新发展阶段高校党政办公室提升印章管理质效

新发展阶段高校党政办公室提升印章管理质效

的路径思考

阎宏艺

（南京理工大学，南京，210094）

摘要：高校印章管理工作是推进依法治校的客观需要，是学校高效运转的关键环节，是学校规避风险的重要关口，是学校教学、科研、交流等各项工作开展过程中的重要环节，发挥着承上启下、协调左右、联系内外的重要作用。在新发展阶段，印章管理工作在思想认识、审批流程、异地用印、用印事项等方面存在问题，如何提升高校印章管理工作质效，对于推进大学治理体系和治理能力现代化尤为重要。文章从健全体制机制、突出闭环管理、强化全局意识等方面提出了具体举措，以期为切实提升印章管理工作质效，充分保障学校各项工作高质量运转提供参考。

关键词：高校；印章；管理

当前，“两个百年”历史交汇，“两个大局”同步交织，高校作为创新源头的蓄水池，是教育的主阵地，是科技的排头兵，是人才的大本营[1]，承担着科教兴国、人才强国、创新驱动发展战略的重大使命，在新发展阶段，必须自觉服务党的中心任务，主动融入中国式现代化建设进程，全面推进依法治校。高校党政办公室是全校工作的核心部门、全校发展的龙头单位、全校事业的运转纽带，具有职能多、任务重、要求严、标准高、影响大的工作特征，扮演着承上启下、协调左右的角色，发挥着示范和引领的作用[2][3]，其职责之一就是学校各类印章的综合管理，这也直接关系学校各项工作运转的效率与质量。

一、高校印章管理工作的重要性

高校印章是高校权力和权威的象征，是高校贯彻落实党中央和学校党政决策部署的依据，是高校对上汇报、对外沟通、对内施政的重要凭证，更是代表高校或者是代表高校法人办事办文办会的关键根据[4]。因此，高校印章管理工作尤为重要，是学校教学、科研、交流等各项工作开展过程中的重要环节，发挥着承上启下、协调左右、联系内外的重要作用。

（一）高校印章管理工作是推进依法治校的客观需要

全面推进依法治国是国家治理的治国理念、基本方针，依法治校是高校高质量推进各项工作的本质要求。依法治校的“法”有两个层面，一是国家的党纪法规体系层面，二是高校内部规章制度体系层面。印章管理工作有关制度体系主要涵盖校级印章、二级单位印章、专用章等各类印章管理制度和印章刻制、变更、使用、废止等印章全生命周期流程管理制度，是高校内部规章制度体系建设的重要组成，也是高校促进治理体系和治理能力现代化的重要内容。因此，做好高校印章管理工作是高校推进依法治校的客观需要。

（二）高校印章管理工作是学校高效运转的关键环节

国家治理体系和治理能力是相辅相成、相互促进的整体，是一个国家制度和制度执行能力的集中体现。对于高校，不断完善治理机制、持续优化治理体制是发展的不变课题。高校印章作为学校及各部门行使职权、对外联系的重要凭证和标记，是高校科研、教学、交流等行政管理工作申请审批各阶段、各节点的进度标志，是始终绕不过的一环，印章管理工作水平的高低在一定程度上也决定了高校各项行政工作的效率和质量。能否主动、积极地改进创新印章管理工作方法、手段，确保更加规范、合理、安全开展印章管理工作，极为重要。

（三）高校印章管理工作是学校规避风险的重要关口

高校印章是学校办学资质的体现，具有法律性，有着对应的权利和义务。高校的党委及行政印章刻制需要在公安机关进行登记备案后到指定的刻印店办理刻制，同样的，高校各单位因印章损坏、新设机构、机构调整、更名等情况需要刻制印章也需要在公安机关进行登记备案后到指定的刻印店办理刻制。而每个印章都有其适用范围和使用程序。印章管理工作尤其需要注意未经审核的材料、内容有误、空白纸张等严禁使用印章的情形。在涉及高校的法律纠纷中，印章管理不到位、使用不合规等原因造成的案件占据了一定比例。因此，参与印章全生命周期管理的工作人员做好印章管理工作是学校规避风险的重要关口。

二、印章管理工作存在的问题和难点

（一）思想认识方面，非印章管理人员的师生对印章管理工作认识不足

在印章管理工作实际中，师生普遍认为就是印章的使用过程，把印章管理人员俗称“管章的”，工作内容就是看下手续全不全、内容对不对，然后登记、盖章，是一种门槛较低、没有技术含量的琐碎工作，不需要进行专门的学习培训[5]。而真正意义上的印章管理工作是指印章的刻制、启用、使用、变更、废止等全生命周期流程管理，每个环节和流程都有其对应的制度和程序。印章管理人员往往对自身职责有着较为清晰的认识，非印章管理人员往往存在“用印审批就是形式主义”“就盖个章又不会有什么影响”等片面认知，反映了学校对印章管理制度宣贯不足、学校师生对印章管理重要性认识不足等的问题。

（二）审批流程方面，涉密、敏感材料用印审批线下流程容易出现漏洞

部分院校由于承担的国家重点项目、军方项目较多，相应的投标、阶段性总结报告、招标、对外协作等材料均为涉密、敏感内容，禁止或不宜上网，如果需要使用学校印章，只能通过线下纸质用印审批单

进行逐级审核。线下办理用印申请审批手续时，因为审批单只能填写材料主题、发往单位、用印个数等内容，存在“用于审批的材料和最后盖章的材料不一致”“材料中技术参数、财务数据等重要内容在审批后有改动未再审批”等漏洞、风险，回溯困难。如果要每个环节进行材料备份，又会出现用印成本高、流程复杂的问题。如何在便捷师生的同时，能够规避印章使用风险，在操作层面尚未出现比较典型的经验。

（三）异地用印方面，运送物流成本较高，较为影响日常事务审批效率

为更高质量推进“双一流”建设，促进学科建设、人才培养、科学研究与地方产业融合发展，部分高校与地方政府合作开展异地办学、新设分校区。然而在分校区不断新设涌现时，也存在“如何加强分校区工作人员认同感归属感”等诸多在管理层面的问题。部分高校分校区与主校区距离较远，师生使用印章时出现来回往返、耗费精力的情况。西北工业大学等高校通过“校园邮差”等方式一定程度上解决了一些异地用印问题，但是也存在运送物流成本高等情况。

（四）用印事项方面，科研项目批量用印影响其他行政事务盖章用印

党的十八大以来，国家对科学技术事业进行了战略性的调整和全局性的谋划，出台了一系列的政策举措。高校作为国家科技创新主力军，发挥着重要作用[6]。近年来，科研事项用印占比越来越高，以南京理工大学为例，2022年全年，科研用印事项数占比达到67%，因为项目投标、项目申请验收等材料的存在，科研用印个数占比更高，因为学校公章的唯一性，经常出现一件科研事项用印半小时以上、其他行政事务排队“人等章”的情况。

三、提升印章管理工作质效的路径

提升高校印章管理工作质效，对于推进大学治理体系和治理能力现代化尤为重要，针对高校印章管理工作的特征和问题，高校应始终坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，依据《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》等文件要求，坚持“合法合规、善作善成、尽心尽责”的工作理念，通过健全体制机制、突出闭环管理、强化全局意识等方面，切实提升印章管理工作质效。

（一）健全体制机制，扎实推进印章管理合法合规

一是强化制度建设。提升印章管理工作质效的前提是制度完善、有法可依。高校印章管理制度的制定修订既要遵循《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》等印章管理有关的“上位法”，还要在新发展格局中满足新发展阶段推进大学治理体系和治理能力现代化的需求，更要在学校章程规则下契合学校机构设置、职能管理等工作实际。在制定修订前期，要注重调查研究，向分管部门、层次类型相似相近的高校联系了解，再结合学校工作特色拟定初稿，通过与相关职能部门、管理服务对象师生开展座谈交流、征求意见建议等方式不断完善健全，最后上会审议、印发，为印章管理工作提供制度指导和根本遵循。

二是推进授权管理。适当的科学的用印授权和简政放权可以精简用印审批程序，有效提升用印审批效率。用印事项按照重要性可分级为普通事项、重大事项，用印事项按照类型可分类为常规事项、特殊事项。普通的、常规的用印事项可由校领导授权用印，重大的、特殊的用印事项要由校领导审批用印，专项工作可由校领导单独授权用印。在授权过程中，由各机关/直属单位等职能部门对用印事项进行梳理，由分管校领导签字授权，明确授权用印事项、授权时间期限，便于用印事项审核判断。

三是启用业务专用章。在授权管理的基础上，针对采购业务、采购合同、基建合同等专项业务，学校可制定印发“基建合同专用章”“采购合同专用章”“科技合同专用章”等相应专用章的管理制度，由业务主管部门确定申请审批流程，负责专用章管理工作，由专用章主管部门的负责人审批用印。可以有效分流学校行政印章的申请审批使用频次，给校级印章“减负”的同时，也减少了学校“大印”的管理风险。

四是规范档案管理。分类（册）印制《用印登记薄》，登记内容更详细全面，在用印申请审批单中要体现细节、针对性的栏目，避免出现模糊表述、责任不清的情况，强调责任、突出重点，文件用印、证明证书用印、一般用印、党政办用印分别登记；不断完善用印登记和用印申请单的存档管理，力求客观准确的留存每项用印信息，增强每项用印的可追溯性，及时整理并移交档案馆存档备查，方便精准快捷的核查。

（二）突出闭环管理，切实推动印章管理善作善成

一是严格落实印章刻制、启用要求。按照学校印章管理规定要求，严格审查印章新刻（更新）申请材料。学校印章的刻制要统一由印章管理归口部门负责办理，凭介绍信及要求的相关材料，到指定的刻印店刻制印章。因名称变更、机构调整等原因停用的印章，要统一交回印章管理归口部门，注明印章废止时间、原因。印章刻制完成后，要由印章归口管理部门保留印模备案，在经办人签字后方可启用，在启用时要注明章面内容、启用时间、依据等，以旧换新的要声明旧印章废止。要进一步完善印章刻制、启用台账，提升印章的权威性、严肃性。

二是持续完善校级印章使用申请审批流程

。每一枚印章都有其适用范围和使用审批流程。学校党委印章要经党委书记或分管校领导或授权的主管部门负责人审批后用印；学校行政印章要经校长或分管校领导或授权的主管部门负责人审批后用印；学校行政钢印主要用于颁发的毕业证、学位证、职称证等各类证件，要经校长或分管校领导或授权的主管部门负责人审批后用印。

三是节假日期间持续做好校级印章的使用管理。在寒假、五一、端午、暑假等较长时间的节假日期间，高校各项工作节奏及内容会相应减少减缓。但是，对于维持运转部分行政工作、科研相关工作的用印需求仍然存在。在保障印章管理工作人员节假日的基础上，如何持续做好校级印章的使用管理是一个必答题[7]。在节假日前，确定集中用印日期，对集中用印日期值班工作人员做好印章使用管理的“岗前”培训，强调风险、突出重点，做好印章管理的委托手续；面向全校师生发布节假日期间集中用印通知；规范严格用印管理的审核、登记等关键环节，降低印章使用管理风险。

四是指导各二级单位健全出台印章管理办法。定期推进印章清查工作，组织各单位对现用印章进行集中备案，废止印章及时办理废止手续；指导归口管理基建合同、采购合同、科技合同、采购业务的部门出台“基建合同专用章”“采购合同专用章”“科技合同专用章”“采购业务专用章”业务专用章管理办法；组织各二级单位健全现有印章的管理办法，做到每个印章都有对应的制度，一个都不能少。

（三）强化全局意识，务实做到印章管理尽心尽责

一是强化宗旨意识，示范引领。印信管理，看似枯燥又平凡的岗位，实则是各项工作的“关口”，印章管理全流程工作人员坚守初心使命，以实际行动践行岗位责任，扎根服务岗位，用耐心、细心、暖心对待每一个环节、每一名师生，切实提升师生满意度。

二是持续整改完善，防范风险。持续查找印章管理风险点，及时制定相应防控措施，防范风险；对事业单位法人证书和校长身份证复印件编号打码，明确授权使用范围，防止挪用超权限使用；若确需借出证书原件，要规范登记，安排专门人员全程护送陪同，确保事情办结及时归还；针对新情况、发现的管理疏漏，及时整改完善，确保印信管理安全无隐患。

三是梳理业务流程，便捷师生。积极推进“我为师生办实事”实践活动，更新张贴、上线发布新刻（更换）印章申请审批、非科研用印申请审批、科研用印申请审批、介绍信使用申请审批等流程图，实现了制度流程上墙上网，做好制度流程宣传工作，便于师生用印流程提前掌握，只跑一趟。

四是推进电子印章建设使用。智慧校园建设是高校提升工作效率的关键一招，是推进校园信息化建设的必然要求[8]。传统印章已经无法满足发展需要，对校内实体印章进行电子化、信息化，在校级公文、部门公文及各类证明材料申请审批应用中对接或嵌入电子印章系统，实现网上盖章，将很大程度上节约文印费用、人力时间等成本，更为重要的是，《中华人民共和国电子签名法》为电子印章的使用与推广提供了法律依据，规避了使用“图片章”的法律风险。

四、结语

在数字信息技术的高速发展和进步的新发展阶段，高校大力推进治理体系和治理能力现代化，印章管理工作势必也要从制度、流程、操作等层面进行改进创新。为此，高校要通过健全体制机制、突出闭环管理、强化全局意识，切实提升印章管理工作质效，充分保障学校各项工作高质量运转。

参考文献：

[1]付梦印.高校如何发力政产学研合作供给侧改革[J].中国高等教育,2017,0(8):42-44

[2]赵梦霖,欣怡,王旭锋.高校党政办公室管理、服务育人研究与实践[J].区域治理,2023(9):0172-0174

[3]阎宏艺.高校机关党支部党建与业务融合发展的实践与思考[J].经济与社会发展研究,2023(7):166-169.

[4]白鹭,王楠.创新高校办公室印章管理工作的路径思考[J].办公室业务,2018(16):2.

[5]骆瑞岚.高校办公室印章管理工作的思考与建议[J].山西青年,2019(4):1.

[6]林哲珣,王克俭,王华霖.高校科研机构印章管理工作研究[J].办公室业务,2021(5):2.

[7]李兰.高校办公室寒暑假期间印章管理工作探讨[J].统计与管理,2017(12):2.

[8]蒋劼.移动办公自动化系统在高校管理中的探索与应用[J].信息与电脑：理论版,2014,0(8):126-127

作者简介：

阎宏艺（1995-），男，汉族，山西祁县，硕士研究生，南京理工大学，研究实习员，高等教育、机关工作。