数字化背景下医院办公室档案管理模式构建

数字化背景下医院办公室档案管理模式构建

翁丽燕

罗定市妇幼保健院    527200

摘要：医院的办公档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分而言，其对于医院现代化建设进程的推进具有至关重要的作用。而数字化时代的到来，促使医院办公档案管理模式也发生了相应的变化，在医院办公档案管理中应用数字化技术，不仅可以有效提高档案管理的工作效率和档案信息的利用率，还可以进一步强化医院的管理效果。基于此，本文充分阐述了数字化技术在医院办公室档案管理中的作用，并深入分析了当前时代背景下医院办公室档案管理中所存在的一些问题，进而为数字化背景下医院办公室档案管理模式的构建提出了一些有效的对策。

关键词：数字化背景；医院；办公室；档案管理模式

引言

伴随着医院在日常运行过程中其档案信息也在逐渐增多，面对日益增多的档案信息和资料，如何有效提升医院办公室档案管理的效率已然成为了当下各个医院急需解决的一大重要问题。而数字化技术的出现则有效改变了医院办公室的传统档案管理模式，并为医院的档案管理工作提供了一种全新的思路和方向。鉴于此，本文以数字背景下医院办公室档案管理模式的构建作为研究主题，并对其展开了相应的探讨和分析。

一、数字化技术在医院办公室档案管理中的作用

1.可有效提升医院办公室档案管理的工作效率

医院在传统的办公室档案管理工作中，其大多是通过人工来完成各类档案信息和相关资料的整理及归档，工作人员不仅需要面对很大的工作量，且还很容易在具体的操作中损坏或遗失一些比较重要的档案资料。但目前，相关管理人员只需要利用计算机技术和数字化技术来对档案信息进行电子分类和归纳整理即可，将医院运营过程中的诸多档案信息用数字化形式记录，并通过计算机网络构建相应的档案数据库[1]。而且相关管理人员还可以利用信息化系统来对所有的档案信息和资料进行储存及管理，这不仅省去人工管理中的诸多繁琐步骤，还为工作人员节省了很多时间，极大的提高了档案管理的工作效率。

2.有利于实现档案信息的内部共享

目前，国内一二线城市的医院普遍数字化技术、大数据技术以及数据库技术等多种先进的科学技术来做好医院办公室的档案管理工作，并运用这些技术建立了相应的数字化的档案管理体系。相关管理人员不仅可以将以往传统的纸质信息资源合理转化成数字化以及无纸化的档案信息，还可以应用网络化的形式将这些数字化形式的档案信息进行有效连接，从而实现档案信息的内部共享。如此一来，医院各个部门的工作人员都可以在数字化档案管理平台上检索或查找自己所需要用到的档案信息，方便相关工作人员在日常工作岗位中及时查阅和调取相应的档案信息。而且相关管理人员也可以将医院在运转过程中的最新信息及时上传到相应的数字化档案信息管理平台上面，促使医院各个部门的工作人员登录到平台上都能及时了解和查看这些最新的档案资料[2]。

二、数字化背景下医院办公室档案管理所面临的困境

1.档案管理的数字化水平不高

基于数字化时代，很多医院虽然已经初步实现了办公室档案资料及信息的数字化管理，但其整体的数字化管理水平却仍然有待提升。很多医院在利用数字化技术对办公室的档案资料进行有效管理的过程中，通常只是简单的应用计算机将一些纸质的文件资料录入到相应的数字化档案管理平台中，其数字化技术的使用相对单一。尤其是在一些档案信息或文件的收集以及查询上，部分医院的档案管理人员仍然是以人工查询或收集为主，而并未充分利用数字化技术和大数据技术来进行档案信息的检索和查阅。而且很多医院都缺乏完善的的人才培养机制和健全的档案管理体系，而且在对档案信息进行管理的过程中，也并没有使用一些现代化的档案管理手段，从而使得档案数字化的整体管理水平不高[3]。

2.数字化档案资料存在信息安全隐患

在当前数字化时代背景下，数字化术的发展和广泛应用虽然给医院办公室的档案管理工作带来了诸多好处，但同时也造成了一定的信息安全隐患，让医院办公室内部的档案信息面临着被盗取、重要信息泄露的风险。目前，很多医院都构建了数字化档案管理体系，很多档案资料和医院患者的档案信息都是储存在计算机中，倘若计算机硬件或软件发生故障，亦或者中了木马病毒、被黑客侵入等就会造成一些患者的档案资料及重要信息被泄露，甚至是造成数字化档案信息的丢失。从当前众多医院办公室档案管理的现状来看，大多数医院都并没有构建较为完善的信息安全防护体系，相关管理人员通常只是简单了设置了相应的 密码口令来对档案信息进行安全管理，且其密码不会定期更换，这极大的增加了档案信息的安全隐患。

三、数字化背景下构建医院办公室档案管理模式的路径

1.积极创新数字化的档案管理模式

    针对于当前医院办公室档案管理的数字化水平有待提升的现状，相关管理人员应当结合医院办公室的实际发展情况，不断强化数字化技术的应用，充分运用数字化的优势来完善和优化医院办公室的数字化档案管理模式。首先，相关管理人员在收集档案资料和信息的过程中，应当事先和医院各个部门之间取得相应的联系和沟通，从而对各个部门的档案资料进行集中化的收集。紧接着，相关管理人员还应当利用大数据技术对这些档案信息进行相应的整合及分析，并玩对一些人事资料、患者病例信息进行重点分类归档，从而实现医院办公室档案信息的数字化，以便于为后续档案信息的查询提供一定的便利性。其次，档案管理人员在对医院办公室档案自己分类归纳和保存的过程中，也应当结合实际情况建立相应的责任制度，明确相关工作人员的职责与义务，从而不断强化工作人员的责任意识，避免档案信息出现无人管和多人管的现象。最后，医院也应当不断加大档案数字化建设的资金投入力度，结合医院现有的设备以及实际情况购入一些数字化管理设备和软件，科学搭建一个较为完善的档案信息化管理平台，在一些信息的查阅和检索以及收集过程中积极使用数字化技术和大数据技术来完成相应的管理工作。

2.全面提升数字化档案信息的安全防护水平

医院办公室档案管理部门若想有效构建一个安全的数字化管理平台，就必须不断提升数字化档案信息的安全管理水平。这就需要管理人员在文件服务器和计算机网站上安装一些功能强大的杀毒软件，例如360安全卫士、木马查杀、火绒等杀毒软件定期对计算机系统进行全面检测和查杀。与此同时，档案管理人员还需在日常管理中提升防御意识，在计算上系统上设置防火墙这种安全性能较强的防御体系，从最大程度上防止一些木马病毒和黑客的入侵，以此才能医院办公室档案信息的安全。为了防止一些不易察觉的病毒对档案信息造成危害，管理人员还需要结合实际情况和档案管理的需求，积极采用静态备份和同步备份相结合的方式来对医院各个部门的一些重要信息进行备份，还需要建立一个档案安全应急响应系统，以此来提升档案信息的安全性。

四、结语

综上所述，在当前数字化时代背景下，医院办公室的档案管理也呈现出了诸多新的特征，而且数字化技术在医院办公室的档案管理中也起着至关重要的作用，其不仅可以有效提高档案管理工作的效率，还可以在一定程度上降低管理成本。而针对于当前医院办公室当管理中存在的这些问题，相关管理人员应当不断完善和健全其内部的档案管理制度，不断提升数字化档案管理水平和信息安全水平。

参考文献：

[1]丛莉.论数字化背景下医院办公室档案管理模式构建[J].黑龙江档案,2021(02):136-137.

[2]李文文,孔雅欣.数字化时代医院办公档案管理模式的构建[J].办公室业务,2020(13):183-184.

[3]仲耸.数字化时代医院办公室档案管理模式的构建研究[J].办公室业务,2019(13):58+61.