浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策

浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策

张美

鄂尔多斯市中医医院        017000

【摘要】医院人事档案是记载员工不同时期的发展历程，其不仅能真实、客观反映员工成长经历、思想发展等，而且其是医院选拔、任用人才的重要依据。然而，当前我国许多医院没有充分认识到员工人事档案的重要性，员工人事档案管理工作仍存在较多缺陷。该研究就当前医院员工人事档案管理中存在的问题，从管理意识、档案内容、借阅流程、从业人员素养、档案信息开发等方面着手，提出改善员工人事档案管理质量的有效对策，以期能提高员工人事档案的开发率、利用率，实现医院人力资源优化配置。

【关键词】 医院；人事档案；问题；对策

在现代社会中，医院作为卫生服务机构，承担着重要的医疗服务和健康管理任务。为了保障医疗服务的质量和安全，医院需要对其员工进行严格的管理，尤其是对其人事档案进行科学合理的管理。然而，在实践过程中，医院人事档案管理却存在着一些问题，例如档案信息不完整、档案管理流程不规范等。因此，本文将对医院人事档案管理中存在的主要问题进行探讨，并提出相应的对策，以期为医院人事档案管理提供参考。

1 医院人事档案管理中存在的问题

1.1档案信息不完整

医院人事档案是一份员工在医院工作期间的关键记录，包括个人基本信息、学历学位、职称职务、工作时间和工作经历、培训情况、考核评价、奖惩情况等多种信息。如果这些信息存在不完整的情况，就会严重影响医院对员工的了解及管理，对医院管理体系的稳定性和规范性也会造成影响。

1.2档案管理流程不规范

医院人事档案的管理涉及到岗位职责明确、流程标准化、信息安全保障等多个方面，如果医院人事档案的管理流程不规范，则有可能导致档案管理失控，信息泄露甚至档案毁损的情况。具体表现为，档案管理流程没有明确的岗位职责和责任分工，档案信息采集、存储、备份和归档等环节缺少规范流程，档案查阅和使用的权限缺乏明确规定等。

1.3档案查阅难度大

医院人事档案的查阅需要经过严格的审批和管理，但是在实际操作中，由于医院人事档案管理流程的不规范和档案信息的不完整，导致档案查阅变得异常困难。具体表现为，档案查阅需要跨部门或跨岗位的协调，查阅申请流程过于复杂、耗时较长，查阅结果的准确性无法得到保障等。

2.加强医院人事档案管理的有效对策

2.1 增强档案管理意识

为了推进医院管理的科学化进程，国家相关部门颁布了《档案法》，所以各级医院应该加强干部人事档案管理工作的重视程度，并逐步完全本院干部人事档案管理机制，明确档案收集的方法及具体内容，使干部人事档案实现规范化、程序化管理。①严格遵照《档案法》中相关条例实施归档、调档、转档等程序；②医院领导应该给予档案管理工作宏观指导，保证档案信息收集、归档、保管、利用等相关环节有条不紊地进行，同时还应妥善解决档案管理工作中出现的问题；③加强《档案法》宣传力度，提高全民档案意识，使其自觉配合档案收集工作。

2.2提高档案管理人员专业素养

作为档案管理人员不仅要加强理论知识学习，树立为人民服务的意识，不断提升自身职业素养，同时还必须要加强专业能力建设，积极学习现代化管理方法及计算机操作技术等，自觉参与到档案信息研究、开发工作中，努力学习网络知识、计算机知识、电子文件管理知识等。各级医院应该采用多种手段提高档案管理人员的业务水平，打造一批思想素质高、业务能力强的档案管理队伍。比如，医院可通过开展不同层次、类型的培训班，及时更新档案管理观念及知识，做到与时俱进，全面提升档案管理人员的综合素质。

2.3 加强档案信息开发力度

近几年，人事制度改革不断延伸，相关部门对医院人事档案开发提出了更高的要求，要求人事档案不仅能满足员工工龄认定、工资制度改革等常规需求，而且还必须能反映员工学识水平和专业特长，发挥选拔人才的作用。为了使人事档案为人才选拔提供更好的服务，医院应该创建员工档案数据库，及时更新档案信息，同时保证档案信息的准确性、实效性，最大限度提高档案信息的使用效率。

2.4积极采用信息化管理平台

采用信息化管理平台对医院员工人事档案进行管理，可实现档案管理的数字化，提升管理工作的自动化水平。所以，医院在对员工人事档案进行管理时，要对现代化的科学技术进行合理的运用。比如，建立员工人事档案管理平台，将员工人事档案整理好，利用扫描仪将档案扫描进计算机中，通过系统自动对档案进行检测。在确定档案完整、准确后，将其转化成图像并对图像进行自动检测。在完成所有的质检工作后，打印封面将档案装订好，通过数据挂接的方式，将员工人事档案信息转化成数字信息，转入到光盘储存。当需要检索某位员工的人事信息时，通过管理系统设定的检索依据，输入检索关键字词，就可快速查询到所信息，并就其调用出来。通过信息化管理平台，不仅能提高管理效率和准备性，还能降低管理成本，减少不必要的浪费，使医院人事档案管理更加规范化。与此同时，通过信息化管理平台进行操作，还能确保信息的连续性和完整性。

2.5 完善人事档案的内容

①档案管理机构应该制定健全的人事档案材料归档制度，认真鉴别收集的资料，保证归档材料的真实性；②归档材料必须要做到准确分类、有序编排、清楚编号、整齐装订等；③注重收集反映个人才能的材料，比如个人专业水平、学历学识水平、继续教育、相关资格考试等相关信息；④及时将个人工作情况、工作业绩、重点工作或重大活动中的表现情况等材料收入档案内，为相关部门用人选人提供可靠依据。

3.结论

综上所述，人事档案管理是组成医院人事工作的重要部分，真实、完整的人事档案是医院选拔、任用人才的重要凭据。因此，各级医院必须要给予人事档案管理工作应有的重视，结合医院实际情况，采取多种手段，逐步完善人事档案管理制度、方式等，提高医院人事管理水平。

[参考文献]

[1] 陈雷.关于医院人事档案管理工作的分析与思考[J].黑龙江史志，2014，30（13）：145.

[2] 冉彦.医院干部人事档案管理问题与对策研究[J].医学信息，2016，29（12）：23-24.

[3] 朱月恒.浅谈目前医院人事档案管理存在的弊端及其改革的措施[J].办公室业务，2014，23（7）：88-89.

[4] 莫海英.醫院干部人事档案管理中存在的问题及建议[J].广东科技，2012，21（21）：25-26.

[5] 胡代英.浅议如何加强医院干部人事档案管理[J].投资与创业，2012，6（9）：71.