电子政务环境下的机构编制档案管理与服务

电子政务环境下的机构编制档案管理与服务

张雪莲

黑龙江省大庆市萨尔图区机构编制数据研究服务中心

摘要：电子政务主要是政府部门利用现代化信息技术，通过网络进行管理与服务，利用现代化网络技术规范政府工作流程，实现机构组织的重组，在超出空间、时间、部门的限制下，使政府部门的服务更加高效、快捷、优质。而机构编制档案的最终目的是提高档案管理与服务的效率与质量。在电子政务环境下，利用现代化管理技术，使档案资源能够更好的服务于各部门。

关键词：电子政务；机构编制；档案；管理与服务；

在电子政务环境下，利用现代化网络技术使机构编制档案的管理更加便捷，并打破了空间上的限制，为政府各部门、组织、个体提供更加透明、高校、规范的服务。通过电子政务产生的数据和文件都会储存在网络服务器中，对于一些价值较高的数据和电子文件会经过分类、筛选、整理、审核形成电子政务档案。而机构编制作为政府的重要部门，做好机构编制管理与服务尤为重要，不仅能够提高政务质量和效率，也对树立良好的政务口碑具有重要的意义。

一、在电子政务环境下机构编制档案的管理与服务存在的不足

1.机构档案管理无法适应信息化和现代化的发展要求

随着时代的发展与科技的进步，传统的机构编制档案管理与服务模式已经无法适应时代的发展要求。一是机构编制单位使用传统的档案管理工作方式，如果工作人员疏忽大意职责就会发生变动，在进行编制调整时就会出现数据信息不准确，甚至是信息丢失的问题，影响领导的决策结果。二是在需要单位证明或者印章备案等资料时，容易出现查找困难，严重影响办事效率与质量。因此，如何有效的运用电子政务机构编制档案进行科学的管理与服务是现代社会发展的新要求。

2.档案管理缺乏安全性

在大数据时代背景下，现代化网络技术在各领域中得到广泛的应用，其为人们的生产生活带来诸多的便利，由于网络具有开放性，在实现网络信息资源共享的同时，必须要加强安全防护工作。而在电子政务环境下，档案信息的传送与管理都会通过网络进行，在进行管理时，档案信息容易受到网络病毒的侵害，导致档案信息被泄露或者被篡改。电子机构编制档案在管理与服务的过程中安全性容易受到威胁，而计算机应用的普及，即使在计算机中安装安全软件，如果操作不当信息依然会受到一定程度的威胁。为此，电子政务在机构编制档案管理中缺乏安全性。

3.专业能力有待提高

在电子政务环境下，机构编制档案管理工作者提出了更高的要求。目前，由于管理者的能力存在差异，对网络信息技术的掌握和认知也不同，一般都会存在网络技术不足、年龄结构偏大、专业能力不足等问题，严重的影响电子政务机构编制档案管理与服务的水平与效率。

二、在电子政务环境下提高机构编制档案管理与服务的对策

1.规范管理与服务标准，加强信息的安全性

由于机构编制档案信息具有复杂性与多样性，导致档案信息管理与服务在电子政务环境下出现一些问题，其中最重要的就是档案的安全性与规范标准问题。而电子政务的安全管理系统还不够完善，使机构编制档案在进行管理和服务的过程中出现不同的状况，为了档案的安全性，加强电子政务的网络监督和管理尤为重要，网络的安全性对于机构编制的档案管理具有重要作用。另外，政府部门对档案的信息进行安全管理也是国家对档案信息安全的扶持与建设。电子政务环境下机构编制档案管理与服务要遵循国家出台的相关制度，规范机构档案管理与服务的标准，在根源上解决档案信息安全的问题。

2.转变传统的机构编制档案管理与服务模式

首先，机构编制档案信息的数据与管理需要通过网络信息技术进行，将工作人员的基本信息、编制类型、工作职责等信息与电子政务相连接，从而实现现代化的管理与服务形式。其次，在机构编制档案的管理与服务的形式上要更加具体化、立体化，如按照工作年限进行划分，为部门提供更加精准具体的数据信息，保证人员调动的科学性。也可以对工作项目与职能进行划分，通过查找职能就能够快速的获取相应的信息。最后，对机构编制档案信息的网络化进行管理与储存，传统的档案信息管理模式一般是以纸质的形式进行管理和存储，不仅容易丢失，查找的难度也大，在储存上也会受到空间和环境的限制。而电子政务的应用有效的解决了这个问题，通过电子政务使机构编制档案管理与服务更加智能化，在确保信息安全的前提下，有效的提高机构编制档案管理与服务的质量和效率。

3.积极实施移动化服务，加强一站式服务的建设

随着信息技术的快速发展，移动互联网技术得到广泛的应用。首先，政府可以大力支持，建立一个专业的技术开发部门，通过开发网站、App、微博微信公众号等，让人们可以利用移动设备随时对电子档案信息进行查询和使用。另外，也可以开发电话语音功能与在线咨询的服务，打破传统机构编制档案管理与服务的模式，利用现代化信息技术使工作变得更加高效便捷。其次，电子政务最大的特点就是服务的效率与质量，一站式服务已经成为现代服务的主流。因此，各部门可以建立电子档案管理与服务平台，使服务的环节和手续变得简化，提高机构编制档案管理与服务的水平，使各部门的工作效率得到显著的提高。

4.提升机构编制档案管理者的专业能力与综合素养

在电子政务环境下，要想更好的进行管理与服务，首先就是要提高管理者的专业能力与综合素养，使其能够顺应时代的发展不断的进行改革与创新。首先，鼓励管理者积极学习，转变传统工作理念，在部门内部召开交流会议，提出工作中遇到的问题和困难，在得到帮助的同时，说出自己的看法。其次，可以邀请专业的、经验丰富的网络技术人员，讲述网络技术为人们生活与工作到来的便利，在转变思想观念的同时，提高档案管理者的专业能力。使其能够适应时代发展的要求，有效的提高机构编制档案管理与服务在电子政务环境下的作用。

总之，随着社会的不断进步，在电子政务环境下机构编制档案管理与服务将会遇到更多的挑战与机遇。而电子政务环境下涉及到的机构编制档案管理与服务会接触到更多不同的领域，机构编制档案管理部门必须及时掌握电子政务的优势，转变传统的管理理念与服务模式。在确保档案管理质量的同时，提高档案管理的水平与服务质量，使其能够紧跟时代发展的步伐，满足社会对其提出的新要求。

参考文献：

[1]李文杰.电子政务环境下机构编制档案管理与服务的探究[J].海风，2020.

[2]刘嘉.机构编制管理电子政务建设中存在的问题及建议[J].中外交流，2020,027（006）：148-149.

[3]王一评.电子政务环境下机构编制档案管理与服务研究[J].兰台内外,2019(27):1.

[4]韩广生.电子政务环境下开发和利用档案信息资源的对策分析[J].神州,2018(24):2.

[5]李建华.浅析电子政务系统中的档案管理的问题与对策[J].经贸实践,2017(1X):1.