人事档案管理的重要性及优化途径探讨

人事档案管理的重要性及优化途径探讨

王新

枣庄市市中区人民防空事务中心  277100

摘要：现如今，在新时代背景下，人事档案管理工作成为了人力资源管理部门的工作重点，究其原因，主要是由于人事档案资料是关乎内部工作人员的个人学历、身份资料等的重要文件，并且对职工薪酬、社会劳动保障等方面的内容有着紧密的关联。然而，通过综合分析以往的工作经验，可知依然有一部分人事档案管理者没有认识到自身本职工作的重要性，从而难以有效应对工作中遇到的各类问题，一旦如此，则很难保证人事档案管理效率达到预期标准。基于此，本文针对人事档案管理的重要性、常见问题，对于如何提升人事档案管理水平的优化途径展开了探讨与分析，以供参考。

关键词：人事档案管理；重要性；问题；优化途径

从事业单位角度来看，人事档案管理属于事业单位内部管理工作的重心所在，并且直接关乎企业的稳定运行与长远发展状况。为此，需要事业单位人事档案管理者认识到此项工作实施的重要性，而且还要拥有创新思维，针对以往工作中常见的各类问题，开拓全新的工作思路，以更好地探寻优化途径，唯有如此，才能够切实提升人事档案管理效率，助力事业单位各项工作的有序开展。但现实中，仍旧有一部分事业单位在实施人事档案管理工作中遇到了很多问题，比如缺乏重视程度、工作手段落后、人事档案管理者工作能力低下等，制约着人事档案管理效率的提升，倘若没有及时干预，就会影响事业单位的良好运行。由此可见，对人事档案管理的重要性及优化途径等相关内容作出研究与阐述，很有必要。

一、人事档案管理的重要性

当前时期，在市场经济体制不断改革的背景下，传统档案管理模式已然很难在满足于目前的人事档案管理工作需求，主要体现在人事档案管理者没有深刻意识到这项工作的重要性，从而致使档案管理体系的构建、管理技术手段等没有做到适时更新，与新时代发展需求背道而驰所造成的。因此，事业单位人事档案管理部门的工作人员，一定要掌握人事档案管理的重要性。从广义层面上分析，即针对事业单位的稳定运行、长远发展情况来讲，做好人事档案管理工作，能够最优化配置人力资源，从而保证事业单位整体竞争能力的进一步提升。另外，从狭义层面上分析，现阶段不论是人事档案管理内容还是管理形式都日趋复杂化，所以，做好人事档案管理工作，能够在创新管理形式、转变管理理念等方面提供显著的促进作用，从而推动人事档案管理部门工作地位的明显提高，促进事业单位的蓬勃发展[1]。

二、人事档案管理常见问题

（一）缺乏重视程度

基于实际情况分析，很多事业单位在发展和建设的过程当中都对人事档案方面的管理工作抱有着一定的忽视态度。比如，在日常工作开展的过程当中，只是注重个人档案方面的收集，对于如何针对人事档案开展有效管理工作并未充分进行思考。这样就会导致档案管理工作在开展的过程当中处在形式主义上，并未得到有效地落实，甚至出现一味应付的情况，无法真正的展现出事业单位发展和建设中档案管理工作的价值和作用，很难实现人力资源的合理配置。

（二）信息水平较低

近些年，伴随时代的不断进步，以及科学技术的蓬勃发展，尤其是在互联网方面，信息技术已经和各个领域之间不断实现融合。因而，在此背景下，人事档案开展管理工作的过程当中对信息化的管理系统进行建设和运用也是必然趋势。但是从目前的实际情况上看，很多事业单位实施人事档案管理这项工作期间，却并没有积极运用信息技术。在运用的过程当中也并未对互联网和信息技术的功能最大化地进行开发和利用，甚至对最为原始的管理方法进行选择，无法对技术的优势进行运用[2]。使得工作效率大大降低，不利于各项事务的处理，需要在后续档案管理这项工作开展的过程当中积极的改善。

（三）人事档案管理人员管理水平有限

现如今，很多事业单位内部都普遍存在人事档案管理人员专业水平低下的问题，这是由于有的事业单位为了节省成本，所以往往会委派一些临近退休或者没有经过专门培训的职工负责人事档案管理工作。一旦如此，就会因为档案管理人员专业水平有限，或者专业不对口，从而难以保证企业人事档案管理成效达到预期标准。

三、人事档案管理问题的优化途径

（一）制定完整可行的人事档案管理制度

对于事业单位来讲，拥有完整可行的人事档案管理制度可以为后期各项改革管理工作的有效落实指明道路及方向，确保不同部门以及各个工作实现有效地运作。人事档案管理工作对制度规范要求相对偏高，管理工作人员需要严格按照一定的管理措施进行分析以及研究。管理层只需要注重不同的标准，明确各个环节的管理原则以及管理条件，积极简化整个流转程序，加强对档案管理保存方式以及约调整方式的统一划归。

（二）积极更新人事档案管理理念

众所周知，事业单位内部的人事档案资料都是需要管理人员负责管理与利用的。但是，在一些事业单位中，档案管理人员的管理理念比较老旧，在工作实践中一直遵循着传统的人事档案管理制度，然而，传统的管理制度需要耗费大量的人力和物力资源，既浪费时间，又很难做到不出错。所以我们要帮助人事档案管理人员创新管理的理念。伴随时代的进步，互联网的飞速发展，网络的使用已经深入到各行各业当中，在人事档案的管理过程中，我们也可以充分利用网络进行管理。只要将干部的人事档案输入到电脑上，上传到网络终端中，就可以保证档案不会丢失，找档案更加的方便快捷，不必再去翻找纸质档案，并且可以随时随地对修改档案内容，防范大量人力物力资源的无用耗费。即使使用了高科技，但是管理员依旧是档案管理的重要组成部分，所以，为了防止档案管理人员懈怠，可以建立奖惩制度，对档案管理优秀的人员进行奖励，激发他们的工作热情

[3]。

（三）提升人事档案管理人员的专业技能

一方面，应该加强管理队伍的良好建设，不断地带动管理队伍综合素质的提高。在对管理人员进行选拔的过程当中，一定要做到再三筛选，选取职业道德、责任心、政治觉悟以及细心耐心、专业素质较强的人员构建队伍。另一方面，在对人员队伍进行构建完毕之后，就应该结合事业单位实际情况，对针对性、专业性比较强的培训计划进行制定。鼓励档案管理工作人员深入参与到一些学习和培训工作当中来，对工作的意义和性质更好地进行理解和运用。

（四）加大信息技术的应用力度

首先，应该针对于人事档案的数据来对现代化数据系统积极地进行构建。这样能够实现日常工作当中档案的有效和动态管理。在这其中，可以对一些传真机、扫描仪、电脑等设备以及技术有效地进行利用来进行档案归档、整理及录入，使得原本的纸质文字可以转化成声像资料、图片等等，达到理想的信息技术运用效果。其次，档案如果发生改变，应该对信息及时进行更新。可以对目录进行编纂。这样在有需求时可以快速地对所需信息进行搜寻和查找。最后，为了更好地对档案的安全性进行保障，在日常管理中也可以对防火墙、加密技术等有效地进行运用。通过这样的方式使得档案更加具备安全性，使得档案管理最终效率得到大幅度的提高。

结束语

总而言之，人事档案管理工作的改进以及创新是一个长期的过程，事业单位的管理工作人员需要了解目前的管理现状，全面提升人事档案管理工作质量和效率，积极构建完善的人事档案管理制度，在服务意识的指导之下调整工作行为和工作模式，确保各种管理资源的合理配置及利用。因此，事业单位应当重视人事档案管理工作的重要性，并创新档案管理模式，顺应时代发展潮流，实现人事档案管理工作顺利开展，以推动事业单位的蓬勃发展。

参考文献：

[1]王珊.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].今日财富,2021(19):220-222.

[2]王燕.浅析新时期事业单位人事档案管理的重要性[J].科技创新与生产力,2021(09):10-12.

[3]于天莹.论数字化信息在人事档案管理中应用的重要性[J].办公室业务,2021(07):97-98.