浅析基层卫生院档案管理策略

 浅析基层卫生院档案管理策略

高尚奇

山东省鄄城县临濮中心卫生院  山东省  鄄城县  274605

摘要：基层卫生院档案记载着一个单位的发展历程，因此，档案管理极其重要。由于我国基层卫生院对档案管理的忽视，导致档案管理制度不够完善，缺乏专业的人才管理，在发展中依旧存在诸多的问题。但随着我国医疗事业不断改革和发展，基层医疗机构也成为我国医疗改革中不可或缺的一部分，档案管理也会得到重视，在今后发展中会不断完善，对基层卫生院的医疗服务工作起到推动作用。

关键词：基层卫生院；档案管理；策略

前言

卫生院档案管理工作要借助信息技术普及和发展的大好机遇，充分利用现代科技的优势，制定和修订管理制度，完善和改革管理机制，提高馆员的自身素质，提升档案管理的各项技能，创新管理模式，优化管理方法，实现档案管理的规范化、信息化、现代化，为提高卫生院其他各项工作的效率发挥应有的效能。

1充分认识卫生院档案管理工作的意义

卫生院档案管理是卫生院管理工作的重要组成部分之一，只有加强卫生院档案管理工作，才能不断提高卫生院的整体管理水平。鉴于目前卫生院档案管理中存在的问题要及时采取措施，妥善解决，以促进卫生院快速良性发展。基层乡镇卫生院档案管理工作的加强，有利于各部门管理职责的进一步明确，管理意识的进一步增强，促进各项管理制度健全，使卫生院各项管理工作有案可依，对平时的月考核和年度考核推广可靠的依据。提升卫生院档案管理工作质量，才能创新管理模式，提升服务质量，才能推进卫生院医疗、科研、服务总体水平的提升。

2基层卫生院档案管理存在的问题

2.1档案管理制度不完善。我国在医疗管理制度方面，没有形成完整的管理制度和责任划分，导致在基层卫生院中也没有形成整体、统一的管理制度，造成部分地区形成各自的档案管理模式。有的基层卫生院甚至没有档案管理制度，对医疗部门的信息统计工作造成了难度，阻碍基层医疗事业发展。

2.2缺乏档案管理技术。基层卫生院的规模都比较小，在医疗设施和医疗制度上无法形成完整的管理体系，因此，无法形成相应的档案管理，缺乏档案管理的设备和技术支持。部分卫生院即使具备一定的档案管理设施，但与医院相比，设施更新速度较慢，设施投入较少，就会影响档案管理发展。同时，基层卫生院也没有固定的档案室，许多机构的档案随意放置，受环境和天气影响，档案就会出现防霉、虫蛀等现象，不仅影响了档案管理，也会导致许多相关信息丢失。

2.3对档案重视程度不够。随着国家政策的不断出台，涉及医疗机构的政策很多，但是许多基层卫生院在关于政策档案管理时，如不涉及国家经济利益和机密的文件，就会随意搁置，不够重视，没有意识到在今后工作中的重要性。部分单位对于档案管理的认识不同和重视程度不同，影响了现代档案的管理。

2.4缺乏专业的档案管理人员。在基层卫生院从事档案管理的人员，多数是非专业人员，对医疗档案管理缺乏认识和管理水平。有的管理人员甚至都没有档案管理的概念，不了解档案管理在医疗事业发展过程中的重要性。此外，在档案管理中，不仅需要相关的管理经验和专业知识，同时也需要掌握档案材料收集、整理、归档以及装订流程。然而，对于这部分工作管理，基层卫生院的工作人员意识比较薄弱，更难以适应医疗事业发展的需求。

3提升卫生院档案管理工作质量的建议

3.1建立健全科学的档案管理制度，确保档案管理工作规范化

档案管理制度是规范化管理档案的关键，如档案的收集登记制度、档案的入档保管制度、档案的借阅查询制度等。卫生院档案管理制度建立健全后，重要的如何执行这些制度，也就是怎么去落实这些制度。所以，提高全体工作人员的档案意识很有必要，在档案收集、档案登记、档案的借阅、主动归档等环节都不能疏漏，以防遗失确保档案材料完整无缺。

3.2完善档案管理机制，形成统一协调的管理模式

对档案的管理要形成完善的管理机制，建立卫生院院长亲自挂帅，主管副院长直接管理，其他领导各负其责的管理机制。这样有助于统筹卫生院档案管理建设资金的投入，也有助于档案管理设备的引进与配套，同时，有助于对档案管理工作的监督检查和指导，也有助于各部门之间的相互协调，利用卫生院档案管理工作效率的提高。另一方面，计算机应用于卫生院的档案管理，既方便检索查询利用，提高档案管理工作的效率，又节约了人力、物力，特别是弥补了基层卫生院人手少的弊端。

3.3创新工作模式，提高管理质量

所有档案管理的终极目的不是保存，而是利用。发挥了档案的使用价值，才会体现档案的潜在价值。因此，要建设一个档案信息资源共享平台，提高档案的利用率是最为主要的。一是广泛宣传档案管理的意义，提高人们对档案管理的认识，调动全员职工收集档案的积极性和主动性。二是要开辟多个收录途径，深入各部门、个卫生室，多渠道的收集档案信息，丰富卫生院档案资源。三是编制多种检索程序，实现快捷查询，提高检索效率，切实提高档案的利用率。四是开发和挖掘档案中有价值的信息，报送给上一级档案管理部门，实现档案信息资源共享。五是注重档案利用的信息反馈，不断总结管理经验，不断改进工作思路，提升管理效益。

3.4合理配备档案专职管理人员，提升档案管理工作水平

乡镇卫生院一是要转变对档案管理工作的认识，重视档案管理工作，要借助校园招聘网和人才市场的优势，及时补充档案管理人员；要严格把关，对新招聘的档案管理人员的学历、专业等基本素质要严格选配，确实把学历高、能力强、素质好的及时选聘到岗。二是对已经到岗的档案专业管理人员，要根据需要鼓励他们进修、参加专业培训，不断提高专业技术水平。三是根据有关政策落实好档案管理人员的各种福利和待遇，让他们心安理得的工作；同时还要时常关心他们的学习和生活，帮助他们解决学习工作和生活的难题，使他们后顾无忧。

3.5加大资金投入，改善硬件建设条件，实现档案管理现代化

科技的快速发展，信息技术的普及给档案管理工作带来的发展机遇，传统的管理模式需要尽快打破，以实现档案管理工作信息化、现代化。一是有条件的基层卫生院可以应配备现代化的办公设备，实现信息自动化管理。同时阅档室等办公用房根据实际情况安装空调、除尘设备，完善消防器材与监控器的升级换代，加强消防安全管理。二是开发档案管理的各种新型软件，提高档案工作人员信息技术技能，实现档案管理信息化、现代化。

3.6加快档案信息资源的信息化建设

基层卫生院的档案信息资源十分丰富，包括病历、病案、各种影像资料、费用收据、检查数据等等，对于这些庞杂的数据进行信息化管理，分门别类地加以保存，能为信息的检索、查询和利用提供极大的便利。对此，基层卫生院应加快档案信息化建设步伐，可通过相关管理制度的制定和落实来督促档案管理人员加快纸质档案的信息化录入，及时更新电子档案信息，合理保存、归档、整理电子档案，加快档案管理的信息化进程。此外，档案管理人员还应该积极加快档案资源的网络共享，加快局域网建设，使卫生院各科室人员能够通过局域网方便地检索、查询有关档案信息，提高档案资源的利用率。

4结束语

总体而言，新时代下的基层医疗机构档案管理工作，在信息化的时代特征下，要与时代脚步前行方向一致，落实档案工作的基本制度，提高对卫生院档案管理工作的认识，完善科学、规范的档案管理制度，引进专业档案管理人才，提升档案管理人员素质，不断进行创新性改革，才能提高档案管理工作效率，促进业务水平整体提升，以此推动基层医疗机构档案工作健康发展。

参考文献：

[1]陈敏.医院档案管理质量保障体系建设的思考[J].中国管理信息化，2017,20（5）：202-203.

[2]程妍，李晓涛.新时期医院档案信息化建设的思考与创新[J].内蒙古教育，2016（11）：66-67.