大数据时代背景下档案管理工作探讨

大数据时代背景下档案管理工作探讨

崔霞

陕西延长石油榆林凯越煤化有限责任公司陕西榆林  719000

摘要：档案管理是社会经济生活的重要组成部分，承担着记录与保存的作用。随着信息技术的发展，档案管理工作也迎来了全新的挑战，如何在大数据时代背景提升档案管理的有效性成为行业内重点研究的课题。基于此，本文从档案管理工作的概述出发，在分析大数据时代给档案管理工作带来的挑战和促进作用的基础上，重点提出关键优化策略，希望能为相关管理者提供价值参考，提高档案管理的效果。

关键词：大数据时代；档案管理；挑战；作用；策略

一、档案管理工作概述

档案管理是社会信息系统建立和发展的基础，是管理人员对档案物质本身以及其中所蕴含的数据信息进行的科学化、系统化的管理和维护工作，包括档案资料的收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、研究、利用等各类工作的总和。随着社会生活的全面发展，档案管理工作逐渐展现出强大的服务性、政治性和管理性等特点，担负起了重要的社会发展意义。

二、档案管理工作在大数据时代背景下的新挑战

（一）对档案管理理念的挑战

传统的档案管理工作主要是对不同类型、不同级别的文件资料进行系统化的整理和归类，受到的干扰因素较少。随着大数据时代的到来，各种类型的文件信息相互交错，形成一个庞大的信息综合体，此时的档案管理工作必须树立数据化、信息化的管理理念，充分意识到各类档案信息之间的关联性和管理上的一致性，将整个档案管理工作进行全面系统的把握。

（二）对档案管理工作的挑战

如前文所述，随着大数据时代的到来，档案中的信息数据不仅在数量上呈现出快速增长的趋势，在类型上也愈发地多样化，这就使得新时代的档案管理工作变得更加复杂，且关联性更强，任何一步的管理偏差都有可能对后续档案的整理、归档、连接、研究利用等造成难以修复的不利影响。这无疑提升了档案管理工作的难度，带来了颠覆性的行业挑战。

（三）对档案管理人才的挑战

大数据时代的到来使得档案管理工作变得纷繁复杂，各种资料信息与数据相互交错，这就要求档案管理人员必须具备强大的专业能力，拥有系统完整的档案管理知识体系，能够运用专业知识开展档案管理工作。另外，强大的信息决策能力、敏锐的资料整合能力以及全面的数据解读与分断能力等，都是新时代档案管理人员需要具备的基本素养。

三、大数据时代背景对档案管理工作的促进作用

（一）提高了数据的可用性

一方面，档案管理人员可以利用大数据技术对海量的信息资源进行收集、整理与归纳，以及特定要求下的深度分析与研究，从而筛选出具有重要价值的信息资料，提升数据的可用性；另一方面，信息技术的发展使得档案资料在存储上不易损坏，在传输上更加安全，这为档案管理人员随时调取可用的数据资料提供了可能，也为后续的研究工作提供了可用的参考资料。

（二）增强了数据的动态化

动态化是大数据时代背景下档案管理工作的突出特点，也是管理工作顺利开展的基础。一方面，当数据存储代替传统的纸质档案存放时，档案管理工作在内容上和空间上都得到了有效扩展，随时随地进行管理成为现实可能；另一方面，信息技术的加持使得档案资料在收集、整理、归档等全流程实现了动态化，不仅确保了档案管理工作的全面性，也有效实现了资源的即时共享。

（三）提高了管理的便捷性

便捷性应该是大数据技术给档案管理工作带来的最大好处，不仅大幅度提高了信息数据的传输速度，增强了管理效率，而且能够无限存储纸质档案、音频、视频、代码等多种形式的数据信息，打破了传统档案管理的局限性。另外，利用信息技术还可以将档案资料的数据信息进行格式、形式等方面的即时转换，满足特定的管理和研究需求。

四、大数据时代背景下档案管理工作的优化策略

（一）树立大数据档案管理意识

意识是行动的基础，也是行动成功与否的核心保障。大数据时代背景下的档案管理工作也是如此，相关单位需要从上至下全面树立大数据管理意识，切实提高新时期档案管理工作的质量，助力社会信息发展。

首先，各级领导需要全面认识大数据时代背景对档案管理工作的影响，重视档案数据化和信息化建设，并在档案管理工作中发挥先锋模范作用；其次，各部门之间需要强化合作意识，以强大高效的系统性应对大数据时代带来的管理挑战；最后，档案管理人员需要提高认知，时刻以数据化标准指导管理工作，积极整理和挖掘档案信息中具有重要价值的数据资源，为相关研究提供帮助。

（二）建立并健全档案管理机制

面对大数据时代带来的信息与技术冲击，建立并健全档案管理机制十分必要。相关管理单位或企业部门可以依靠完善的管理机制，科学有效地进行档案资料的整理，规范管理行为，提升管理效果。

第一，制定档案管理制度。管理单位根据档案管理的要求和人员构成情况，制定科学详尽的档案管理制度，规范档案管理的细节，明确各岗位和各环节的职责，落实管理责任制。第二，完善人员考核制度。针对档案管理工作的具体内容，对管理人员开展定期的理论与实践考核，并落实评价和奖惩制度，引导管理人员提高职责意识，激发工作热情。第三，强化监督制度。安排特定的监督人员或采用信息化技术对档案室或档案管理人员进行实时监督，确保不会发生违规操作或管理事故。

（三）更新完善相关软硬件设施

软硬件设施是大数据时代下档案管理工作的技术核心，加大资金投入力度，不断更新和完善相关软硬件设施才能为档案管理数据化与信息化建设提供有力支持。

第一，优化档案室环境。定期对档案室环境进行检查与维修，时刻确保室内防水、防潮、防火等条件达到既定标准，避免档案管理设备及纸质档案成果受到损伤或破坏。第二，更新并完善相关硬件与软件设备。随着信息技术的发展，管理机构需要定期对档案室内的计算机、服务器、摄像机、扫描仪、打印机等硬件设备，以及计算机操作系统、档案检索与管理系统、信息安全系统等软件技术进行更新和维护，确保档案管理工作的效率和质量。第三，大力建设局域网系统。在外部互联网之外，建设一套成熟的局域网系统，实现各个部门之间的信息共享和动态对接。

（四）建立高素质档案管理团队

管理人员是档案管理工作的直接执行者，关系着最终的管理效果。面对大数据时代信息内容的爆炸式发展，建立一支高素质的档案管理团队势在必行。

一方面，管理单位可以通过公开的社会招聘，吸纳具有专业知识背景，或者拥有丰富档案管理经验的人才，以此优化现有的档案管理队伍结构。另一方面，对现有的档案管理人员进行系统化培训，不断提高其专业素养。例如可以通过邀请专家开设讲座、安排档案管理人员学习进修等方式，增强他们的档案管理技能。

（五）增强档案信息的安全保障

网络时代的开放性使得数据信息的获取变得便捷，同时也让信息的安全性受到了挑战。因此，增强档案信息的安全保障十分必要。

首先，管理单位需要通过系统、专业的培训，提升管理人员的道德品质、职业素养和安全意识，降低档案信息被泄露的可能性；其次，时刻做好档案数据的备份工作，防止发生意外时档案存储设备遭到损坏或丢失；最后，完善档案管理系统的密保防护系统，定期开展安全扫描和漏洞修复，保证数据资料存储的安全性。

结语

大数据时代的到来为档案管理工作带来了机遇，也提出了挑战。管理单位应该顺应时代发展的趋势，重视大数据技术在档案管理中的应用，并在日常工作中不断学习、研究、实践更多更可靠的档案管理技术手段，提高信息数据管理的效率和质量，推动我国社会信息化的持续发展。

参考文献

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[2]张华容.大数据时代背景下档案管理分析[J].城建档案,2021(05):88-89.

[3]聂利乐.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务,2020(12):98-99.