刍议住房公积金档案管理数字化应用

刍议住房公积金档案管理数字化应用

邱宝慧

新疆昌吉回族自治州住房公积金管理中心 831100

摘要：在当前社会不断发展与进步的背景下，住房公积金制度的逐步完善，为广大职工们的住房提供了全面保障。在住房公积金档案管理工作中，需要提升对档案管理的重视程度，并积极推进数字化建设，进而使其他业务顺利开展，保证可以发挥出住房公积金档案管理自身的作用与价值，提升住房公积金业务工作的安全性与规范性。文章将分析住房公积金档案管理数字化应用的方向，并探索推进数字化建设的措施，使得管理模式符合当前社会发展的需求。

前言：在住房公积金档案管理时，为了保障职工的切身利益，以及住房公积金中心的正常运作，作为住房公积金档案管理部门需要全面了解与掌握住房公积金档案的特点，探索有效的数字化管理手段与策略，推动数字化建设，建立更加先进的现代化、数字化管理模式，帮助住房公积金档案事业的持续稳定发展。

关键词：住房公积金；档案管理；数字化

1.住房公积金档案管理数字化应用方向

1.1档案资源数字化

在档案管理数字化建设过程中，首先对档案工作的现状、核心内容含义及问题进行系统分析，同时提出归档和备份两项基于不同机制的工作的数字化应用要求。归档能够对住房公积金系统中产生的数据信息进行内容识别与鉴定，同时将档案数据存入到特定的管理系统当中，用这种方式将档案数据固化，确保其便于理解与保存。在实际工作中，要尤其重视归档工作，这是档案资源数字化的前提。档案部门要更新工作机制，实现档案工作的全面数字化建设，从而实现对实体纸质档案的数字化转换，并保证归档信息的完整性与真实性。在档案资源数字化思想的指引下，要有序进行档案归档，并将其存入到住房公积金档案管理系统当中。在完成归档后，需要在数据库中对档案进行备份，以防止被篡改或丢失，尽可能地保障数据完整性。需要注意的是，在档案工作中，原有的著录加扫描的手段，虽然也是对纸质档案信息进行数字化转变，但是整体利用率相对低下，并没有将档案信息的价值充分发挥出来。因此，需要对数字化的发展策略进行优化调整，基于工作需求对纸质档案进行数字化转型，以此充分挖掘其中的内在价值。

1.2管理流程数字化

档案管理数字化建设的进行，应当结合住房公积金的发展现状，在具体执行时，首先要完善管理制度、快速部署相应技术，确定档案管理范围、档案形式以及数据存储方案等，这些工作内容要在前期就完成形成，以此对流程进行规范。其次，要实现档案管理系统的自动化集成式归档，使得档案可以快速实现数字化，直接转化为电子档案并存进系统当中，住房公积金中心要制定系统集成化管理标准，对档案管理系统以及业务管理系统之间的集成要求、接口协议、网络服务技术要求以及其他要求等进行明确规定。建立集成化、自动化的管理系统，能够实现对归档工作的全面监督管理与核查，保障档案归集过程的安全性、高效性以及可靠性。在档案归集与存储中，实现数字化主要有两种方法。一种是基于住房公积金业务需要设计档案归集功能。在档案归集功能中实现归档后，基于集成接口将档案在线传输到档案管理系统中，通常应用于综合管理系统中。另一种是基于业务管理系统来设档案归集功能，和上述基于住房公积金业务需要进行设计的不同是，不需要建立单独的集成接口，而是直接在住房公积金中心相关的业务管理系统内部实现档案保存以及归集整理操作，使整个流程通过系统自动化完成。

1.3管理模式数字化

为了实现数字化应用，首先，要建立专门针对档案信息的管理系统。针对档案信息量巨大的特点，需要进行全面的检测，即在归档、办结及保存等环节中，对档案进行完整性、真实性等方面的检测，这项工作通过档案管理系统和归集接口实现自动执行。其次，开发长期数据信息封装、档案导出日志以及档案数据管理等模块系统，保证电子档案在转移、收集、检测、整理等环节的安全可靠，保证数据信息的完整性、管理操作的不可随意更改性以及用户信息的真实性。与此同时，对管理操作中的账户密码等信息进行妥善保管，保证电子信息不会轻易变更，进一步提高数字档案管理系统的可靠性与有效性。此外，也要基于完整的数据库，通过现有的管理系统，从全局发展角度出发，利用大数据技术等，对档案资源进行全面整合优化，从而实现对档案资源的统一化管理。

1.4档案服务数字化

首先，住房公积金在发展中要提供数字化服务功能，利用档案管理数字化系统建立档案信息资源系统，以此将档案信息整合其中，构建出“一站式”信息检索凭条，实现对档案信息的高级检索、全文检索以及分类检索，同时实现系统联动查询，以满足用户的具体需求，提高档案服务的精准性以及时效性。同时，可利用分析工具对档案资源以及用户行为进行系统分析，联合大数据技术提供更加精准的档案服务，联合云计算、分布式部署、开源检索以及人工智能等技术，对系统功能结构、数据级、应用框架等进行全面优化升级，进一步提高用户的使用感受。其次，要积极研发档案数字化新功能，利用新技术对档案开发模式进行创新研究，以此实现对档案信息的线上管理以及展示成果的数字化，并依据不同管理需求来丰富功能，从而提高档案服务的信息化水平。

2.实现住房公积金档案管理数字化应用的措施

2.1建立健全档案数字系统

在针对住房公积金档案的数字化管理工作中，起到关键作用的是管理部门基础的数字化系统建设。档案管理部门针对自身的数字化建设需要应当加强对自身数字管理系统的建立、健全工作，保证信息化基础设施能够满足高效的档案管理工作需求。第一，住房公积金档案管理部门应当积极引进现代化的信息技术，对原有的住房公积金档案管理系统进行有效升级，对归档、备份等各环节中的薄弱部分进行加强，保证系统在内部运行的联系性。通过将信息化系统与档案工作的连接，加强档案管理工作中的信息化参与度，从而提高档案管理信息系统的稳定性。第二，住房公积金档案管理部门可以通过与相关的信息系统开发企业达成合作，依照自身的统一化系统的工作需要，开发具有针对性的档案信息管理工作系统，在信息系统的基础上保证功能的全面性与规范性。全国各个区域的住房公积金中心，为尽快实现数字化应用，应当逐步地推进信息系统的应用统一化，实现各部门机构在不同区域之间的统一化办公，从而保证档案服务的一致性，从而在面对需要使用档案的情况时，档案文件数据无需面对信息系统之间的差异性壁垒，更加规范地实现区域之间的档案信息交换。第三，在信息系统建设上为保证规范性利用，需要加强档案信息数据的安全保护。住房公积金档案信息管理部门应当针对信息安全要求，采取更加严谨规范的信息安全保护方式，一方面在信息系统建设上，应加强防火墙以及杀毒软件等安全措施的使用，从基础信息系统上加强对内部信息的安全保护。另一方面需要进行一定的档案信息安全等级的划分，明确档案信息安全的审查机制，定期对信息系统的安全性进行检查，及时处理信息漏洞，保证档案信息的安全性和使用规范。

2.2对档案管理数字化应用提出指导

在现如今的市场环境下，人们的生活基础质量在不断提升，购房需要在逐渐得到满足，使得我国住房公积金涉及的人群以及使用规模在逐渐地扩大，住房公积金档案数量增多，档案管理部门的管理效率需要不断提升，才能有效地缓解档案的管理压力，因此规范化利用住房公积金档案的数字化管理方式成为必要的发展方向。针对数字化管理方式单纯应用下主要存在的问题，需要从基础的外部指导上加强数字化应用效果，并保证档案工作的规范性。一方面，相关部门应当意识到数字化管理对整个档案管理工作的优化促进作用，针对住房公积金档案的数字化管理中存在的运行机制不完善、相关法规健全程度不足的情况进行一定的补充调整。在外部为住房公积金档案的数字化管理制定相应的管理规范细则，以更加专业的方式加强对住房公积金档案管理的技术指导，从而确保住房保障政策总体的数字化管理模式建设的有序推进。另一方面，国家应当针对整个住房公积金档案的数字化管理发展趋势，完善相应的上层建筑内容，通过针对在整个数字化管理环节中暴露出的实际问题，不断地完善并健全立法，明确对应的管理机制条例，从法规与管理机制上约束整个档案管理工作的开展行为，从而进一步提升住房公积金数字化应用的规范化开展。同时在政策制定上进行一定的倾斜，支持住房公积金档案管理部门加强自身的基础建设，凭借更加先进的基础建设水平制成数字化管理方式的展开，并在数字化基础上对原有的纸质化工作方式进行优化，在保证数字材料备份的情况下，强化对住房公积金档案的纸质材料保存，保证住房公积金档案信息的完整性与安全性，实现规范化利用效果。

2.3加强住房公积金档案管理人员素质水平

在对住房公积金档案实行数字化管理与规范化利用中，最关键的是管理人员的基础素质水平。因此管理部门需要针对数字化管理与规范化利用的实际需求，来加强对人员素质水平的培养。在现如今的管理部门中，住房公积金档案管理人员自身的基础素质能力主要集中在档案的管理上，而对于数字化管理方式所要求的信息技术能力相对较弱，因此需要重点提升管理人员的信息技术水平。首先，管理部门应当定期组织学习活动，分批次将档案管理人员集中起来开展信息技术培训，并在培训后进行信息技术考试，只有档案管理人员通过考试之后才能够回到岗位，以此来对原有的工作人员进行信息技术素养的提升。其次，在基础人员队伍建设上，管理部门可以按照自身的数字化管理需要在对外招聘要求中添加信息技术要求，从而在基础招聘上提高人员队伍的信息技术素养水平，为岗位建立专门的人才数据库，不断优化整体上的信息数据处理水平，保证在数字化管理过程中对于信息技术使用的规范性，实现高精确度的数字化档案管理服务。最后，需要加强对管理人员的规范性意识培养，管理部门需要在工作中渗透思政教育，让管理人员在心中树立坚定的服务意识与规范化工作理念，在进行对住房公积金档案的数字化管理时，遵守相关的管理细则和操作方式。

2.4加强对档案文件的纠正能力

针对住房公积金档案中出现错误的现象，需要采取一定措施来进行调整。首先需要提高资料扫描过程中的操作规范性，在进行对住房公积金档案的扫描和录入时，需要保证仪器的扫描清晰度，以及数据的准确性，这就需要加强管理人员对于扫描技术的练习，针对扫描中主要表现出的问题，来总结扫描技术的应用关键，从而在后续的扫描工作中，能够保证数据的质量，避免出现数据失真问题。其次，需要管理人员针对档案数据来进行研究，重点关注档案中的数据完整性问题，从而进一步强化自身对于档案中错误的分辨能力，对于发现出现数据失真需要及时地进行调查，分辨导致问题的主要原因，以此不断总结档案数据的识别经验，另外管理人员还需要在对纸质文件进行内容审查时，也要注意识别档案的内容是否正确，保证原有文件准确无误。最后，管理人员需要根据纸质档案对电子档案进行核对，确保住房公积金档案文件的可靠性，对于其中出现的错误需要及时地进行纠正。

2.5加强档案安全管理工作

档案管理的工作人员需要具备良好的保密意识与严谨的工作态度，在每个环节上都应当合理控制，以防止发生泄密问题。网络技术给档案管理、查询带来便利的同时还存在着许多的安全性问题。例如在输入以及传输的过程中可能会出现误操作、电子设备故障、病毒入侵等无法预知的危害。所以，针对电子档案的管理应当提升专业的安全防范技术，以免出现潜在的安全隐患，使电子档案具有一定的安全性与可靠性。住房公积金电子档案作为比较重要的资料，除了要保障档案使用时的安全，做到归档有序以及责任明确，还应当加强档案数据保存、迁移以及检查，使档案信息资料具有一定的安全性。比如可以通过加强硬件或者软件的管理，规范好权限的管理、加密通讯等手段使系统的安全可以不会受到外界不良因素的干扰。

结语：在前社会发展下，人们的生活在变好，对于住房方面需求显著提升，所以在社会管理中住房问题成为了重要组成部分。在新形势下，提升档案管理的质量与效率，使住房公积金可以发挥出自身所具有的作用与价值，满足大众们的基本住房需求，成为各级住房公积金管理部门研究的重点课题与内容。基于此，应当加强住房公资金档案管理，对其进行全面且深入的探究与分析，保证可以根据当前存在的不足，对管理的数字化应用提出有效的建议，从而提升住房公资金档案管理的价值与意义。

参考文献：

[1]蒋颖煜，梁晴.广西住房公积金档案数字化管理存在的问题及对策[J].大众科技，2020，22（9）：149-151.

[2]傅彩玲.浅探住房公积金档案管理[J].行政事业资产与财务,2020(20):111-112.