事业单位档案管理工作的开展研究

事业单位档案管理工作的开展研究

杨莹

汉滨区档案史志馆  陕西 安康 725000

摘要：事业单位档案资料可作为社会经济发展、民生改善方面的重要服务资源。然而当前我国事业单位档案管理情况差强人意，而管理体制是影响档案管理工作成效的重要原因。为此，事业单位需要积极调整现有体制机制，优化档案管理工作模式，发挥事业单位档案资料价值，从而提升社会公益服务质量。

关键词：事业单位；档案管理工作；措施

1事业单位档案管理的重要性

档案主要的内容就是在社会活动中，生成多样化的有价值的原始记录。由于档案具有比较悠久的历史，以前都具有将事情经过进行记录的习惯，充分体现出原始性的特点，具有一定的证据作用，所以，加强档案管理意义重大。档案管理工作重要价值主要体现在多个方面：第一，站在事业单位角度而言，具有一定实力的事业单位成立时间较长，从单位成立开始，再到发展中期，或者某个重要的时间段，都会进行详细记录，为之后工作的开展提供有效依据，并在不断积累经验，为促进事业单位可持续发展打下坚实的基础。第二，从单位员工角度而言，事业单位档案除了记录自身发展经过外，还详细记录了单位所有人员的档案，不仅为员工提供了有效参考资料，还促进单位可持续发展。第三，有利于为各个部门提供相应的档案查询服务，在保障单位自身经济权益的同时，进一步促进档案工作的规范化、标准化。

2事业单位档案管理工作的开展措施

2.1创新档案管理理念

随着信息化时代的来临，各个行业都发生了翻天覆地的变化，信息化程度不断提高，对档案材料的要求也随之提高。因此，人们对档案的管理问题也日益关注。因为事业单位的档案文件类型很多，所以，工作人员必须改变传统的文件管理观念，只有采用现代的管理观念，才能与时代同步。首先，要对事业单位档案工作有较为完整的理解，要意识到事业单位档案工作的重要意义。结合单位实际情况，制定更为科学的工作方式，使档案管理工作能够得到有效实施。其次，要改变以往的工作观念，在档案工作中全面融入“大数据”意识，充分体现事业单位档案工作的服务性特征，从而对事业单位档案管理与服务模式施行有效的改革。随着现代社会的发展，大数据已经深入人们的生活以及工作的各个方面，事业单位档案管理也应该重视利用大数据技术，把用户的需求作为立脚点，积极推进档案数据多维度整合。

2.2创新档案管理制度

制度建设是事业单位档案管理工作优化创新的先决条件，只有建立健全各项管理制度，才能规范、有序地开展事业单位的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量。因此，事业单位档案管理人员应在对本单位档案管理需要进行全面分析的基础上，建立一套科学以及合理的档案管理制度，确保可以根据时代的发展不断创新管理制度，提高管理制度与事业单位档案管理的适合度，为单位档案管理工作提供一种行之有效的制度保障。同时，还要制定相关的配套措施，确保各项制度能够得到有效执行，使档案管理制度能够有效规范档案管理人员的行为，从而为档案管理工作向规范化方向发展创造良好的环境。只有这样，才能更好地提高事业单位的档案工作水平，才能更好地发挥事业单位的档案资源作用。

2.3建设一支高素质、高水平的管理团队

在档案管理过程中，管理人员自身素质水平、能力水平与档案工作效率存在着非常密切的关联，因此，事业单位需要高度重视管理团队构建。首先，事业单位需要根据工作人员实际情况进行分析，开展分层次培训工作。其次，在开展培训活动的过程中，需要对工作人员进行计算机知识的培训。只有这样，才可以推进档案管理工作不断发展。最后，部门领导需要高度重视档案管理工作，对表现优异的人员进行物质奖励，有效调动工作人员的工作热情，最大程度提升工作人员综合素质以及档案管理技能，从根本上促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

2.4推进档案管理信息化建设进程、实现档案管理信息化

2.4.1建立数字档案室

事业单位应从顶层设计层面入手，将数字档案室建设作为档案信息化建设的重点，详细划分主管及执行部门的职责，构建沟通交流与协同互助机制。同时，要制定数字档案室建设规范及体系，在全面论证与分析基础上，结合数字档案室的功能需求合理制定分期建设方案，出台档案元数据规范制度、档案资料安全管理制度，并需建立数字档案室技术标准。事业单位还要分析自身业务流程及业务特点，科学制定档案存储保管、安全防护、移交接收等流程，并做好数字档案管理系统与业务系统的对接，实现数字档案在线归档与信息资源全面共享。

2.4.2完善数字档案资源

数字档案资源建设要以提升资源种类、突出资源特色为重点。一方面要将新增档案制成电子文档，做好现有档案的数字转化，并实现档案管理全面信息化。需要构建长效性档案数字化工作机制，做好各类型现有档案数字化转换的规划设计，设置电子化目标，建立专题性数据库。另一方面，综合档案室要做好档案信息资源整合，构建文件级档案目录数据库，打造档案大数据平台，集中化、统一化管理各种档案及档案目录资源。此外，还要加强档案信息资源保护力度，构建档案资源保存制度，通过异地备份、增量备份保障档案信息资源应用的安全性。

2.4.3加大信息化建设经费投入

事业单位应设置档案管理专项基金，根据预算编制，结合管理要求，精准测算档案管理信息化建设所需费用，并将之列入到事业单位年度总预算之中。还应构建档案投入保障机制，以增强专项经费投入的稳定性与持久性。同时，事业单位要开拓经费获取途径，引入社会资本，确保档案信息化建设经费的充足性。事业单位需要在档案信息化建设方面提高经费投入，完善建设基础设施，分开设置库房、阅览室及办公区，引进先进的档案服务软硬件设备，并为档案应用系统开发提供充足经费，研发出具有高兼容性、功能完善性特征的数字档案管理信息系统，为档案数据在线管理、在线查阅提供支持。

2.5调整档案资料利用服务方式

事业单位要突破思维限制，梳理现有档案利用服务流程，降低服务手续繁琐度，提升信息利用者获取档案信息的便利性与精准性。应对现有档案信息资源进行深入开发，依托事业单位官网、数据库推出在线服务业务，运用互联网、新媒体等媒介增强档案服务多元性，通过主动办展、拍摄宣传视频等方式增强档案利用服务的主动性。同时，事业单位要摒弃传统档案利用模式，采用数字化档案资源利用服务模式，应构建完善性数字档案资源在线服务制度，以共享服务平台为基础，结合专题数据库，面向公众推出个性化定制服务，以此提高档案资源利用率。

3结语

21世纪，我国迈入信息化时代，各类先进的信息技术的应用促进了各个领域的发展，以电子文件为典型代表的现代化档案管理方式逐渐取代过去传统落后的纸质档案管理方式，内容丰富、信息海量、标准化和规范化程度高是现代化档案管理的典型特点。针对当前事业单位在档案管理中存在的问题，提升事业单位档案管理标准化、规范化程度是必然选择。因此，相关部门要从思想上认识到加强档案管理工作的重要性，转变档案管理方式，构建一支高素质的档案管理队伍，不断提升事业单位档案管理的标准化、规范化水平。

参考文献

[1]周丽.档案管理工作标准化建设对策分析[J].中国标准化，2022（16）：89-92.

[2]李国辉.机关事业单位档案管理工作规范化及标准化探究[J].办公室业务，2021（23）：104-105.

[3]李姗姗.新时期推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究[J].兰台内外，2021（21）：50-51.