分配至合适岗位，可显著提升人力资源管理工作质量和效率。人事档案进行了数字化更新，建立一人一档，尤其是补充和完善了聘用人员人力资源档案信息，并利用数字备份技术，防止病毒入侵或人为恶意篡改干部人事档案信息失真问题。

2.5干部人事档案为维护个人权益提供凭证

干部人事档案所记录的信息资源是职工本人在办理考研、出国、职称评聘、身份认定、社会保障、待遇落实、退休、户口迁移、遗产继承等诸多事宜的重要凭证，如果没有干部人事档案的如实准确记载，职工本人的切身利益将会受到损害。

3改革干部人事档案管理适应人力资源管理的途径

3.1构建完善的机制以提高管理档案的科学性和制度化

工作人员档案管理的科学方法有助于提高总体档案管理的质量和效率。应要求管理人员认真审查记录，及时调整或退回不符合规定的记录，不要累积不符合规定的记录，这将使管理工作复杂化。管理人员应制定和改进有关规则和条例，以提高管理的科学性质。例如:在查询搜索过程中，管理文件级别按字母顺序提高，同时提高了个人文件搜索效率，对于有关搜索人员来说，查找文件数据非常方便，从而确保部门后面的工作可以顺利进行。

3.2强化管理刚性，全面实行干部人事档案管理制度化

一是健全规章体系。事业单位等用人部门应根据新修订的《档案法》《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》，以及《劳动法》《事业单位人事档案管理条例》，进一步明确事业单位干部人事档案管理部门及工作人员的工作职责，细化人事档案归档范围、保存期限，全面推动事业单位人事档案法治化管理。二是完善制度体系。主要是围绕事业单位档案管理的相关规定，积极探索新形势下干部人事档案管理规章制度，严格照章办事。

3.3顺应数字化时代的发展，尽快推进人事档案数字化建设

为了将工作人员档案纳入信息时代的发展趋势，首先必须满足信息时代的要求，尽快实现数字化。借助信息时代的基本特征，您可以访问所有大型数据端口，并成为各种数据类型之一。然而，工作人员档案数字化面临两个问题:一方面是资金问题，另一方面是一些单位长期积累的大量工作人员档案，这将导致大量费用和预算困难。此外，工作人员档案有保密要求，一些单位在一段时间内难以在现场、设施和其他设备得到满足，数字化工作在一段时间内困难重重。但是无论遇到什么困难，信息时代已经到来，人事档案也不例外。

结束语

干部人事档案管理是事业单位干部人事工作的重要组成部分，也是激发人力资源活力的重要支撑。应始终坚持科学化、制度化、规范化的原则和要求，着力构建满足新时代事业发展需要的干部人事档案管理工作体系，寻求“人”与“工作”的和谐点，全方位、立体式发掘干部人事档案信息内容，结合事业单位自身人力资源管理现状，切实发挥干部人事档案在优化人力资源配置、激发人的内生动力方面的应有作用

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