如何做好国企人事档案管理工作

如何做好国企人事档案管理工作

宜玉琴

陕西黄陵煤化工有限责任公司    陕西黄陵    727307

摘要：本文首先分析了国企人事档案管理目的及原则，然后分析了国企人事档案管理基本内容，接着分析了提高国企人事档案管理工作的对策，希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：国企；人事档案；管理

引言：

国有企业作为我国市场经济体系中的重要组成部分，对我国的经济发展起着关键性作用，也是促进经济结构向更健康、合理方向进步的重要主体。国企中的人事档案管理工作在国企员工工作的各方面具有重要作用，人事档案管理部门收录每个员工的个人简介、社会关系、职业能力等信息，是国企人力资源部门对员工进行聘用与培训的重要参考。做好人事档案管理工作，可以厘清企业的员工构成，并根据这些信息进行各项人力配置工作，使企业的管理更加具有效率。在新形势与新环境下，国企要意识到人事档案管理的重要作用，并积极引入互联网技术，促进人事档案管理的信息化，提高管理的效率与质量，为企业的科学管理提供支持。

1国企人事档案管理目的及原则

作为一项重要的管理工作，人事档案管理在日常的工作中有以下几个目标：第一，保护档案的机密性。在信息化的时代，虽然在一定程度上实现了信息共享，但企业间的竞争主要是依靠信息差，掌握的信息越多、越全面，所具备的优势就越大，因此，保证人事档案的机密性是保障企业拥有竞争优势的重要条件，也是人事档案管理工作需要遵循的原则；第二，保持档案资料的完整性，人事档案主要是有纸质版与电子版，虽然在互联网技术广泛应用的今天，企业的人事档案管理已经实现了无纸化，但为了保障信息的安全性与可靠性，还是需要完整的信息材料进行参考，因此，档案材料的完整性是检验档案管理工作质量的标准，也是材料信息高效利用的前提；第三，要保证档案使用的便利性，人事档案管理的目的便是为了更好的利用信息，人事档案管理要保证有序保管档案，做到科学管理。

2国企人事档案管理基本内容

企业人事档案管理主要有五大基本内容，分别是材料归档、检查核对、转递、保卫保密与统计，其中，最为主要的工作内容便是材料归档、检查核对与统计。材料归档是指新收录的档案材料要及时的归入档案，具体的步骤是：先判断档案是否符合要求，再根据档案的性质进行归类，并在目录上登记其名称，最后将档案放置再固定位置放入档案。检查核对是指对档案材料的内容与外表进行检查，对内容进行核对，看其是否符合收录标准，再看材料的外表是否存在损坏现象，并检查好档案储存室门窗的情况，并定期进行检查核对工作，保障档案材料的安全性与正确性。转递是指档案的转移和投递，一般是由于工作调动引起。

3提高国企人事档案管理工作的对策

3.1增强档案管理意识

加强国企人事档案工作的管理，就要加大对人事档案管理的宣传力度，使国企管理人员认识到档案管理在企业发展过程中的重要性，积极转变落后的人事档案管理理念，加大对人事档案管理工作的基础设施投资，引进先进的管理设备与技术，提高国企档案管理的信息化水平，改善人事档案管理的工作环境，营造更好的工作氛围。另外，还要增强人事档案管理工作人员的岗位意识，了解自身工作的重要性，并树立强烈的职业责任感，不断提高自身的工作能力，促进人事档案管理水平的提升。另一方面，还要加强企业其他人员的档案管理意识，使其能够更加以积极地配合档案管理工作，使企业的人事档案更加完整。

3.2创新人事档案管理方式

创新人事档案管理的工作方式与手段，在日常的档案管理工作中引入计算机技术，使国有企业的人事档案管理工作向着信息化方向前进。国企领导人员加大对人事档案管理的技术资金投入，大力引进先进的管理设施与软件，提高人事档案管理的信息化水平，并积极培养人事档案工作人员使用先进电子设备的能力，实现电子档案管理，更加的高效、便捷，还可以使人事档案的保管时间更长，保密性更强，切实保障企业的信息机密性，实现国企人事档案管理的高效率工作，节约工作时间，提升管理质量，为企业的健康发展奠定基础。

3.3规范人事档案管理制度

人事档案管理要想实现规范化，就要建立完善的人事档案管理制度，为国企的人事档案管理工作提供工作准则与制度保障，使国企的人事档案管理更加具有规范性。在对人事档案进行登记的过程中，严格按照相关制度规定，对员工的个人信息进行如实登记，在对人才进行选拔时，要优先考虑品德与个人作风，不能只看重高学历和高能力，严厉杜绝人才选拔中的走后门现象，保证人事选拔的公平、公正与透明。另外，还要将制度的完善确定到人事档案管理的每个细节，对每份档案都要严格审查其中的内容是否符合标准，并按照其性质进行分类，放在固定位置，以便寻找与调取，提高工作的效率。

3.4提高人事档案的使用率

人事档案的管理目的便是方便国企内部人员的使用，在信息透明的时代，实现信息共享才能充分发挥人事档案管理的价值。可以借助多媒体工具进行信息的共享，通过互联网技术将档案信息导入企业的内网系统，将可以公开的信息放置在小程序中，使企业员工能够便利地查阅相关图片、音像、文字等信息，实现人事档案资料的利用。

3.5提高人事档案管理人员的职业水平

人是企业人事档案管理工作中的主体，在人事档案管理工作的创新与改革中，工作人员也要积极提升自身的工作水平与职业能力，不断学习先进的管理思想与理念，了解信息化知识，熟练掌握人事档案管理工作的内容与流程，提高工作效率与质量，促进人事档案工作的发展。

结束语：

改革人事档案管理体制，建立统一合理的人事档案管理体制，是推进我国社会经济发展，适应科技进步的需要。但是，在完善我国国有企业人事档案管理制度的过程中，还存在许多问题，需要我们不断地改进和完善，才能更好地发挥其作用。以信息化、网络化为方向，推进人事档案管理体制改革创新。

参考文献：

[1]国有企业人事档案管理的现状与对策分析[J].谢明彧.企业改革与管理.2020(09)