浅谈烟草商业企业物资采购数据化控制体系管理

浅谈烟草商业企业物资采购数据化控制体系管理

段炎冰 陈永吉 高雪 葛玮 王文卿

山东潍坊烟草有限公司  山东省潍坊市  261000

摘要：随着市场竞争的不断激烈和企业规模的扩大，烟草行业采购工作日益成为一项关键的业务活动。烟草企业作为国内烟草行业的重要一员，其物资采购工作的质量和效率对于保障生产经营的稳定和可持续发展至关重要。然而，采购工作的复杂性和高风险性给烟草企业带来了挑战，近年来，随着采购范围的扩大和采购数量的增加，烟草企业面临着大量的固定和无形的资产，同时采购工作也成为高风险领域之一。本文旨在提出一种基于数据化管理的解决方案，以构建物资采购数据化管理控制体系，以帮助烟草企业规范采购工作、降低风险、提高供应商管理水平，最终实现更高质量的采购工作。提示也期望可以为烟草企业和其他行业企业提供有力的指导和参考，以应对采购领域的挑战，提高工作质量实现可持续发展。

关键词：物资采购；数据化管理控制；体系

1.采购工作存在的问题

一是，采购人员职责不清。采购工作中的不清晰职责分配是一个常见的问题，采购涉及多个环节和部门，但采购人员的岗位职责经常模糊不清，特别是对于初次接触采购工作的人员。由于采购工作流程复杂，采购人员可能在程序、时间节点、文件知识等方面出现错误，这会对采购工作的质量产生严重影响。采购工作不规范，可能导致拖延、误解、纰漏、错误的采购决策和操作，损害采购工作的效率和质量。二是，廉洁风险管理不足。尽管烟草企业在采购工作中能够遵循行业上级规范管理要求，但仍然存在一些廉洁风险。部分责任部门对采购领域的廉洁风险防控的重视不够，采购项目的运行和档案管理不规范，存在问题边整边改、前整后犯的情况。廉洁风险可能导致贪污、受贿、滥用权力等问题，损害了企业的声誉，可能引发法律问题同时也会增加采购成本。三是，采购一项一卷评审质量不高。在采购一项一卷评审中，部分单位将其视为例行程序，单一人员负责审核整个卷宗，导致审核质量低下、错误未被充分审核，严重影响采购一项一卷工作的质量。评审质量不高可能导致采购决策的错误和不准确，增加了后续的纠正成本并影响了采购工作的效率和准确性。四是，供应商管理不健全。供应商管理是采购工作中的关键环节，但供应商评估体系不健全，缺乏规范性和科学性，导致一些供应商的商品质量不能满足需求部门标准，同时，真正资质健全、实力强的服务商难以参与投标，因为缺乏一套评价供应商整体质量水平的标准。不健全的供应商管理可能导致采购到质量不合格的产品或服务，增加了后续的成本和风险，影响了企业的声誉和竞争力。

2构建标准化采购管理新模式

2.1明确工作职责

明确工作职责是构建标准化采购管理新模式中的关键步骤之一，通过清晰地归类和定义采购管理中的各种角色和部门，可以确保每个岗位的工作职责明确，避免了工作中的不确定性和混淆。采购管理员是采购工作的执行者，负责根据采购计划和需求采购物资、服务或设备，他们应明确了解采购流程和规定并确保按照相关标准进行采购，包括价格、质量、交付时间等方面的要求。需求管理人员负责从各个部门收集和整理采购需求，他们应确保需求的准确性和合理性，并将其按照规定的流程提交给采购管理员以启动采购流程。验收人员负责确保采购的物资或服务符合合同规定的标准和要求，他们进行物资验收，检查质量和数量并确保一切合法合规。监督人员的角色是确保整个采购流程的合规性和透明度，包括内部审计师或合规专员，负责审核采购过程，检查文件和记录确保遵循法规和政策。此外，根据上级部门的工作要求还需要明确各个岗位的附加工作，这些附加工作可能根据具体的采购项目而有所不同，但应明确分类，以确保每个环节都有专人负责避免漏项和冗余。总之，明确工作职责是确保采购流程的透明性、高效性和合规性的关键因素，可以防止工作重叠和混淆，确保每个岗位都明确知道自己的职责，从而使整个采购管理过程更加有序和可控。

2.2优化业务流程和标准

优化业务流程及标准是构建标准化采购管理新模式的关键步骤之一，通过对采购工作流程和标准的全面审视和改进，可以提高采购工作的效率、准确性和一致性。采购工作的流程应当进行全面梳理，从需求识别、计划编制、供应商选择、合同签订、物资验收、付款结算等各个环节都要有清晰的流程图和步骤，这有助于确保不会遗漏任何关键环节，降低工作风险。每个环节都应明确责任人和任务以确保工作的推进，团队成员会清楚自己的角色和职责，避免混淆和冲突。采购工作的标准应当具体明确数字化和规范化，标准应包括各项工作的具体要求、流程步骤、文件模板、时限要求等方面的详细信息。标准应当针对不同类型的采购项目进行细化以适应不同的需求，例如，针对物资采购、服务采购、工程采购等，都应有相应的标准。这些标准可以作为操作指南，供采购人员参考和执行，通过数字化化的标准可以更容易地传达和遵循要求，提高工作的准确性。审视采购流程识别并去除不必要的繁文缛节和重复操作，优化后的流程应更加简单、高效，减少不必要的时间和资源浪费。通过数字化工具和信息化系统，提高流程的可追溯性和透明度，可以更好地跟踪工作进展及时发现问题并采取措施。确保流程的高效性，尽量减少冗余步骤和等待时间以缩短采购周期，提高响应速度。通过全面梳理流程、制定标准和优化流程，烟草企业可以建立一个更加高效、规范和数字化的采购管理体系，这将有助于提高采购工作的质量，降低风险，加强管理控制，从而为企业的可持续发展提供更加坚实的支持。

2.3制作采购数字化知识云库

制作采购数字化知识云库是一个重要的举措，可以提高采购人员的专业知识水平和工作效率。一是，建立数字化知识云库。采购知识云库应当包括采购管理知识、相关文件和成功案例等资源，这些资源可以根据主题和类别进行分类，以便采购人员快速查找所需信息。云库中的文件可以包括政策法规、采购流程图、合同模板、验收标准、供应商评估方法等，这些文件应当是最新的版本，以确保采购人员使用的是最准确和最新的信息，云库还可以包括采购管理的最佳实践和案例分析，帮助采购人员从实际案例中学习经验和教训。二是，制作采购管理知识小视频。采购管理知识小视频可以通过数字化方式传播知识，使学习更加生动和易于理解，这些视频涵盖采购工作的各个方面，例如采购计划提报、合同管理、验收管理等，视频制作应当注重清晰的讲解和示范，以便采购人员更好地理解和掌握知识，这些视频可以随时随地观看，方便采购人员在需要时进行学习和复习。三是，整合数字化知识库与工作环境。确保数字化知识库与采购人员的工作环境相结合，可以通过内部网络或在线学习平台让采购人员轻松访问知识库，在采购工作过程中，将知识库链接到相关任务和流程中以帮助采购人员在需要时快速获取相关信息，定期更新知识库确保其中的信息和资源保持最新和有效。

通过建立数字化知识云库和制作知识小视频，烟草企业可以提供更灵活和多样化的学习资源，帮助采购人员更好地理解和应用采购管理知识，从而提高采购工作的质量和效率，有助于降低工作风险，提高绩效，并为企业的可持续发展提供支持。

3建立廉洁风险管控体系

3.1风险评估与识别

风险评估与识别是建立廉洁风险管控体系的关键步骤，其有助于企业识别潜在的廉洁风险，包括在采购工作中可能发生的内部和外部风险。风险评估应当是一个全面的过程，覆盖采购工作的各个方面，包括计划、招标、合同管理、验收等各个环节，以确保不会遗漏任何可能的廉洁风险。内部风险评估应当重点关注员工的行为，例如贪污、受贿、滥用职权等，外部风险评估则应关注供应商的行为，例如行贿、虚报、提供次品等。通过制定风险评估矩阵或风险矩阵将各类风险进行分类和评级，可以帮助企业确定哪些风险对其影响最大，哪些风险是高风险，哪些是低风险。风险评级可以根据风险的潜在影响和发生可能性来确定，高影响、高可能性的风险应被优先考虑，而低影响、低可能性的风险则可以放在次要位置。建立内部机制鼓励员工积极报告可疑行为，通过建立举报渠道、提供匿名举报途径以及设立专门的举报团队来实现，引入内部审查程序，定期审查采购活动以识别不正当行为的迹象，审查程序应当由独立的团队或内部审计部门执行，确保客观和透明。建立供应商风险识别机制，对供应商进行定期的尽职调查，以发现供应商可能存在的不当行为或风险。风险评估与识别是企业建立廉洁风险管控体系的起点，它有助于企业了解并应对潜在的廉洁风险，确保采购活动的合规性和透明性。通过对风险的全面评估和明晰的风险分类，企业可以更有针对性地采取措施来减轻风险，确保采购工作的廉洁和合规，同时，建立举报机制和内部审查程序也有助于预防和发现不正当行为，从而保护企业的声誉和财务利益。

3.2建立廉洁文化

建立廉洁文化是非常关键的，它有助于树立企业的道德和伦理价值观，确保员工在采购工作中秉持诚实、透明和道德的原则。通过培训和教育活动向员工传达廉洁文化的重要性和价值观，培训包括道德课程、伦理培训、廉洁行为规范等，以帮助员工理解为什么廉洁行为对企业的长期成功至关重要，培训应该是持续性的，以确保员工不仅理解廉洁文化，还能够在实际工作中付诸实践。领导层应当以身作则，成为廉洁文化的榜样，他们的行为和决策应该始终符合廉洁和道德的标准，以树立正面榜样，激励员工效仿，领导层应该强调诚实、透明和道德的重要性并积极支持和推动廉洁文化的建立，可以通过内部沟通、员工会议和示范行为来传达这些价值观。建立内部道德准则和行为规范明确什么是不被容忍的行为，以及违反这些准则会产生的后果，这些准则应该明确规定采购工作中的廉洁要求，包括禁止受贿、贪污、滥用职权等不正当行为，准则和规范应该清晰、具体，并通过内部文件和培训课程传达给员工，员工应当明白违反这些准则会面临的法律和纪律后果，以及企业对廉洁行为的期望。

3.3建立监控和审查机制

建立监控和审查机制对于确保采购活动的合规性和廉洁性至关重要，建立监控系统可以利用现代技术和软件来实现对采购活动的实时监测，监控系统可以追踪采购流程中的每个环节，包括需求提报、招标、合同签订、付款等，监控系统应当设定预警机制，以便在发现异常行为或潜在风险时立即通知相关部门或审查团队，可以及时干预和调查可疑情况。进行定期的内部审查和自查以评估采购活动的合规性，审查可以涵盖各个环节，包括计划提报、招标环节、合同执行等。内部审查应当由独立的团队或部门进行，确保审查的客观性和公正性，审查团队应当具有专业知识，能够深入了解采购流程和相关法规。建立廉洁审计程序，通过审查文件、交易记录、合同和支付等方式，确保采购活动的透明度和合规性，审计程序应当由专业审计团队执行，审计程序应当具有独立性和权威性，能够全面审查采购活动发现潜在的廉洁风险和问题，审计结果应当向管理层和相关部门报告，并提供改进建议。

3.4完善供应商审核体系

在供应商审核体系中，首先需要建立明确的审核标准和指南，包括供应商的资质、财务状况、合规性、产品质量、服务能力等方面的要求，标准应当具体而严格确保只有符合标准的供应商才能合作。指南可以包括审核流程、文件要求、审核方法、评分系统等，以便审核团队能够按照一致的方法进行审核。成立专业的供应商审核团队，该团队应当由具有相关经验和知识的人员组成，他们应当能够深入了解供应商的业务和运营情况，确保审核的全面性和准确性，审核团队还可以包括不同领域的专家，以应对各种不同类型的供应商，例如财务专家、法律顾问、技术专家等。审核不仅仅应当关注供应商的单一方面，而是要综合评价供应商的整体表现，还包括供应商的财务稳定性、合规性、产品质量、交付能力、服务水平等多个方面，制定评分系统，根据不同的标准和指标对供应商进行评分，评分可以帮助企业量化供应商的表现，有助于做出决策。将供应商分为不同的分类，例如核心供应商、战略供应商、一次性供应商等，每个分类可以有不同的审核要求和管理方式，根据供应商的分类制定相应的合作策略，确保不同级别的供应商都能够满足企业的需求。

4结论

综上所述，通过分析烟草企业关于改进采购管理的紧迫性和必要性，并提供了一套全面的解决方案，以帮助烟草企业提高采购管理的质量和效率，降低风险，实现可持续发展，这些建议可为采购管理领域的从业者提供有价值的指导。

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