浅析国有企业档案的优化利用

浅析国有企业档案的优化利用

卢丹莉

  陕西地建土地勘测规划设计院有限责任公司   陕西西安    710075

摘要：随着现代企业制度的建立和企业信息化建设的发展，国有企业档案的优化利用必然会与企业信息化建设同步发展。档案是国有企业发展潜在的生产力，只有不断更新服务观念、强化服务意识、创新服务方式，提高服务效能，才能使国有企业的档案信息资源实现保值增值，才能使其真正成为国有企业改革和可持续发展的助推器。

关键词：国有企业；档案管理；优化利用

引言

国有企业档案管理管效能提升的关键在优化档案管理方式，以信息化档案管理改革为重点，形成更加完善的档案管理运转机制，明确阶段性的改革重点，在强有力的人才支持与设备支持下提高档案管理的效率，发挥档案信息的实用价值，逐步降低国企档案使用的成本，满足国企发展建设对档案资源的需求。

1国有企业档案管理的基本特点

1.1体系化

国有企业的规模较大，不少国有企业与政府机关、事业单位、社会科研院所或公益机构等有着紧密的联系。国企自身的规模也相对较大，部、省、市级别的国有企业都有很多下设分支机构，这使得国企档案内容丰富，时政性相对较强，需要在档案管理时对各方面档案进行汇总。加上国企档案信息的数量较多，存储类型多样，管理的难度相对较大，决定了国有企业需要构建分工明确的档案管理机制，明确各方面在档案管理中的作用，形成良好的档案运转机制，重视在有序运转的模式下开展档案管理实践，解决档案管理的具体问题。

1.2标准化

国有企业档案不仅是企业宝贵的财富，更是促进国计民生发展的重要信息资源。国企档案不仅要满足企业内部使用需求，而且还要提供给国家相关部门作为制定社会经济发展政策的重要依据。因此，国有企业档案管理必须遵守国家档案管理法规，提高档案管理的规范性，既要保证国企档案符合行业的基本特征，又要符合国家相关部门的要求，按照统一的标准或规则进行档案的整理、利用、共享服务。标准化是对国有企业管理工作的基本要求，是国有企业档案管理工作的基本特征，同时也指明了国有企业档案管理的发展方向。

2国有企业档案管理存在的主要问题

2.1档案管理认识水平待强化

虽然国有企业档案在社会经济发展中具有重要参考价值，是国企行政工作的重要组成部分。但是，国企对档案管理的重视不足，有些从事档案管理人员的创新意识不强，未能突破传统档案管理思维的限制，对新型档案管理技术的认知与应用程序不高，导致了国企档案管理受到限制，难以进一步完善档案管理体系。例如，有些国企领导未能把档案管理工作放在重要的位置，不注重加强档案管理体系的建设，未能助推构建良好的档案管理工作氛围。还有国企基层档案员未能围绕国企的业务需要开展档案创新管理，档案管理方式较为僵化，没能结合行业技术特点、企业发展转型、企业产品研发进行档案编研，传统的纸质档案管理方式难以发挥效用，影响了档案管理的质量。

2.2档案技术水平有待提高

信息化的时代务求构建一个良好的档案运转体系，重视对现有档案资源潜在信息价值的挖掘，从而满足各方面对档案信息的使用需求，发挥国企档案在社会经济发展中的促进作用。事实上，国企对技术产品研发、人力资源改革、生产资源配置和行政体制改革的重视程度都强于档案管理，用于档案管理的经费有限，档案管理信息化建设的规划不足，未能针对档案信息化拟定科学的长远发展规划，事实上造成了档案管理技术水平不高，档案管理的专业性不强。例如，有些国企仍采用“二套制”管理方式，纸质档案管理需要的库房建设、安防设施挤占了档案信息化建设资金。档案信息化软件系统的建设滞后，缺乏必要的信息系统升级与维护，严重阻碍了国有企业档案管理的创新发展。软硬件技术水平的落后制约了国有企业档案管理改革工作整体质量的提高。

3国有企业档案管理的优化措施

3.1持续加大档案收集的力度

企业档案资料的收集工作是后续提供服务利用根本，可以说，没有收集就谈不到服务利用。企业档案资料的收集涵盖了企业规划、建设、生产、经营和发展的全过程，是一项与企业共同发展的长周期工作，是企业档案利用的根本基础。企业档案管理部门要依据国家档案管理法律法规建立科学规范的企业档案接收、征集制度，将涉及企业规划发展、生产经营、全面管理等各方面有利用价值的各类档案资料，尽可能齐全完整地从企业各部门或个人手中征集过来，为企业档案利用工作奠定坚实的基础。

3.２持续优化馆藏档案的质量

丰富的馆藏档案是做好国有企业档案利用服务的基础保证，优质的馆藏档案是充分发挥企业档案价值为企业发展服务的关键。如果企业档案收集工作做不到齐全完整、优选优化，势必导致馆藏档案的贫乏单一或残缺不全，即使设备先进、手段丰富、人员素质高，也很难开发出满足企业各方面利用需求的档案信息。所以，在保证馆藏档案量的基础上，更要注重馆藏档案的质，要充分筛选优质的有价值的原始材料，要尽可能将企业在规划发展、基本建设、生产经营、运营管理等过程中形成的价值高、影响大的原始资料收集完整，要不断优化调整馆藏档案资料，逐步提高馆藏档案资料的优质率，形成门类齐全、内容真实、结构合理、质量优化的企业档案信息库，从而为本企业档案信息的充分利用奠定坚实基础。

3.3持续扩大企业档案的服务对象

国有企业档案的收集归类、整理研判、综述编撰等工作，最终目的就是为了提供利用，为促进国有企业建设发展、经营管理等工作提供咨询决策依据。因此，企业档案管理部门和档案工作者，要加大档案服务的宣传力度，让企业更多的人了解档案，了解档案工作，了解档案在企业建设发展、生产经营和各项管理工作中的重要作用，了解本企业馆藏档案包含的主要内容、类别以及检索使用方法等，以便于在日常工作中更好地利用信息资源提高工作效率。这样不仅能得到全体员工对档案工作的理解和支持，还能在扩大档案服务对象的同时促进收集和利用工作的开展，达到有效提升企业档案利用率的目的。

3.4持续更新企业档案的服务手段

建立现代化管理的国有企业档案馆，是做好信息时代国有企业档案服务利用工作的技术保证。国有企业绝大多数都具有资本投入多、建设周期长、运行时间久等特点，随着企业的不断发展，馆藏的各类档案资料数量和类别会越来越多，如果还按照过去的手工操作管理，档案的价值得不到充分开发和优化利用，信息资源的利用价值得不到体现。因此，国有企业必须加大对档案管理的资金投入，将档案信息网络建设纳入企业办公自动化平台建设，不断更新信息技术设备和专用管理软件，充分利用现代信息技术手段，实现档案管理工作全过程、全方位的数字化管理。要按照各管理层利用者的工作实际，设置相对应的服务专题和服务权限，开展有针对性的数字化档案利用服务，有效促进国有企业的发展建设、生产经营和各项管理工作。

结束语

信息化是国企档案管理改革的主要趋势，尤其在大数据、云存储和智能化技术快速发展的当下，国企档案管理改革还要具有前瞻思维，重视引进先进的信息技术手段，提升档案管理技术人才水平，以超前的思维解决档案管理的现实问题，形成更加完善的档案管理工作链条，全面提高国企档案管理的质量，着力依托标准化、信息化、规范化和创新化的措施提高国企档案管理的效能。

参考文献

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