档案信息化建设与管理研究

档案信息化建设与管理研究

李玉生

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摘要：伴随着科学技术的发展，我们已经进入了信息社会。每一个工业部门都把现代化的资讯科技与其经营活动结合起来，极大地推动了每一个工业部门的发展。所以，各相关部门在进行档案工作的时候，一定要跟上时代步伐，将现代化科技与档案工作相结合，从而不断地改进现代档案的信息化，从而突破传统的档案管理方式的缺陷，提升现代档案管理的品质和效率。相关部门如果要推动档案管理的现代化，就需要对传统的档案管理方式进行全面的认识，抓住目前网络环境下档案信息化建设中存在的主要问题，并与实际相联系，采用更为科学的方式进行管理，从而将现代档案管理工作的信息化程度提升到一个新的高度。

关键词：档案；信息化；问题；对策

在新时期，加强档案信息化建设，对于促进档案管理的数字化、提升档案的服务水平有着重要的意义。档案管理人员应该注重对档案的信息化，运用新理念、新技术、新手段，从多个角度、多层次、全方位地加强对档案的信息化，提高档案的管理水平和效率，以适应社会对档案的需要，为企业、为社会提供高品质、高可靠性的档案服务。与此同时，在当前的发展状况下，档案管理部门要通过多种方式对档案管理进行改革，创造出一个良好的档案信息化和档案管理的环境，从而帮助档案管理的整体优化和创新。

1.档案信息化管理和建设的内容

1.1硬件设施的信息化建设

硬件设施的健全是实现档案信息化的关键，它是实现档案管理工作的主要保证，直接关系到档案管理的质量。档案系统中的计算机系统、数据库系统和信息存储系统是档案系统中的重要组成部分。

1.2服务意识的建设

在档案管理中，档案人员的服务意识是推动档案信息化建设和发展的重要内容。档案管理对于社会的发展具有重大的作用，它为社会的发展提供了大量的信息，因此，在档案管理与信息化建设过程中，有关工作人员必须具有与之相适应的服务观念，切实为社会服务。在档案信息化建设中，要提高档案管理人员的整体素质，加强对人员专业知识和技能的培训，提高工作人员的工作积极性。

1.3管理水平的建设发展

提高档案的管理水平，是实现档案信息化的关键。随着信息技术的快速发展，各类高技术也随之涌现出来，例如，电子档案的产生和应用，不仅具有更高的技术水平，而且还对档案的管理也有了更高的要求。进一步提高档案管理水平，在很大程度上有利于发挥档案管理对社会经济发展的促进作用。

2.新时代下推动档案信息化建设的意义以及其中存在的问题

2.1档案信息化建设的意义

首先，与常规的档案处理方法相比，电子档案的处理方法可以有效的克服纸本档案处理中存在的缺陷。档案管理的信息化工作，为档案管理提供了更多的保障。档案信息化的建设，最重要的目的就是利用数字化的存储与获得方式，让档案的获得变得更为便捷与有效。与此同时，还可以很大程度上防止档案遗失以及由于岁月的推移而造成的纸面档案资源损坏，从而极大地提高了档案信息资源的安全性。其次，将现代化的电脑科技应用于档案馆，不但可以大幅地改善馆藏资料的保存品质，而且还可以改善馆藏资料的存取，增加馆藏资料的方便性，从而改善馆藏资料的保存品质。利用网络技术和数字化技术，实现了对各类信息的实时存储。比如，在网上，可以将住宅的相关资料和变动情况，快速地发送到相关的档案馆。

2.2档案管理信息化建设过程中存在的问题

在我国档案管理的信息化工作中，存在着一些问题。首先，不同的档案管理部门存在差异性。各个地区的经济发展水平有一定的差距，发展速度也有所不同，这就会影响到档案管理工作的现代化进程。受经济条件的限制，各地对档案现代化工作的支持程度有所不同，进而导致各地档案管理的现代化发展进程不一。目前，一些基层档案馆已经实现了电子档案的信息化，大大提升了档案馆的工作效率，为档案馆的工作提供了新的思路。但是，也有一些地方的档案保存单位，仍然坚持使用单机来进行档案保存操作，这就造成了档案保存技术比较滞后，很难达到高效的信息共享，这对档案保存事业的发展不利。其次，尽管现在的档案已经具备了一定的发展基础，许多企业和机构都已经开始进行了相关的工作，但由于目前的档案管理技术尚不健全，在实践中还有许多问题需要解决，特别是在保密技术上还没有达到更高的水平，因此大多数的机构都还停留在传统的纸制档案的处理上。然而，传统的纸本档案的管理方式，在查询和保存方面费时费力，而且还存在着一些疏漏，缺陷依然很显著，需要进一步完善。

3.档案管理和信息化建设的优化策略

3.1提升档案管理人员的业务能力

同时，档案管理的工作人员也应与时俱进，加强自身的学习，不断提高自身的综合素质。首先，要加强对档案管理工作人员的日常训练，以提升他们的分类、归纳和整理工作的信息化水平；其次，从人力资源的角度来看，既要有专业的经营人员，又要有对资讯和网路技术有了解的人员，最好是二者兼备的人员；最终，在进行人员分配的时候，应该按照每个人的特长进行有针对性的科学分配，使他们之间可以更好的合作，提升工作的效率，进而提升档案管理部门的整体工作水平。总而言之，要对工作人员的工作内容和工作能力进行界定，使其工作能力与档案管理信息化建设的需求和未来的发展需求相适应，促进档案管理工作不断向前发展。

3.2规范档案管理体系

随着时代的发展，信息技术和计算机技术的不断发展，给档案工作带来了极大的方便。既然将档案与网络技术相结合，对于促进社会的发展有着重要的作用，那么，要想促进社会的高质量发展，就必须要对档案管理系统进行标准化，提升信息化管理水平。而有关部门要更有效地推进档案管理的现代化工作，就需要转变观念，深刻认识到档案数字化发展在档案管理工作中的重要性，进一步认识到其重要性，增强对其的重视。与此同时，各相关部门要对现有的档案管理制度进行适当的调整，以适应现代档案管理的需要。

3.3加大对各个环节和整体的管理力度

在具体的管理工作中，对节点的掌握和设定是影响管理成效的重要因素。各个步骤都要进行严密的管理，从档案的一一回收到核对，再到统一保存，每一个步骤都要有专门的工作人员来进行管理和处理，尽管这种做法在某种意义上提高了管理的困难，但随着信息化技术的运用，也使得管理变得更为简单有效，此外，还需要加强管理。首先，管理人员要掌握各种平台、软件的相关管理状况，制定严谨、健全的管理体制，对各种可能出现的意外事件进行应对，使各个部门、各个环节能够更好地协同工作，营造出一个更好的档案信息工作氛围。其次，在经营评估上，要从多个层面上，实行实务与理论化相结合的经营评估系统与评估系统。最后，在使用互联网信息技术的时候，必须要做到科学、高效，从总体上对使用中的问题进行了规范，才能确保档案信息化工作的成功、高效地进行，而且，通过对这些问题的规范，还能在某种意义上降低一些无谓的人力、物力开支，使档案工作得到高质量、可持续的发展。

结语

档案信息化的建设和管理是一个复杂而又系统的系统工程，档案工作人员应认识到这一工程的重要意义和意义，对其进行改革，用全新的观念来加速其建设，推动其持续地进行着最优的、创新性的发展，确保了档案的安全与完整。与此同时，档案管理部门要不断地适应新的形势，不断地适应新的形势，通过对各种资源的整合，达到对其进行一体化的管理，并通过加强对其的管理，来提升其工作的效能，从而促进档案的信息化和档案的良好发展。

参考文献

[1]张楠.新时期档案信息化建设的策略研究[J].文化产业，2022

[2]马婷艳.档案信息化建设与管理的优化策略[J].陕西档案，2022

[3]刘想想.档案管理与档案信息化建设的探索研究[J].林业科技情报，2022