Z医院编外人员人事档案管理问题及对策探讨

Z医院编外人员人事档案管理问题及对策探讨

赵志鸿,潘梦洋,王继花,田亚男,郭海艳,徐萍,李婷颖,高源  ,苏晶晶通讯作者

云南省肿瘤医院650118    昆明医科大学第三附属医院650118

【摘要】根据Z医院编外人员人事档案管理现状，发现人事档案管理中存在的问题，分析问题的原因并提出解决的对策，以期进一步规范医院档案管理，应对好公立医院去编制化改革后编外人员人事档案管理中出现的新问题，为医院的医、教、研、管工作提供好人力资源保障。

关键词：公立医院；编外人员；人事档案；档案管理。

Z医院始建于1984年，1992年正式开诊，是云南省唯一集医疗、教学、科研、预防于一体的三级甲等肿瘤专科医院，承担着全省肿瘤防治研究、人才培养及肿瘤学术交流任务，是云南省癌症中心、云南省肿瘤诊疗质量控制中心，在西南地区肿瘤防治、科研、教学中发挥着重要的作用。

随着医、教、研、管各项工作的高速发展，医院的人力资源需求不断攀升，因事业编制有限，医院采用编外聘用的方式逐步解决人力资源需求。近年来，编外用工数量呈现快速增长的趋势。具体情况见表一。

表一 近5年Z医院招聘编外工作人员情况

1.编外人员人事档案管理现状

人事档案是指在组织人事管理活动中形成，经组织审查认可的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。人事档案记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存[1-2]。人事档案发挥着重要的凭证作用，是单位领导和人力资源管理部门了解和管理人员的重要依据。

目前，Z医院编外人员共计1318人，占职工总数的53.9%，其人事档案管理的重要性逐渐凸显。根据文献研究以及专家访谈，目前我国编外人员人事档案管理模式主要有以下几种：

（1）教育部门毕业生就业服务中心保管。

（2）人社部门人才交流服务中心保管。

（3）劳务派遣公司保管。

（4）用工单位保管。

（5）编外人员自行保管。

一般情况为多部门阶段式管理：编外人员学习期间的人事档案由教育部门毕业生就业服务中心或人社部门人才交流服务中心保管（以下简称档案初始保管部门），工作后产生的人事档案由用工单位保管。Z医院也是按此模式管理。

2.编外人员人事档案管理存在的问题；

2.1带来编外人员负面职业心态

用工单位未为编外人员管理人事档案，可能进一步降低编外人员本来缺乏的归属感、安全感和认同感，其工作积极性和奉献精神会受到不利影响，甚至成为编外人员离职的最后一股推动力。

2.2缺乏监管，档案凭证效力有限

编内人员工作期间产生的归档材料有着严格的监管程序，档案材料具有很高的权威性，而编外人员归档材料缺乏主管部门的监管、审核，可能存在一些问题。例如编内人员年度考核结果由用人单位、主管部门、人社部门层层审批，档案中的《考核登记表》是编制内人员考核结果的权威凭证。反之，编外人员年度考核仅由用工单位实施，无需上级主管部门审批，用工单位填写的《考核登记表》准确性、规范性可能较为有限。

2.3查档不便

因编外人员的初始人事档案一般保存在人社部门人才服务中心或教育部门毕业生就业服务中心，用工单位看不到编外人员初始人事档案，难以全面、准确地了解人员信息及其历史和德才表现。需要为编外人员提供政审、履历证明等服务时，面临着较大的困难。

2.4归档不便

在对编外人员的人事管理活动中，会产生很多应归入人事档案的材料，由于编外人员人事档案管理体制的问题，这些材料往往难以转递到编外人员初始人事档案中，而是由用工单位管理，这些材料类别繁杂、数量众多，给单位人力资源管理部门带来较大的压力。

2.5易产生弃档现象

随着编外人员工作履历的丰富，劳务派遣机构和用人单位均可能存有编外人员的部分人事档案，这部分人事档案虽然是不完整的，但能够集中反映某人某一阶段的政治思想、劳动态度、工作概况以及取得的各种成绩，也是不可缺少的。但是，部分编外人员档案意识淡薄，无视这些档案材料的存在，尤其自行离职人员，他们离开单位时并不到单位人事部门办理手续，任由工作期间产生的人事档案材料遗弃在单位或劳务派遣公司。

3.存在问题的原因分析及解决的对策

根据文献研究，结合医院管理工作实际，我们可以对编外人员人事档案管理存在的问题进行原因分析，并提出针对性的解决对策。

3.1加强编外人员职业心态建设

目前的人事档案管理方式是多机构管理、多头建档，作为直接管理、使用编外人员的Z医院，缺乏一套形式上的人事档案，编外人员容易产生“不受重视”的负面认识，进而导致不良职业心态。解决策略：建立一套编外人员人事档案分册，内容主要包括在医院工作期间人事管理活动产生的各种材料，包括劳动合同、职工登记表、年度考核登记表、在职攻读学历资料、职称评聘有关资料、调整工资有关资料、辞职/解聘有关资料等。尽管这份人事档案分册不是完整的人事档案，但它能体现出医院对编外人员的重视，可以有效提高编外人员的归属感，改善其职业心态。

3.2规范管理，严格审核，提高凭证权威性

编外人员人事档案权威性有限的原因主要产生于归档以前的人力资源管理工作过程中:因编外人员由用工单位自行管理，上级主管部门对编外人员管理的监管很少，加之部分单位缺乏自律，管理工作不规范、不严格，相关材料、表格可能带着问题归入人事档案。解决对策：增加用工单位人力资源管理工作人员，缓解其工作压力，同时完善档案审核机制，在材料归档前再次审核其准确性和规范性，确保编外人员人事档案的权威性。

3.3优化协同，共同查档

查档不便的根源在于编外人员原始档案与其本人人档分离，Z医院无法看到编外人员的初始人事档案，这部分档案保存着编外人员到Z医院工作以前的学习、工作经历，如面临政审等需求，Z医院难以查阅到编外人员的初始人事档案。解决对策：编外人员办理入职手续时，及时登记其初始人事档案保管机构、地址和联系方式，在需要查档时，可以采取外调、函调等形式查阅编外人员原始档案。

3.4阶段化保管，档随人走

归档不便的原因主要在于编外人员原始档案与其本人人档分离以及编外人员较强的流动性。编外人员人事管理活动中，每时每刻都在产生需要归入人事档案的材料，而编外人员初始人事档案保管机构往往距离遥远，Z医院难以及时将产生的人事档案转递到原始档案保管机构；随着编外职工基数的迅速增大，辞职的编外人员数量越来越多，医院也很难及时将辞职编外人员的档案材料转递到其原始档案保管机构。解决对策：建立一套编外人员人事档案分册，其内容主要包括在Z医院工作期间产生的各种应归档材料，此类材料由医院归档、保管；编外人员辞职后，在一定时限内将人事档案分册移交到其初始人事档案保管机构。

3.5加强宣传教育，培养档案意识

弃档的主要原因在于当事人缺乏档案意识，不清楚人事档案对其职业生涯和人事管理的重要性。弃档后，编外人员这一阶段的历史将成为一段空白，对其今后的学习和工作十分不利。解决对策：加强宣传，使编外人员明白其人事档案的重要性，认真对待档案，在辞职时办清相关手续，由用工单位将这一部分档案材料移交其初始人事档案保管机构。

总之，人力资源管理部门应该加强学习，持续改进管理理念和模式，提高服务质量。在今后的工作中，逐步实施改进措施，应对好公立医院去编制化改革后编外人员人事档案管理中出现的新问题，统筹协调，管理好编外人员人事档案，为医院的医、教、研、管工作提供好人力资源保障。

[1]冯四清. 智能技术与高校档案管理范式的转变[J]. 办公室业务，2021,(15)：188-190.                                                

[2]张冰杰. 人事档案应在人力资源管理中发挥更大的作用[J]. 黑龙江档案，2011,(04)：1.