基层人社局社保档案管理科学化开展路径的思考

基层人社局社保档案管理科学化开展路径的思考

张,颖

山东省鄄城县人力资源和社会保障局 山东省 鄄城县 274600

摘要：社保档案是指社保对象的业务记录与信息档案，是重要的民生档案。社保档案在建档后，会跟随参保者的一生，存档内容复杂且多、周期长，社保档案管理工作量比较大。社保档案管理质量对企业的和谐稳定具有较大影响。本文分析了社会保障档案管理的特征和重要意义，提出了基层社保档案管理工作的有效对策。

关键词：基层人社局；社保档案；管理

1社保档案管理工作的重要意义

1.1保障参保人员基本利益

在当前几乎全民参保的形式下，确保参保群众的利益得以保障非常重要，这是所有基层社保档案管理人员必须要关注的问题。社保档案是参保人员享受社保待遇的关键依据，是参保职工工作年限认定、退休待遇核算的重要依据，它准确客观地记录了职工的参保年限、缴费信息、学历、工龄等相关内容，社保档案管理人员唯有科学规范开展好档案管理工作，才能够真正发挥出社保档案材料的价值与作用，确保参保人员基本利益得以保障。

1.2促进社保事业健康发展

加快促进基层社保档案管理工作的创新发展，积极以现代信息技术为支撑不断优化电子社保档案管理，为参保人员提供社保档案在线服务咨询，参保人员能够通过网络平台咨询和办理与社保相关的业务或服务。更加科学化、规范化的社保档案服务能够有效促进基层社保档案开发利用效率的提升，有助于基层地区人才的引进与流动，对推动社保事业的持续健康发展提供更多助力。

1.3完善参保人员档案数据

确保档案信息的准确与完整是基层社保档案管理的基本要求，但国内很多基层地区社保档案管理工作起步较晚，参保中一些年龄偏高的职工档案材料信息不完善，常常存在档案文件随意涂改、年终考核资料不完善、职称评定表遗漏或者信息错误等问题，对于这部分职工的退休办理工作带来较大影响，也反映出了基层社保档案过程中的一些问题。通过推进基层社保档案管理创新，进一步完善参保职工的档案信息内容，严格执行国家社保档案管理制度的相关规定，为广大参保职工带来更加高效便捷的档案管理服务，确保其合法权益得到维护，有助于促进社会的和谐稳定。

2基层人社局社保档案管理科学化开展路径

2.1推进社保档案管理工作制度建设

首先，应当推进落实双轨制管理。虽然基层社保档案管理工作逐渐开始朝着信息化方向迈进，但依旧有很多历史性档案材料必须要做好纸质原版的保护。在推进社保档案管理信息化建设工作中也应当重视对重要纸质档案材料的管理，促进数字化和纸质档案的双轨制管理。其次，应当要积极促进不同部门的沟通协作。社保档案管理并非单一、孤立的，做好此项工作必须要依靠各部门之间的通力配合。社保档案管理工作是一项长期性、系统性的工作，应当有多个部门的支持与配合，真正将社保档案管理放在重要位置上，促进社保档案管理实效性的提升。最后，应当充分关注社保档案管理的具体细节。对于档案管理过程中的细节问题必须要予以明确规定，不断调整和完善社保档案管理工作制度，真正从制度上为档案管理工作提供科学指导，在服务群众的基础上规范档案管理流程。

2.2积极创新社保档案管理服务的理念

首先应树立正确的管理理念，以弥补传统管理过程中的不足，只有充分发挥管理服务的公共性，重新定位管理服务，才能为创新管理服务方式奠定坚实的基础，使管理方式具备更强的安全性与保 密性，满足目前档案管理的实际需求。在实践过程中，工作人员应积极学习新的服务理论，搭建更加高效的管理平台，对档案管理服务进行精确定位，才能为档案管理提供更多的帮助。其次，应树立数字化服务意识，精细化管理繁杂的档案，提升档案管理的时效性。

2.3数字技术实现社保档案规范化管理

（1）应当推进纸质社保档案朝着数字化档案的转化。过去很长一段时期，基层社保档案是以纸质方式进行保存，现代信息技术的发展要求社保档案也应当尽快完成数字化管理，可以采取纸质档案和数字档案同时管理的模式，为基层社保档案的安全与完整提供双重保障。对新接收的档案材料文件应当及时进行数字化备份，确保档案内容信息准确无误，以便于后期的调取查阅，确保档案材料收集、整理、归档等各个环节的规范开展。（2）应当推进智慧社保档案大数据平台的创建。首先，能够积极与地方信息技术企业进行合作，共同推进智慧社保档案大数据平台建设，在纸质档案数字化的同时打造数字档案中心；其次，是积极和银行信用系统以及公安户籍系统展开系统交互，真正做到社保档案资源的共享，形成全局性的综合信息数据库，拓展社保档案信息的利用范围。在这一过程中借助数据交换处理技术可以让不同系统平台形成一体化架构，为基层社保档案的信息化、集约化、智能化管理带来重要支撑；最后，是借助智慧社保档案平台为广大参保群众带来更加多元化、个性化的服务，真正满足参保群众的实际需求。（3）应当借助虚拟现实技术推进“可视化库房”的创建工作。基层社保档案管理部门在推进落实信息化建设工作中能够灵活运用虚拟现实技术对档案库房实施全景模拟，档案管理人员能够实时、全面了解库房内的实际情况。另外，依托智慧社会档案平台可以对库房内保存的档案信息资源实施虚拟投影，档案管理人员仅仅需要输入相关信息即可第一时间了解相应档案所在位置并进行调取，有助于实现更加科学高效的档案开发管理。（4）应当依托条形码或者二维码技术来确保基层社保档案材料的安全与完整。为确保基层社保档案数字化管理朝着更加规范的方向发展，能够借助条形码、二维码联合微信小程序来对社保档案材料的流转记录和经办人信息予以查询记录。档案使用者可以扫码查阅相关内容，归还时微信小程序可以提前进行提醒，防止逾期归还档案。另外，依靠这样的办法还可以真正让社保档案更为安全和保密，促进档案管理质量的提升。

2.4加强档案信息化管理技术的引进和应用

（1）要强调社保档案管理进行基础设施建设，为社保档案管理进行系统性、安全性和规范性工作打下基础。同时信息化的技术引进和设施建设，也能降低档案管理工作人员的劳动强度，进而提高工作人员的效率。可以关注大数据、物联网等技术，同时对计算机、扫描仪等硬件设备进行完善。结合档案信息化管理场所而言，需要在存储场所中设置消防、监控、门禁和防盗等系统。（2）需要在电子设备中注重软件系统的更新，同时确保软件的全面性，一般有杀毒软件、扫描程序和文件管理软件等方面，满足社保档案存储的安全性需要。（3）强调文件扫描仪的引进和应用，在进行社保档案文件的扫描时，需要对扫描分辨率和图像存储格式进行设置，在引进扫描仪时需要结合社保档案管理部门中的工作量和资金情况进行合理选择，目前常用的有大幅面和高射等扫描仪。注意文件扫描效果和颜色参数、图像存储格式的关系，结合社保档案的文件损坏程度和文字清晰度对扫描仪的对比度和亮度进行参数调整。（4）积极建立档案信息化管理系统，社保档案管理部门的负责人需要重视管理系统的信息化升级，确保社保档案管理的质量和效率可以得到提升。一般需要对查询权限进行设计，将一般和重要的档案进行区分，对部门管理人员和普通用户进行查询权限的区分，提高社保档案信息的安全性。

3结语

提升社保档案管理的服务水平，积极转变传统的服务方式，有利于建立健全更加科学的社会保障体系，提升群众的生活质量。在实践过程中，为完善当前的档案管理工作内容，相关工作人员在运用服务方式的过程中必须严格依照国家的法律法规及单位的规章制度，遵循以人为本的原则，以此规范档案管理人员的服务行为及服务状态，使档案管理具备更强的科学性与有效性，促进社保档案管理的健康有序发展。

参考文献：

[1]麻岩.信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施[J].参花，2021（11）：32-33.

[2]訾琳溁.档案管理工作存在的问题及对策建议[J].兰台内外，2021（29）：49-51.