现代信息化技术手段在档案管理中的应用

现代信息化技术手段在档案管理中的应用

丁玲

湖南省安诚档案管理有限公司， 湖南 长沙 410000

摘要：档案是历史的记录，档案管理工作的主要目的是留存历史资料，为发展提供资料、经验的借鉴。当前社会不断变革，档案数据量不断攀升，对档案管理工作也提出了越来越高的要求。利用现代信息化技术，提升档案管理工作的水平，成为新发展阶段的重要任务。基于此，文章首先分析了在档案管理工作中应用现代化技术的必要性，然后对具体的档案管理信息化建设策略进行了研究，以供参考。

关键词：信息技术；档案管理；应用策略

1在档案管理工作中应用现代化技术的必要性分析

1.1增加档案的可承载性

传统的档案管理工作，受到来自空间、时间等方面的限制比较多，因此，在传统的档案储存方面，更关注于结果的存档，在过程中产生的相当一部分资料就难以得到储存，这就造成了详细数据的缺失和档案存储的断层现象。不同于传统的档案管理工作，在档案管理工作中应用现代信息化技术，可以实现档案数字化，能满足日益增长的对方案资料的需求，实现完整的存储。

1.2提高档案应用的范围

一般来说，档案储存之后，主要是应用于本单位的档案查询和再利用，但是随着信息技术应用到档案管理工作当中，计算机信息技术将档案信息数据化，利用计算机设备和互联网将信息分享到更大范围内，突破了空间以及时间上的限制，扩大了档案的应用范围，提高了我国档案信息的利用率。

1.3提升档案储存的安全性

在新时期的社会形势下，对于档案管理工作的要求也开始随之增加，单位中对于档案的储存是一个长期的过程。因此，档案储存的安全性和储存的环境必须得到保障，要保证信息的私密，也要避免档案出现受潮的问题。传统的档案管理方式对于档案的管理和安全性来说，无法有效保障，由于储存的时间长，并且需要进行随时查阅，所以档案的受损程度较大，在管理过程中加大了难度。而利用信息化技术来开展档案管理工作，能够大大解决以上问题。首先，网络技术可以将文件形成相应的电子档案，工作人员在查阅或是检查的时候只需通过电脑就能进行操作，大大提升工作中的效率和质量。其次，信息化技术能够加强信息资源的开发，让档案管理的理念更加符合新时代的社会发展规律，改变传统的工作方式，从而提升档案管理工作的整体水平。

2现代信息化技术手段在档案管理中的应用策略研究

2.1构建完善档案信息化资源管理体系

作为一项涉及到诸多复杂环节和内容的系统工程，档案信息化建设工作在实际开展中，除了要考虑到各种基础设施，以及信息资源建设与应用系统之外，制度规范、安全保障体系建设等内容也是不可忽视的。对此，档案监管部门应从整体上增强对这一系统工程的重视程度，在实现健康可持续发展的同时，将信息化平台建设的实际效果充分体现出来。同时还要结合具体情况来统计分析各档案管理部门在落实各项工作时遇到的不同情况，然后制定出具有一定的时代性、针对性特点的建设方案，只有这样才可以确保各阶段档案管理信息化建设工作质量。通过综合分析档案现代化管理方法的实践成果来进一步了解传统档案管理服务工作方式与当前信息化建设情况存在的差异。同时在具体推进档案信息化工作时，对电子、数字档案的具体情况也要做出充分考虑，对档案管理工作内容与方式做出合理调整，进行完善科学化管理体系的创建，以此来促进档案管理科学化效能的显著提升。一方面，档案业务管理部门可以基于对信息化系统建设工作实际需求的考虑来制定出更完善的制度规范。并基于制度规范内容来制定出与之相适应的档案管理方案，对具体流程做出进一步优化。针对档案管理工作中出现的一些问题，可以联系实际情况合理调整管理措施，以免给档案信息化建设的完整性带来影响，妥善解决各类问题。另一方面，档案业务管理与工作单位应坚实做出与时俱进，对现行档案信息管理规范制度做出不断优化，创新不同类型的档案信息服务管理工作制度，对档案信息系统管理、制度框架建设给予持续完善，以此来促进档案信息使用效果的显著增强，为之后共享现代档案服务管理信息化建设成果提供支持。

2.2优化档案管理信息化技术体系

教育对档案管理工作信息化平台建设是必然发展趋势这一现实背景的考虑，档案管理部门在日常工作中，要对档案管理工作的有效开展需要数字化信息技术力量的大力支持这一方面有充分认识。通过对馆藏档案信息管理工作手段的改革、创新探索，引进更新颖、先进的数字化管理运作方式，既可以确保数字信息资源可以得到充分利用，也能够为档案业务工作、信息化建设的一体化发展带来一定的推动作用。为此，档案管理部门应紧跟时代发展步伐，结合实际工作需求，加强对高素质信息化技术人员的引进，这样在获得更多专业人才的有力支持后，档案管理工作的信息化技术体系也可以得到进一步优化，为档案管理工作信息化程度、安全性提供有力保障。另一方面，可以对档案管理工作实际需求的综合考虑来加大技术研发力度，确保每个阶段的档案信息化管理工作都可以获得先进技术手段的有力支持，为工作科学性、高效性的实现提供支持。同时，还要联系档案综合管理发展的实际进展情况来进行档案馆信息化技术管理与相应体系的构建，这样既可以为档案信息化专业水平的不断提升创造条件，也能够确保档案技术管理工作的信息化发展可以获得有力支持。

2.3加强信息安全管理

档案信息的安全管理，是档案管理的信息化数字化建设过程中非常重要的组成部分。只有保障档案信息的安全性与保密性，才能保障档案管理的实际运用价值。首先要保障档案的物理安全，这是档案管理发展建设的首要保障。档案的物理安全主要体现在档案的构建与交付，在具体的设施过程中，要首先注重档案在构建过程中的设备安全，确保所有的设备符合国家安全并有国家保密局的安全认证。其次要注意操作过程中的安全管理，要明确档案管理的规范，制定相应的制度，通过培训、教育、签订保密协议等方式加强并提升工作人员的安全意识，确保工作人员能够按照安全规范的管理要求进行档案管理工作。例如不带电子设备进入档案构建现场、本人不能对外泄露档案管理的内容等。应创建严密的安全防卫系统，有方向的培养档案信息化管理的思想意识，配设专业的硬件设备，有效防止电磁干扰，尽量有安全配套设施等。同时，对档案信息化管理软件进行实时更新，并建立安全防火墙，让其可以更好地为管理提供服务。需重视提升档案管理系统专业技术，档案信息系统并不是一成不变的状态，档案管理人员应当定期维护和更新，使档案管理系统充分发挥其最大职能。

结语

综上所述，档案管理是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，是社会信息系统的基石。将现代信息化技术手段应用到档案管理工作当中是时代发展的必然趋势。在倡导无纸化办公、高效率作业的工作背景下，实现档案管理的全过程信息化管理，不但能够推动档案管理工作系统化、程序化、规范化的发展，也有利于档案信息的提取分享和应用，从而推动各行业各领域的不断创新发展。

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