关于办公室文书档案管理工作的思考

关于办公室文书档案管理工作的思考

葛兴艳

云南省昭通市人力资源和社会保障局  云南昭通  657000

摘要：在企事业单位的档案管理工作中，对于办公室文书档案的管理至关重要，文书档案几乎涵盖了企事业单位全部的资料，做好这方面的管理工作能够为相关工作人员查阅资料提供便利。然而当前的企事业单位办公室文书档案管理工作还存在不少问题，本文在对这些问题进行深入分析的基础上，提出针对性的整改措施，以期不断提升文书档案管理工作质量。

关键词：办公室；文书档案；管理

办公室文书档案管理是企事业单位管理工作中一项重要的内容，其工作质量的好坏对于整体的管理工作质量有着直接的影响，只有不断提高文书档案管理工作的质量，才能为企事业单位的全面发展提供保障。因此，相关工作人员必须明确自身的职责和义务，切实做好档案管理工作。

一、办公室文书档案管理的要求

1.对于工作人员的要求

办公室文书档案管理人员应具备一定的专业知识，对于各类档案的标准格式做到熟练掌握，从而保证档案接收的专业性，并能够在接收档案后第一时间进行分类整理。此外，要求档案管理工作人员充分认识到其工作的重要性，从而提升其责任意识，更加认真负责地完成各项工作。信息化的时代背景下，档案管理工作人员必须能够熟练地进行电脑操作，以提高工作效率。

2.对于资料收集的要求

一个单位分为不同的部门，各部门的文档信息和专业数据有较大差异，这就需要文书档案管理工作人员对各部门的信息和数据有所了解，以便于能够准确进行资料的存储。而考虑到档案资料的存储有纸质的也有电子版的，为了更好地管理，应就这两种方式建立相应的操作标准。

3.对于资料归档的要求

当前大多数企事业单位都以纸质和电子档案两种方式将资料归档，所以相关工作人员应能够熟练掌握纸质档案的存档操作，及时找到资料对应的文件夹，做好资料的归纳整理。此外，对于电子档案管理系统也应不断加深了解和认识，掌握通过电子系统归档的操作，从而提升工作效率。

二、办公室文书档案管理现状

1.缺乏对文书档案管理的重视

当前，大多数企事业单位并没有给予办公室文书档案管理工作充分的重视，造成其他部门及相关工作人员也并没有形成良好的档案管理意识，很少有人长期按照文书档案管理制度的相关要求开展工作。通常情况下，各部门应主动提交相关的资料，供档案管理部门收集整理，但从目前的状况来看，办公室档案管理人员在进行资料的收集时，其他部门的配合度并不高，往往需要追着索要。长期如此，会对档案管理人员的工作效率造成很大的影响，与此同时，也会使其工作任务加重，对于档案管理系统的优化升级非常不利。

2.缺乏对文书档案管理的力度

在进行文书档案的储存和归档时，往往需要办公室其他部门和档案管理系统间的深层关联，及时提交生成档案，之后档案管理部门的工作人员对档案进行分类，最后进行储存和归档。然而实际工作中，大多数的单位缺乏管理力度，由于各单位人员较多，很难统一思想，加之一些工作人员自觉经验丰富，对于工作容易放松和懈怠，这就使得档案管理很难做到精细化。

3.缺少完善的文书档案管理制度

办公室文书档案管理制度不完善是企事业单位普遍存在的问题，这就使得各部门将其全部的档案资料不加归类的都放于办公室档案中，各式各样的档案资料混杂，非常不利于查找。此外，档案管理人员工作任务繁重，对于收集到的档案资料没有时间进行整理、分类和归档。其他部门的工作人员缺乏对档案管理工作重要性的认识，所以在借鉴档案后未按照要求及时归还，这就容易造成资料的损坏或丢失。为了使文书档案管理工作更加规范，有必要制定相应的管理制度，在资料的收集、整理、外借等环节形成相应的规章制度，使各方面工作更加有序的推进。

4.工作人员缺乏主观能动性

办公室文书档案管理人员缺乏主观能动性也是非常普遍的问题。这一问题的形成主要有两方面的原因，一是企事业单位没有给予文书档案管理工作应有的重视，而且对于这项工作的内容缺乏了解，将工作看得过于简单化，这种管理层不重视的状态会大大影响办公室文书档案管理人员的工作积极性。二是档案管理工作任务繁重，工作内容枯燥，工作人员压力大，容易疲劳，工作的积极性也逐渐消退，最终影响工作效率和质量。

三、办公室文书档案管理工作改进策略

1.提高对办公室文书档案管理的重视

企事业单位管理层要积极转变观念，提高对于办公室文书档案管理工作的重视，由此才能引起各部门对档案管理工作的重视，认识到这项工作的重要性，使得其他部门能够积极配合档案管理部门的工作，确保档案管理的各个工作环节都能够做到位。企事业单位的领导应结合单位的发展需要，制定有关于文书档案管理的相关决策，规范和指导文书档案管理工作，与此同时，也要加大在文书档案管理方面的投入，保证文书档案管理工作正常开展。

2.加大对办公室文书档案管理力度

加强办公室文书档案管理力度，以规范相关人员的工作。由此，需要形成一套系统的考核机制。针对全部工作人员开展相应的评审，结合其在文书档案处理中的表现予以相应的奖励或是惩罚，从而提升其对档案文书管理工作的重视，在今后能够更加认真地开展工作，并尽可能将工作做得精细化。

3.健全办公室文书档案管理体系

要想提高办公室文书档案管理工作人员的工作质量，必须形成一套标准的管理体系，所以各单位应着手建立办公室文书档案管理工作机制，在积极推动档案管理制度落实的同时，对实际操作中存在的问题进行分析和纠正，以促进管理体系不断完善，保证档案管理工作顺利开展。

总之，办公室文书档案管理工作是企事业单位非常重要的工作内容，相关部门及人员必须予以高度重视，建立健全文书档案管理体系，加大管理力度，切实解决目前文书档案管理工作中的突出问题，不断提升工作质量，推动企事业单位向更加长远的方向发展。

参考文献：

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[2]刘红红.新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作[J].办公室业务,2021(10):150-151.

[3]沙吾列·霍善.基于办公室文书档案收集与管理途径的探究[J].办公室业务,2020(22):119-120.