关于企业人事档案管理存在的问题及对策

关于企业人事档案管理存在的问题及对策

刘少华

甘肃省核地质二一九大队  甘肃 天水 741025

摘要：在新时期，我国各个领域都开始重视人事档案管理工作，通过深入了解提高该项工作质量和效率的策略，进而促进自身企业的高质量发展。本文从阐述企业开展人事档案管理工作的重要性入手，对管理中存在的问题深入分析，并提出具体的解决对策。

关键词：企业；人事档案管理；存在问题；对策研究

0引言：在我国社会经济都进入新常态的背景下，企业之间的竞争也越来越激烈，因此人力资源的作用也越来越凸显。企业的人事档案管理活动具有一定的动态性，其真实记录了员工的个人信息，它可以为员工的考核工作提供重要依据。近几年来，由于企业的不断发展与完善，企业员工的流动性也比较大，所以企业必须提高对人事档案管理工作的重视程度，要挖掘出该工作的潜在价值，从而促进自身企业的可持续发展。

1.企业开展人事档案管理工作的重要性

1.1有利于增强人事管理的质量

人事档案管理是人事工作流程中重要的一环，其主要是为人事管理活动作服务的。因此，企业可以通过高效的开展人事档案管理工作，来对员工进行深入的分析，并开展有效的管理，有利于对员工有更深一步的了解，从档案管理工作出发去促进员工个人和企业的整体的发展。

1.2有利于维护员工的权益

企业开展高效的人事档案管理工作，可以对员工的发展产生一定的影响，企业通过规范档案管理的流程，来了解员工的日常工作情况，以便后期根据岗位要求来合理调动员工，保证每个岗位上的员工都是合适的[1]。不仅如此，企业还可以根据员工的档案来给员工合适的薪酬。

2.企业人事档案管理工作中存在的问题

2.1缺乏完善的管理制度

人事档案管理是整个企业管理中的重要组成部分，其有关的管理制度可以为该项工作的顺利开展提供坚实的保障。但据调查可知，我国还是有部分企业对人事档案管理工作的重视不足，因此相关的制度建设也不够先进，这会直接影响到企业人事档案管理的质量。此外，虽然也有部分企业重视人事档案管理工作，但是对相关管理制度的落实不足，也没有根据企业实际的人事管理情况来调整和改善制度，使得制度无法满足当前的管理需求，降低了管理制度的实效性。

2.2信息登记规定缺乏规范性

企业人事档案主要登记的是员工的基本信息和工作经历等，但是其中没有对员工平常的业绩表现和评价进行详细的登记，使得人事档案也无法成为员工完整工作经历的依据。通常情况下，员工的升职、调动等工作的开展，都是要在查询该员工人事档案的前提下进行的，但在实际的查询过程中，还是会存在没有档案依据的情况。造成该情况的主要原因有，部分企业没有及时将材料进行归档，甚至还存在断档的情况。此外，还有部分企业在登记信息时不仅存在不全面的情况，还存在特别关注奖励而忽视惩罚的情况，这最终也会造成档案缺乏客观性。

2.3缺少信息化平台的建设

在我国进入信息时代之后，电子档案正在逐渐取代纸质档案，并且大部分企业都能够借助互联网来实现人事档案资源的共享。但是，还是有部分企业在人事档案管理中并没有引入先进的管理手段，还是以传统的人工＋纸质管理为主，这不仅会影响管理的效率，还会增加管理的人力成本与物力成本，无法体现出人事档案资源的价值[2]。此外，虽然有一部分企业建立了相关的信息平台，但其并没有做到及时更新，且平台的功能也缺乏多样性，阻碍了其人事档案管理的信息化进程。

3.企业开展人事档案管理工作的策略

3.1完善人事档案管理制度建设

任何企业想要高质高效的去开展人事档案管理工作，都需要有完善的制度为其提供指导和保障。不仅如此，企业还要以相关制度为依托来使全体员工都重视人事档案的管理工作。基于此，企业有必要去建立《人事档案管理工作制度》，并严格执行该项制度。另外，企业还应该严格遵守人事档案存放的要求，做好档案存档室的管理工作。与此同时，还应该明确档案资料收集的流程，要督促相关部门及时上交相应的材料，以此来提升该项工作的实效性。此外，还应该根据相关规范去做好档案的分类，按不同的属性与性质去将档案排版，保证档案存放的有序性。

3.2规范人事档案管理

近几年来，各个企业对人才的考核标准越来越高，这离不开对人事档案资料的支持。因此，档案管理人员在开展收集、归类相关材料等一系列工作流程时，要确保所收集的资料都是准确的，要始终秉承实事求是的原则。与此同时，还要重视档案的更新，要在其档案中仔细记录员工的业务水平与工作业绩等，以便为后续的岗位调整作出参考。除此之外，企业还应该建立规范化的人事档案管理模式，结合企业自身的管理情况，探索出更适合自身发展的管理体系，逐渐细化档案管理工作中的职责，并要严格按照该职责要求进行一系列的管理工作。

3.3建立信息化管理平台

在企业不断推进人事制度改革的背景下，各个领域的企业对员工的信息管理都朝着精细化、规范化的方向发展，传统的人工＋纸质的管理模式已经不再适合。在该形势下，企业需要积极采取信息化的手段，不断建立人事档案信息化管理平台

[3]。与此同时，企业还应该对该平台的更新与维护工作加大资金投入，以此来夯实人事档案信息化管理的基础。除此之外，推进人事档案管理的信息化进程也需要有充实的硬件和软件支持，要合理配置档案管理的各项设施与技术。另外，企业还可以不断深入人事档案信息资源的建设，要构建可以共享的档案库，加大相关系统的开发力度，在不断优化管理平台的基础上，促进档案信息资源的共享。

结束语：

综上所述，在当前的市场环境下，企业在人事档案管理过程中不可避免的会出现一些问题，这些问题会直接影响到该项工作的质量与效率。因此，为了实现企业人事管理质量的优化，保障每个员工的权益，企业就必须要开展高效的人事档案管理工作。通过加强管理制度建设，规范人事档案管理以及建立信息化管理平台，全方位推进人事档案管理工作的顺利开展，以此来促进企业的高质量发展。

参考文献：

[1]宋悦.浅析新时期国有企业人事档案管理的问题及对策[J].劳动保障世界,2020(06):73.

[2]马鹏程.新时期企业人事档案管理中存在的问题及解决对策[J].人才资源开发,2019(02):83-84.

[3]张莉.现代企业人事档案管理中存在的问题及对策分析[J].人才资源开发,2018(20):83-84.

作者简介：刘少华（1983-5-25），男，汉族，陕西西安人，本科，馆员，研究方向：档案管理。