高校文书档案的现代化管理策略 

高校文书档案的现代化管理策略 

淮伟凤

渭南职业技术学院   陕西省宝鸡市714026

摘要：高校是培养人才的重要基地，高校文书档案真实记载和反映了学校招生、科研、教务、学工等各种实践活动，具有较强的保存价值。科学、规范管理文书档案，能够推动高校的长足有序发展，互联网+时代，高校文书档案的管理呈现出新的变化，新形势下，如何立足高校发展的需求和档案管理工作的实际，实现文书档案的规范化管理值得探究。

关键词：文书档案；现代化管理；策略

引言

高校文书档案的现代化管理是先进的管理方法，是满足社会和高校等多方面需求的变革，是目前来说正确的档案管理途径。在高校文书档案的现代化管理中，档案管理是一个系统工程，要实现现代化的管理，就需要不断提升管理理念，提升管理的知识和技能，提高管理人员的素质，使高校档案管理现代化建设更加高效快捷，提高我国高校文书档案管理的现代化程度，切实提高工作效率，发挥文书档案应有的价值。只有文书档案的基础工作做好了，才能使得高校的发展更加稳定，有更大的发展前途。

1高校文书档案的内容

高校文献档案的产生，主要来源于学校的教学、科研、学工等各类业务活动。根据2008年教育部《高等学校档案管理办法》27号文件的规定，高校档案分为党群、行政、学生、教学等十一大类。而大学的文书档案，则是由学校内部与外部的交流活动所形成的各种文件。高校档案的管理要严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“八号”），将档案的存档期限分为永久存档和定期存档，定期存档可分为30年、10年。

2高校文书档案的现代化管理策略

2.1建立完善的档案管理制度

高校在发展的过程中，需要记录学校的日常事务、学生的档案等，都要有自己的档案，并需要建立健全的档案管理体系，规范档案的管理。在文件档案的管理上，有了相应的制度，可以有效地实现档案管理的功能。在实行经营管理时，必须严格遵循现代管理模式，使其具备一定的时代性、社会性，使其更好地发挥其管理功能。比如：高校在档案工作中要根据国家有关规定，制定出与之相适应的档案管理体系，以规范档案工作人员的工作，从而提高档案工作的质量；当然，要根据每个人的具体情况，进行人性化的管理。

2.2改革和创新文档管理的观念

观念是推动工作的推动力，是推动工作的根本，提高档案管理工作的理念，提高档案管理工作的质量；在现有的管理基础上，进行持续的改革与创新，从而推动了档案事业的发展。从另一个角度看，文献档案既是学校的资讯，又是学校发展的历史见证，是学校发展的重要材料；只有实行现代管理，才能更好地适应社会发展，为学校的发展注入强大的推动力。通过“菜单式”的训练，将文件科学的、有序的归类，使档案的管理也向着现代化的方向发展。

2.3根据法律进行档案的建立

我国是一个法制森严的国度，有关文件的管理也有相应的法规，不能随心所欲地随意进行管理。高校在建立档案管理机构时，必须要遵守国家有关法律、法规的规定，而且要有一定的秩序。当然，法律是一方面，对档案工作人员也有一定的要求：必须在入职前进行相关的培训，并对入职人员进行法律宣传。“无规则不成方圆”，既要遵守自己的纪律，又要受到其他部门的监管，既要把管理与监督有机地结合起来，又要依法建档。

2.4引进先进的文书文档管理设备设施，提高文档管理的技术

科技与装备是衡量一个单位长期发展的重要标准，先进的设备、先进的科技手段可以为单位的发展注入新鲜的活力，而对高校的文件档案管理更是如此。因此，高校档案管理工作必须具备现代化的文件档案管理设备，同时还要有高超的技术支持；在技术、装备、硬件等方面具备硬性条件，档案的现代化管理才能得以充分发挥，从而促进学校的长期发展。在文书档案的管理上，要加大投入，不断地借鉴、引进国外的先进管理思想、技术，使其与时代同步，从根本上改善档案管理工作的效能。

2.5提高文书档案现代化管理的水平

利用现代科技、现代管理手段对档案进行管理，使档案管理科学化，可以更好地实现档案的管理。在当今科学技术发达的今天，大学的发展离不开先进的技术支撑。这是最便捷的方式。在高校的档案中，购置先进的电脑器材，为档案的管理做好铺垫；同时，也要向高校的管理者们教授先进的管理理论，通过对他们的技术进行培训，使他们的思想和技术能够跟上时代的步伐，使他们能够更好地管理好档案。通过对先进的管理技术进行训练，可以使管理者首先掌握管理学的基本理论，然后在理论的基础上进行技术的学习；不要盲目地训练，没有特定的训练次序，不仅无法提升管理水平，还会产生相反的影响。在实践中，可以通过互动的方式进行档案管理方面的专题讲座；拓展了管理者的知识视野，与之面对面的互动沟通，有利于提升档案管理工作的能力。

2.6把电子文书档案管理和纸质档案管理有机地结合

在如今现代化技术发展的背景下，文书档案的电子化提供了极大的方便。在电子文书档案管理不断普及的情况下，也不能忽视了纸质档案管理的重要性。从法律层面来说，电子文书档案是没有法律效力的，在出现问题的时候，有法律效力的还是纸质的原始档案。从本质上来说，要想保证高校的合法效益，就需要电子档案和纸质档案有机地结合起来，共同发挥作用。

2.7档案工作人员要建立现代化管理的服务理念

高校建立文书档案管理机构，并非只是单纯的归类，还要求具备一定的思维逻辑能力。在管理文件的过程中，要清楚地了解文件的整体结构，了解文件中的内容，以便在管理文件的过程中迅速找到所需的文件；了解各种文件，结合现代管理思想，能极大地提高文件的工作效率。另外，要有自己独特的观点，能够从学校的发展角度来思考问题；能够将这些资料提取出来，然后进行转换，从而为档案管理提供现代的服务。

2.8建设资源共享的网站，实现信息的良性互动

在互联网的今天，网络已成为我们的日常生活，它已成为我们的学习、生活中不可或缺的一环；是大学生社会交往的一个重要平台，也是大多数大学实践中的一种手段。而大学的档案管理也要与时俱进，这也是未来发展的必然趋势。在实行现代管理的同时，高校也可以通过自己的网站，与外部的信息进行交互。而建立一个资源共享的站点，既能有效地提高高校的档案管理工作，又能为各大学创建一个具有特色的网站；实现内容的分享，还可以与其它大学的网站交流文件的管理，互相促进，不断提高。

结束语

在信息时代的背景下，信息档案发挥着重要的作用，而信息档案也是高校发展中不可缺少的一部分，是高校发展历程的见证。随着科技的不断进步，智能化和自动化逐渐融入人们的生活中，也逐渐应用到了高校文书档案管理方面，高校有了属于自己的特有电子文档库，促进了文书档案的发展，有利于高校文书档案工作朝着现代化管理模式发展。

参考文献

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