新形势下航天企业档案工作的转型与创新

新形势下航天企业档案工作的转型与创新

李莉

西安航天信息研究所，陕西省西安市，710000

摘要：伴随着我国航天科技的飞速发展，航天档案馆为服务国家科研生产和运营管理等中心工作，起到了重要的支持和保证作用。随着我国航天科学研究与制造模式向数字化、网络化和智能化方向发展，档案工作必将面临着重大的改革与发展机遇。文章通过对我国航天企业档案工作的现状和存在的问题进行了剖析。在此基础上，提出了我国航天档案馆在改革中应采取的一些措施。

关键词：航天企业；档案工作；转型；创新

引言

伴随着互联网与信息技术的快速发展，大数据、云计算、人工智能等领域的研究与应用不断深化，实现了无纸化办公、数字化研发、信息化管理的普及，给档案工作造成了极大的冲击，也给档案工作提出了严峻的考验。

一、航天企业档案工作面临的问题

（一）信息系统建设规划不足

在“数字航天”的指引下，我国航天企业在科技、制造、运营等方面都大力推动了科技、产品、服务的信息化进程。由于前期对档案信息化的发展没有做好充分的计划，所以对于各个系统中所生成的电子文件的管理问题，没有进行足够的考量，因此，电子文件归档功能并没有完全融入到业务系统的过程中，对电子文档的前端控制与管理能力的欠缺凸显出来。

(二)体制机制的构建还需进一步健全

在此基础上，本文对我国航天企业的档案管理进行了系统的研究。当前，随着档案制度体系的不断优化和完善，在航天企业中已初步形成了基础标准制度、业务技术标准制度，但其覆盖面仍十分有限，所以，适应当前档案工作转型发展的制度的制订仍相对落后；在此基础上，提出了电子文档管理的要求，电子文档收集的元数据标准，数字档案的构建标准等。目前，我国航天企业档案馆对电子文档的评价与保护存在着诸多问题，如技术标准等，已成为档案馆改革与发展的瓶颈。

（三）档案管理模式有待创新

在计算机的普及与应用持续发展的背景下，产生了大量的电子文档。在航天企业中，采用了产品数据管理（PDM）、 OA公文等业务系统，使其在网上生成、编辑、审批和受控，使纸质和电子文档遵循业务流程的双轨制流动，并进行双套归档。当前，随着“数字航天”的发展，与科学研究、技术开发、管理、存储、应用等有关的文献资料越来越多地向数字化方向发展。随着网络化和智能化的显著特征，我国的电子文件正在由二元文件系统走向单元文件系统，并将在今后的工作中形成新的常态。在数字化的背景下，单套制存档的优越性越来越明显，在航天企业中，传统的以纸张为载体的文件管理方式已经不能满足目前和今后文件管理的需求。

（四）档案信息化管理水平有待提升

总体而言，我国航天企业的电子文件管理体系的运用比较滞后，目前的电子文件管理体系的覆盖面很小，总体运用程度很高，不能很好地支持对大量文件资料的管理。当前，大多数单位的档案部门，其文件业务过程仍处在信息化的初期，与各个业务系统的整合程度较差，还没有形成一个能够涵盖整个业务过程的数字文件一体化管理平台，还没有达到数据的贯通。这与今后发展的智能化、知识化管理之间还有着一定的距离。

二、航天企业档案工作转型与创新对策

（一）明确档案信息化建设的发展思路

档案信息化是一个长期而复杂的系统工程，涉及到信息网络，标准规范，安全体系等多个方面。在此基础上，提出了一些具体的政策建议，并对其进行了全面的研究，并统一规范，有秩序地进行。目前，在“数字航天”的大环境中，航天企业应该进一步加大对“档案信息化”的研究和探讨，以适应新形势下发展的需要；从长期来看，要把档案馆的信息化工作计划真正融入到整个机构的信息化建设计划中去。要对系统建设的整体要求有一个清晰的认识，在构建业务系统的需求分析和方案设计中，把电子文档管理的要求结合起来，从根源上来对业务系统中的电子文档进行自动控制，从而为推动档案工作的转型和提升打下坚实的基础。

（二）建立健全档案规章制度体系

在构建档案制度的过程中，要对国内、国外、各个行业的档案制度进行全面的学习，并与航天企业的特性以及档案工作的发展需要相结合，构建出一个完整的档案制度，并对制度的内容进行顶层设计、整体布局，与此同时，还要对制度进行修改、完善。经营类的管理系统，比如航天档案分类系统，电子档案管理系统等等。技术方面的制度，例如安全保密制度，鉴定和销毁制度等。以服务工作的紧迫需要为导向，强化各种专项文件规范，健全规范体系；例如：针对 CAD设计文档，三维模型，测试数据等特定格式文档，建立以模型和数据为基础的电子文档的存档和电子文档的管理系统。针对数字化档案的需要，制定了一系列的数字化档案的实施和管理、系统运行和数字化的技术规范。构建档案公开评价体系，是我国档案馆面临的一项重要课题。

（三）探索单套制管理模式转型

目前，航天企业正大力推动信息化管理体系、数字化科研生产和经营管理体系的发展，档案局要把握好机会，适应档案工作要向全门类、全过程、全方位数字化转型的需要，探讨单套制管理方式。在制度的构建上，应该以航天企业的具体状况为基础，制定出一套完善的、行之有效的安全保证制度，并制定出一套完整的文件安全防范控制制度。在此基础上，对电子文档的形成、流转、使用等进行了详细的说明；满足归档，保存等工作的需要，使得单件的经营方式得以遵循。在技术方法上，要参加制定信息系统接口规范，强化对电子文件的前端的控制，使文件系统的设备和格式能够互相兼容，确保电子文件的真实性和安全性。在业务管理上，要加大对电子文件归档的方法的研究力度，扩大文件管理系统中文件收集、整理模块的使用范围。在以模式产品的电子文档单套为重点的前提下，逐步将电子文档的存档需求转移到其它的业务系统中，并将其扩展到更广泛的应用。

（四）多途径提升档案信息化管理水平

在推进档案信息化的进程中，航天企业应该顺应科技发展趋势，将大数据、人工智能等新技术的运用以及对档案管理流程的优化、模式转型作为支持，对其进行规划，利用技术与管理之间的高效结合，来达到对档案工作的创新与发展。目前，我国各大航天企业都在大力推进数字化档案的建设，而在数字化档案中，以档案管理系统为中心，其功能的设计显得尤为重要。要实现这一目标，首先要从整个体系的设计出发，针对将来大量的档案馆数据以及对数字化资源的使用需求，运用“大数据架构”进行数据管理。同时，充分反映了今后应用业务的扩展与优化，在数据收集，管理，存储方面的需求；运用等环节，将人工智能技术的运用，从而提高对文件数据的处理能力，使文件管理模式发生转变。

结束语

随着航天数字档案的迅速发展，档案管理与研究的业务过程的持续结合，数字档案馆得到进一步发展，航天企业的档案部门也要顺应科技潮流。在新的情况下，档案工作的转变和发展面临新机遇，在思维方式、制度体系、管理能力等各方面都要进行全面的改进和改革，从而提高档案工作对研究的支持和对研究的支持能力，从航天研究管理的创新与稳步发展提供持续的推动和有力的保证。

参考文献：

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[2]新发展理念下企业档案工作绩效生态建设——以核电企业档案绩效生态建设为例[J].岳振兴;万小燕.现代企业,2021(08)

[3]新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施[J].唐希成;盖敏慧.兰台世界,2021(S1)