大数据时代企业干部人事档案管理数字化建设分析

大数据时代企业干部人事档案管理数字化建设分析

董爱茹

天津市管道工程集团有限公司

摘要:大数据最重要的环节就是各类数据的采集。为此，有必要结合时代发展趋势，进一步明确企业干部人事档案管理具体方向，积极推进企业干部人事档案数字化建设，主动地引入现代信息技术，进一步提升企业干部人事档案数字化管理水平。同时要加大人才培养力度，为企业干部人事档案数字化管理提供坚实的人才保障，更好地服务企业发展。

关键词：大数据；人事档案；档案管理；数字化建设

引言

随着信息技术的飞速发展，企业在发展及内部管理层面均展开了不同程度的数字化建设及建设优化探索。在人事档案管理方面，随着人事管理工作信息分析需求不断提升，利用大数据技术进一步优化人事档案管理信息录入及信息调用，便成为企业管理中着重实行的革新事项。在此类改革建设事项实际实行的过程中，相关管理人员应明晰此类工作以往较易出现的问题，从而结合企业干部人事管理长、短期发展需求，展开后期革新事项的具体规划。

1大数据背景下干部人事档案数字化的重要意义

在大数据时代下，干部人事档案数字化管理有着很大的优势。首先，完善了干部人事档案管理制度。建立了干部人事档案管理权限分类管理制度、档案纠错机制、申报确认制度等，保证了纸质档案数据质量。其次，提供了数字化管理的条件。从硬件设备而言，档案管理员可以利用手持扫描仪扫描纸质档案，并应用ORC文字识别软件来自动识别文字信息。应用了这些硬件和软件设备，提高了档案管理人员把纸质档案转化成为数字档案的效率，实现数据共享。最后，建立数据库，让数字化档案能够被有效的利用，从而拓展服务方式。当前人们可以应用计算机登陆系统或者接受信息服务，利用信息化服务平台提供更多数据信息服务功能。

2大数据背景下干部人事档案管理现状

第一，档案数字化管理观念落后。部分档案管理者观念较为落后，仍然停留在传统管理要求上，未能根据现有管理内容进行创新，特别是在进入大数据时代后，网络信息技术日益普及，但部分企业的干部人事档案管理模式仍然滞后，数字化建设速度缓慢，受思想意识、资金、场地等因素制约，许多信息设备尚未配备，严重制约了档案管理工作开展。第二，人事档案信息管理平台功能短缺。以往干部人事信息的来源渠道狭窄，内容涉及面单一，且大数据技术的应用深度不足，档案资源只能用于对某位特定姓名的人员进行检索，无法对相同阶段、相同专业职工综合能力进行比较分析，抑制了档案管理效能提升，数据资源优势也难以充分体现。而现有干部档案信息采集多以文字为主，在整合时需要转换成电子版，这就要投入大量人力物力进行文字提取，导致档案管理工作重复，但因档案管理平台短缺，无法借助系统进行信息提炼，不利于管理效率提升和资源共享。

3大数据背景下干部人事档案数字化管理的有效措施

3.1建立干部人事档案管理云存储平台

在大数据时代下，事业单位需要开展“互联网+政务服务”的基础设施，搭建云平台，完成“共建、共享、共用、好用”的干部人事档案管理云存储平台建设。一方面，在大数据的背景下，事业单位的人事档案将被单位内的工作人员及单位外的相关人员共同使用。为了保护服务器及数据库的安全，事业单位需要将数据同步备份到云平台上，让人们在云平台上获取信息。一方面，云服务器商在签署了服务协议后，将做好云平台的数据保护工作，并将单位数据备份到平台，当单位的数据出现问题以后，可以应用同步的方式将本地数据与平台数据同步，从而恢复数据。一方面，这为开展后续的管理拓展建设做好了准备，比如，随着社会向前发展，人们会要求远程完成数据管理，即人们需要应用手机来完成数据管理，或获得数据信息服务，将数据信息存储到云平台上，能够开展远程服务建设，满足人们的需求。

3.2建立健全相关机制，将制度约束作为风险管理的重要手段

从制度层面来看，人事档案管理机制相对滞后，企事业单位要结合自身实际情况，立足法律法规，不断完善人事档案风险评估机制，优化档案工作流程，实现档案流转可追溯、档案利用过程可查询的目标。必要时还可以实行权限管理机制，没有授权就没有使用资格、没有授权就没有查询权利。此外，建立档案管理密钥制度，也是行之有效的手段之一。人事档案数字化建设具有非常重要的现实意义，企事业单位必须顺应大数据发展的趋势，结合自身发展实际，充分认清电子人事档案发展过程中存在的困境，不仅从技术层面逐步推动人事档案信息化管理系统的完善，更要从不断创新档案数字化建设模式出发，充分挖掘人事档案在企事业单位发展中的价值作用。

3.3加强人事档案从业人员教育，制定有效措施防止泄露风险

通过业务培训、学术交流、保密讲座等多种方式，引导人事档案从业人员树立牢固的安全防范意识，培养良好的信息素养，不断增强人事档案信息化建设接受程度，强化对人事档案管理存在意义的认识。针对人事档案资源传输、开发、利用等风险隐患较为集中的重点环节，采取有效的应急措施，抢占防范先机，降低泄露事件发生的频率。

3.4明晰大数据技术应用需求，增强各部门协作效果

企业人事档案管理工作应优先明确自身数字化建设阶段技术应用需求，才能保证建设规划实行的按部就班。人事档案管理工作面向企业人资调动及人员管理工作，因此在大数据技术应用背景下，企业人事管理部门应保证校内教育、管理部门人才对建设工作及后期更多信息获取的支持，提升各部门磨合及协作实行动力。一般来说，时下企业人事档案应获取对应人才学历、政治面貌及工作经历等信息，在数字化建设发展后，更多创新人事管理思路融入实践当中，企业亦可协同更多其他信息的获取了解人才专业水平及拓展业务能力。企业中有阶段性专攻学术研究及科学研究人员，此类人员的档案管理可添加科研成果转化、科学技术创新相关的信息内容。

3.5做好干部人事档案材料的收集、整理与利用工作

企业干部人事档案数字化管理工作还需要落实到具体各个流程，为此有必要将大数据技术与企业干部人事档案材料的收集、整理与利用工作相结合。一方面，要建立企业干部人事档案数字化管理系统，可以利用登录权限，直接通过办公系统进行档案信息资料的收集。在档案信息资料收集过程中，要确保档案材料的真实性和完整性，除了实现自动化收集以外，还需要进行人工把关，这样才能够确保收集上来的资料符合档案管理的相关要求。

结束语

综上所述，在大数据视域下，干部人事档案管理遇到新的机遇和挑战，这就要求管理者顺应时代潮流，在管理思维、管理模式等方面不断创新。在人事档案数字化建设中，通过树立大数据管理思维、丰富档案信息管理系统管理功能、优化保密存储模式等方式，使干部人事档案充分适应外部新环境，借助平台便捷高效地完成资源采集、检索与存储等工作，确保其利用率与安全管理水平提升，成为可靠的资源，为干部成长与培养提供可靠助力。

参考文献

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