简析加强企业档案资源开发及利用对策

简析加强企业档案资源开发及利用对策

张艳

湖北省黄石市 湖北西塞山发电有限公司  邮编:435000

摘要：在市场竞争日益激烈的环境下，企业管理也迎来更加严峻的挑战，而在这样的形势下档案资源的重要性越来越突出，而如何提升档案管理与使用成为重要企业发展的关键。档案资源在企业日常运转中应用越来越宽泛，对提升企业经济效益与市场竞争能力具有重要的作用。因此，各企业必须进一步转变档案资源管理工作模式，加强自身档案资源地开发及利用工作，最大限度地挖掘企业档案资源潜藏的价值，促使企业经济稳步发展。

关键词：企业档案资源；档案资源管理；开发及利用

引言

档案资源建设是以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学，能提供有效服务的档案资源体系为目的，依据有关法律和规章制度开展的档案积累、移交、接收、整理、开发利用等一系列档案工作。档案资源建设是档案工作的基础，是档案事业发展中一项根本性、具有战略意义的工作，是做好档案工作的前提和保障。随着企业深化改革和信息技术在档案管理中的不断深入，企业档案工作的内外环境发生了深刻变化，新的档案记录形式和管理方式不断涌现，档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。如何最大限度地丰富档案资源、延长档案资源寿命、开发利用档案资源，是新时代企业档案资源建设的重点和难点，需要调用企业各方面的资源。

1企业档案信息开发及利用的重要性

1.1企业档案信息开发及利用工作是企业持续发展的保证

企业在多年发展过程中，积累了大量的档案资料，这些资料是企业资产凭证、活动记录，更是企业发展时的智慧结晶。通过档案信息，可进一步把握企业发展规律，增强日常决策的主动性、预见性，企业档案资源不只在企业改革时发挥着巨大价值。同时，在解决产权纠纷以及维护职工利益诸多方面都有着其他资料不能替代的价值。所以，加强企业档案信息管理工作，高效保护档案以及有效应用档案信息，是企业稳定运作以及规范管理的必要条件，可为企业未来发展做好后盾保障。

1.2企业档案具有的文化价值

企业档案记录了企业的发展史与奋斗史，是企业全员的履历本、编年史。同时，企业档案也彰显了企业文化演变，是企业文化的载体。笔者所在企业在成立50周年之际，档案部门展出了各个历史时期的史志资料，不仅直观展示了企业为国家基础设施建设所作出的巨大贡献，更表现了企业员工在艰苦环境下的精神风貌，档案中所蕴含的精神力量和文化价值，有效提振了全体员工士气，增强了全体员工的向心力。

2目前企业档案资源开发及利用工作存在的问题

2.1企业档案资源的管理方式比较落后

现阶段，由于部分老企业还沿用传统的档案资源管理方式，保存档案资源信息的形式以纸质档案为主，采用信息技术手段来保存档案资源的情况不多，主要原因在于企业传统的档案资源管理理念及落后的档案资源管理方式，未对以前产生的纸质档案进行数字化；档案管理系统尚未与各种信息平台开通接口，使新成的电子文件未能归档。纸质档案在利用过程中易使档案受损，在借阅使用过程当中还非常容易丢失。另外，随着企业经营领域和生产规模的不断扩大，导致档案资源的类型也越来越多，传统的档案管理方式无法对全部的档案资源进行有效管理。从以上两个方面来说，企业档案资源的管理方式落后严重制约着企业开展档案资源开发及利用工作的脚步。

2.2专业人才建设的问题

人才的重要性在任何时候都是毋庸置疑的，特别是近几年新技术、新观念层出不穷，档案管理人员不学习是肯定跟不上时代的步伐，也跟不上企业科学管理对档案管理的要求，跟不上企业员工对档案利用的需求。档案管理人员不仅要精通档案业务，还必须掌握计算机、网络以及所处单位主要的专业知识，才能适应当下档案科学管理的需要。众所周知，档案管理部门的地位决定它从来不是一个热门单位，只有通过创造条件去吸引人才，同时培养档案部门原生人才，来满足新时期企业档案管理工作的需要。

3企业加强档案资源开发及利用的有效对策

3.1规范管理和有效共享

企业对档案信息资源的管理、开发、利用是一个长期的过程，需要加强系统性、规范化的管理，同时还需要提升企业档案信息资源开发利用过程中的有效共享性，才能发挥出其对企业发展的重要影响作用。一方面，企业需要设置专门的档案信息管理部门，打造一支优秀的专业大数据技术团队，来对企业大数据信息数据进行系统性安全管理，并且不定期地对档案信息管理负责人员进行专业技能和技术的培训；另一方面，企业高层领导人要对企业档案信息资源管理部门日常工作做好内部监督，确保信息技术的安全性，既要防止外部的网络黑客攻击，也要监督内部人员恶意窃取档案信息资源倒卖给同行，给企业带来不必要的经济利益损失。此外，企业内部要充分地发挥档案信息资源的商业价值，各个部门之间要及时地及时地进行数据共享，提升企业生产力。

3.2完善档案信息资源运营管理机制

结合企业特点，对档案信息资源进行整体梳理，形成一体化数据收集。明确各类信息资源重要程度、分类、内容、形式、颗粒度、来源，综合考虑利用价值、数据完整性、收集工作量、关联性等因素，准确定义各相关信息字段的含义、类型、长度，针对各个数据项的表述方式做出规定，统筹研究制定数字档案数据采集规范、工作方法和实施细则。以利用需求为依据，按照先进性、完整性和可调整性的原则，借鉴和采用成熟、相关的标准规范，着眼于档案工作的发展，研究制定符合业务需求、利于后续开发利用、切实可行的标准规范体系，例如《纸质档案数字化规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能的规定》《企业档案馆（室）建设指南》等。通过一系列规则的贯彻与实施，为各类档案信息实体的科学收集、有效整理和规范加工提供指导，同时促进多元化档案信息资源的组织协调。健全档案信息资源开发机构，突破传统观念，灵活优化档案业务队伍知识结构、技术技能。以单位实际应用场景需求为导向，补充具有信息化、专业知识等背景的信息资源开发人才力量，配套以制度保障、激励措施，为档案信息资源开发注入新活力，加速档案信息增值。

3.3加强企业档案信息开发及利用基础设施建设

为了保障档案管理工作取得理想成果，应保障档案的安全性，这就意味着应配备专业的硬件及软件。应在企业内配备专业的防盗储存柜、监控系统以及空调，并且要保障有灭火毯以及防毒面罩等消防器材，这样才能保障档案安全，如遇到危险情况，能及时拯救档案。所采取的监控设备，应具有超强的保护功能，结合现实需求定期升级。另外，还要准备充足的打印机、扫描仪、计算机并进行设备维护。在选择储存设备时，要确保档案信息储存实际要求得以满足。如果档案信息非常重要，储存设备则应具有稳定性、专业性等特点，并且要同时将其转变为纸质材料，这样才能防止系统瘫痪、崩溃时危害档案，留有纸质材料原件，以备不时之需。应创建完善的管理系统，应用内网传输数据、管理数据，并且要相应地装上防护软件、杀毒软件。与此同时，为了保障信息化档案信息管理系统应用的安全性，要在计算机网络内添加杀毒软件，定期针对数据库中的信息进行备份及维护，增强用户访问安全验证，全面加强信息化档案管理安全指数。

结语

企业要树立“大档案”管理格局，应用信息赋能、网络增能、体系聚能的现代化管理新模式，全面提升档案存量数字化、增量电子化、服务信息化水平。坚持守正与创新并举，不断汲取经验，优化档案管理，进而不断实现档案管理提档升级，为企业高质量发展和国家经济发展提供有力支撑。

参考文献

[1]丁华琴.试论企业档案的重要性与管理[J].办公室业务,2016(16):111.

[2]刘丽平.加强企业档案资源开发利用工作的措施探讨[J].办公室业务，2014.

[3]陈　浩.企业档案信息资源开发利用的问题与对策[J].黑龙江档案，2014.