事业单位人事档案规范化管理的重要性分析

事业单位人事档案规范化管理的重要性分析

李欣艳

济南市天桥区园林绿化服务中心 山东省济南市 250031

摘要：档案是在各种社会活动中形成的，档案管理作为一项严谨的工作，一定要做到谨慎和准确，因为其中的某些档案甚至涉及到了机密性的文件，因此，为保证工作的顺利进行，要对工作大力投入，以下将对人事档案管理工作进行详细分析。

关键词：事业单位；人事档案；核对制度；人事任命

在事业单位进行人事档案规范管理的过程中，不仅要加强档案管理人员自身的素质，企业单位也要加强对于档案数字化进程的推进，使得人事档案能够真正为单位的工作推进提供参考，保障单位事业不断发展。1事业单位人事档案内容

1.1材料归档区域

在事业单位人事档案建设流程中，需要将新形成的档案材料和文件进行归类处理，其档案归档主要流程为：首先，需要针对人事档案材料进行种类划分和区分，进一步观察人事档案信息是否符合档案归属实际要求；其次，材料归档需要根据员工以及岗位档案材料基础属性、材料内容以及人事档案材料应用方向进行详细研究，进一步明确档案具体位置；再次，事业单位人事档案在归档制度操作时，需要针对事业单位人事档案管理目录相关材料进行补录，从而有效确保材料归档科学性和合理性；最后，将全新材料全面归纳进档案内容中。

1.2检查档案核对制度

在事业单位人事档案制度核对过程中，应该详细检查人事档案的完整性和系统性，最终成为确保人事档案完整性的重要技术手段，其中人事档案检查内容相对比较复杂多变，不仅包含对人事档案本身内容的检查，如档案本身是否出现遗漏，信息错误等相关问题，还应该针对人事档案所存在的储存环境进行详细检查，如库房门窗是否完好、储存环境是否安全等。

2事业单位人事档案管理现状

2.1信息化管理水平不高

随着互联网技术不断发展和优化，事业单位在人事档案管理过程中使用信息化管理已经成为单位发展的必然渠道和基础条件，然而现阶段大多数单位在人事档案管理流程中，仍然使用传统档案管理方式，无法有效完成人事档案的信息化管理目标，加上现阶段传统管理模式实际应用过程中，不仅浪费了大量的人力、财力以及物力，也同样影响人事档案在建立过程中的精准性、安全性以及完整性，最终导致人事档案信息失去应有的真实性，人事档案的保密性以及安全性都无法得到应有保证，阻碍了事业单位的长期发展。因此，有效提升事业单位的人事档案信息化管理水平，是确保事业单位有序发展的基础因素。

2.2档案管理意识不强

事业单位在运转过程中，人事档案管理相关工作对于事业单位的发展和运转十分重要，与事业单位的发展联系十分紧密。然而在事业单位发展过程中，大多数管理部门和领导将重点和精力放在业务拓展和经济发展方面，最终导致大多数事业单位的档案管理思维不强，忽视了人事档案管理和部门的重要意义，致使人事档案工作人员无法充分意识到档案的重要作用，造成事业单位人事档案管理工作停留在表面层次，加上现阶段管理部门和档案工作人员存在敷衍的工作态度，使档案管理工作无法得到全面贯彻和落实。人事档案在真实性以及系统性方面无法得到应有保证，最终失去了事业单位人事档案存在的意义和内涵，对事业单位工作的正常开展造成了不良影响，严重约束和限制事业单位核心发展。

2.3管理人员能力偏低

目前，大多数事业单位运营过程中，人事档案管理人员主要由其他岗位转岗而来，所以人事档案管理人员的专业水平不足，大多不具备人事档案管理的基础条件，加上有些事业单位人事档案管理人员的工作态度不够端正，所以人事档案管理无法跟上现代化社会发展和事业单位更新效率，以及人事档案管理的基础要求。同时，随着科学信息技术的全面发展，事业单位人事档案开展日常管理不能单纯依靠人力，需要积极引进信息化管理系统以及设备，这从根本上对人事档案管理人员提出了更高的技术水平要求。由于事业单位人事档案管理人员大多为兼职，需要长时间的岗位适应，并且流动性较高，不仅影响档案信息准确性，一定程度上还影响了事业单位管理工作的核心发展。

3事业单位人事档案管理发展策略

3.1强化档案管理思维

在事业单位发展过程中，其档案文件的录入和管理与事业单位的工作人员产生十分密切的联系，因此事业单位管理部门应该起到带头作用，不断提高人事档案工作人员的管理思维和意识。单位发展过程中，要求每一个工作人员从档案信息的录入开始，严格遵守人事档案管理具体要求，从根本上确保人事档案信息的系统性、完整性以及真实性。除此之外，无论是领导者还是人事管理部门都应该积极、主动地学习和了解先进人事档案管理结构体系，并且将其有效融合进日常工作结构中，将具备权威性、具体性等相关档案管理制度积极落实到人事管理制度中，为后续档案管理提供理论根据。人事档案管理工作是一种系统性、复杂性的相关工作，所以在人事档案文件管理流程中，一旦缺少科学、合理的档案管理模式，必然会影响人事档案管理基础效果。为此，在人事档案管理以及实践中，必须重点关注管理意识的提升，充分结合现阶段人事档案管理现状及实施现状，不断优化和完善各种项目制度。

3.2合理开展人才引进

在事业单位人事档案管理过程中，需要进一步引进先进的档案管理制度和专业技术人才，为事业单位的管理工作和规范化操作提供新思想和新动力。有效摆脱传统管理思想的约束和阻碍，制订出人事档案管理制度全新目标。除此之外，事业单位引进先进结构体系和人才的同时，还需要不断强化对现有人员的技能培训和理论知识提升，进而确保事业单位人事档案管理水平的有效提升。

3.3充分了解管理问题

完善人事档案管理结构体系需要根据事业单位实际情况进行，因此事业单位的人事档案管理人员应该深度了解其可能存在的问题和不足，从而根据事业单位各个部门以及基层岗位员工实际情况，制订出符合事业单位发展目标的人事档案管理结构制度。除此之外，人事档案管理制度在制订过程中，可以从录入、调取、归档等方面详细开展，其制度主要面向的对象是档案的录入者、查阅者、管理者、被记录人。人员是重要的基础元素，如果档案管理人员综合素质不高，缺少管理意识和思维，就无法有效提升人事档案管理的标准性和规范性。所以，事业单位在人事档案管理实践过程中，应该重视档案管理人员综合素质的有效提升，以此作为基础，积极打造专业性的管理团队。其一，在事业单位人事档案建设和管理过程中，应该积极提升档案管理人员的综合素养，并且充分结合管理实践搭配专业的技术人员，进一步强化管理人员的岗位技能培训和理论知识教育等相关方面；其二，事业单位人事档案管理过程中，事业单位还需要构建出具有专业性的管理团队，尤其在提升和优化员工综合素养的同时，还应该重点培养政治基础素养和管理素养，进一步促使档案管理人员完成人事档案合理性。

4结束语

由此可见，在事业单位人事档案部门建设过程中，人事档案管理是事业单位各项管理的重要基础内容，为此事业单位想要进一步在人事档案管理实践环节上取得成效，就应该积极开展和实现标准化、规范化管理，进一步提升人事档案管理的质量水平，全面贯彻和优化人事档案管理专业素养，不断提升人事档案管理的整体水平。

参考文献：

[1]张欣.加强信息化和标准化,推进事业单位人事档案管理的规范化[J].中国信息化，2020

[2]卢荣平.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].办公室业务，2020

[3]罗天文，席凡.关于事业单位人事档案管理规范化与标准化的具体分析[J].明日风尚，2019

[4]张剑标.事业单位人事档案规范化管理的重要性探究[J].赤子，2019