企业业财数据共享的建设思路探讨

企业业财数据共享的建设思路探讨

练治国 

中国电建集团贵阳勘测设计研究院有限公司  　

摘要：企业要实现业财数据共享，各业务部门的主要数据要实行标准化和源头管理，确保数据源的唯一性、准确性。架构企业数据中台时，要制定数据编码和管理规则，提升数据质量，实现各业务系统之间数据互联，最终通过财务数据，反映企业经营成果和资产状况。数据互联，业财融合，是财务共享建设的工作重点，是财务管理工作的出发点。

关键词：　基础数据 　表单单据 　业财融合　辅助核算

一、引言

随着国家对企业数字化转型升级需求及集团公司财务管控要求，集团企业利用财务共享的推广应用，打造价值型财务管理模式，充分利用财务信息化手段，将财务管理行为纵向延伸和横向延伸。与财务相关的数据来源，从以前的信息孤岛，变为数据推动管理流程，汇集至财务数据管理平台，形成多维度的业财数据。于是市场上各种财务转型的概念和关键字频繁出现，如“三财体系”、“业财融合”、“业财税一体化”、“业财资税一体化”等各种提法，但其本质是成本会计和管理会计各司其职，利用信息化手段进行管控，以权责发生制记录收入成本、以收付实现制记录现金流量，反映企业的经营成果和资产状况。本文以工程企业为例，探讨业财数据共享的关键问题和建设思路。

二、财务报表反映了业财数据信息。

企业财务状况的顶层数据就是三张财务报表，即资产负债表、利润表、现金流量表。从三张主表开始，逐步向下分解各类财务专用报表，反映和记录各项财务数据。股东、政府部门、投资者、企业的供应商、企业的客户、银行机构、审计机构、同行、企业管理者和企业员工等外部使用人和内部使用人，都想从企业财务报表找到有价值的信息。所以，现在国资企业提供的财务报表越来越多，承载了不仅是财务数据，更多的与财务数据相关联的业务数据和业务状况。为什么都想从财务报表中挖掘价值信息，而不直接从企业的其他部门获取数据？个人认为，财务会计这个行业，有统一的会计准则、有统一的会计语言、有各种财务软件，有企业财务管理制度，还有各会计协会和各会计中介机构，共同推动了会计知识的传承，约束了会计人员的行为，使得业务部门的业务数据有依附载体。会计的标准、制度、准则的强制力，使得财务报表数据更有公信力。

财务报表反映了业财数据信息。财务报表不仅将会计科目的所有信息采用总分方式表达，还有与合同签约额、合同履约进度、人工情况明细、研发投入转换、捐赠支出等各类业务数据一起，共同在财务报表中反映。

三、会计凭证记录了业财数据信息。

会计凭证是用会计语言，按照一定规则，把经济事项完整记录的书面证明。会计凭证是财务数据的源头，记录着时间、字号、经济事项、金额大小等，反映了企业的经济规模、财务管理理念、制度规范、内控强度、业务数据等丰富的内容。我们在凭证上，可以看到数据来源系统。一张凭证，管中窥豹；方寸之间，尽显管控。目前多数财务软件，均有多个模块与总账系统组成财务管理平台，模块之间的基础数据、表单单据与会计科目产生对照关系，直接生成会计凭证。会计凭证是由多条会计分录组成，会计分录通过会计科目和辅助核算表达，形成会计报表的主线内容。会计分录要记录更多业务事项，则需要业务单据包含更多的基础数据和会计科目适配更多辅助核算。下面就基础数据和表单单据数据，如何从底层开始实现数据共享，数据融合，进行逐一阐述。

1、资产管理模块共享了业财数据信息。固定资产模块中，登记和完善固定资产卡片信息后，会有一张单据推送至总账系统，自动生成固定资产借贷会计凭证，此类凭证的系统来源为固定资产模块。月未，通过计提折旧，同时推送至总账系统自动生成固定资产折旧会计凭证。这些标准化的应用，均是通过在固定资产模块设置相应的关键字段，与会计分录记录的信息一致。固定资产卡片录入的信息时，录入了折旧费用承担部门、承担项目，资产所属部门、所属会计组织等部分字段，与会计科目的辅助核算配置一致，也可以说是固定资产模块的字段信息与总账模块的基础信息同源同库，可以直接调整取使用。由固定资产卡片生成的会计凭证，记录了业财数据信息。

2、报销单据共享了业财数据信息。目前很多企业使用了报销模块，通过经办人和专人填制各类报销单据，报销单据配置流程后，推送至总账系统，生成凭证，此类凭证的系统来源为报销管理模块。企业根据费用类别与业务类型，配置不同的报销单据，配置不同的对照规则。报销单据的起点也很多，有独立嵌入各业务系统填制报销单据的；有直接将业务系统的单据推送至报销管理模块后，通过适配接口转化标准化财务单据的；有通过移动端填制报销单据的；有通过电脑端填制报销单据的等。报销单据上的字段信息也很多，有在多页签上填制费用明细、发票明细、核销明细、付款明细、行程明细、住宿明细等业务信息的，有在单据表头填制会计组织、报销人、报销部门、业务类型、费用承担主体、项目名称、研发项目等。报销单据上的分类也很多，企业根据对费用和资金的管理偏向，分为日常费用类单据、对上对下合同结算类单据，收款付款资金类单据、应收应付类单据等。总之，不管报销单据的从哪里来，承载什么业务事项，在推送至总账系统前，均要涵盖报销模块的单据字段内容，转化为标准化的单据（见下图）。报销单据生成的会计凭证，记录了业财数据信息。

3、辅助核算承载了业务数据信息。会计科目的辅助核算信息，是反映企业业务信息，附载在会计科目上。一个会计科目配置多少辅助核算信息，直接关系企业财务管理的要求和精度。当企业的业务系统完整，会计科目配置的辅助核算和档案要求就少。反之，辅助档案要求就多。会计科目三级四级的标准化设置和辅助档案的分层分级，是财务信息化构架的重点工作。会计科目的辅助核算，有部门辅助、人员辅助、合同辅助、往来单位辅助、收支项目辅助、研发项目辅助等，是必不可少的。每个科目如何配置辅助档案，是单据录入高效和账簿查询数据实用的最终体现。一般的操作是成本费用类科目设置10-15个末级会计科目，辅助档案设置一级二级辅助信息。会计科目、辅助档案的树状结构，与会计科目和辅助核算的多维度有机组合，能在总账系统中查询更多的辅助余额表、辅助明细账。业务部门通过协同办公系统，实现用户数据统一管理、权限统一分配、身份统一认证等，重点围绕“人、财、合同”档案信息延伸开展相关管理活动。

“人”是企业可持续发展的关键因素，重点关注人所在的部门组织、员工情况。部门组织的分层分级，人员的交叉任职兼职，将组织和人员数据信息变得复杂。一定要理清部门组织与会计核算组织是不一致的，法人子公司、非法人分公司、独立核算的二级部门与行政组织的对应关系，行政组织中每个部门的属性，是生产部门、经营部门、管理部门、科研部门、辅助部门等，要做出唯一判定；每个部门的员工信息，部门负责人、上级直管负责人、上级协管负责人等信息，要及时更新和准确。员工的行政职务、岗级、薪级、兼职、登录账号、员工编码、在岗状态、考勤类型、出勤时间、生产项目员工、研发项目员工等个人企业信息，员工的证件编码、联系电话、银行账号等个人社会信息，要及时更新和准确。针对员工薪酬，即人工费的分配，按部门、项目、研发、投资等归集和分解；人工费分摊，与个人跨组织、跨部门、多项目的数据协同，均要有强有力的业务系统来管控。薪酬发放要形成标准化的各类表单，与财务管理平台进行数据接口，确保数据及时、核算准确，减少人为误差。针对员工同名情况，要通过曾用名或别名来定义，避免款项错付。

“合同”是企业生存发展壮大的主要因素，没有合同订单落地，就没有现金流入，就没有可持续发展的资金积累。合同按类型可分为收入合同、支出合同、管理类合同、金融类借款合同、内部合同、框架协议等。合同从招标交投标保证金开始，经营费支出、保函办理、对上预付款和进度款收取、合同税金缴纳、对下招标、对下分包进度款支付、合同项目日常零星支出、每期结算的永久性扣款和返还性扣款、物资设备采购、专用账户支付民工工资、合同项目短期资金借款和偿还、质保金、到保证金收回结束，合同全生命周期管理涉及太多的关键信息。合同名称、所属部门、所属会计组织、业主单位、供应商及社会信用代码、合同获取方式、发票类型、税率、客商银行账户等信息，合同管理系统中更多是用枚举项进行标准化管理，避免数据填制的随意性。很多企业还把合同履约管理、材料设备集中采购等模块应用在合同管理系统大平台中，把工程结算累计金额、本次结算金额、结算项、扣款项、预计总收入、预计总成本、材料类型、设备类型、甲供品名等各项数据，和各类表单与财务管理平台进行数据接口。与合同相关的数据共享，往往以资金流为主线，以收入准则确认合同收入、合同成本，形成债权债务、合同毛利，直接影响企业的资产负债表、利润表和现金流量表。

“财”是企业生产经营过程中的血液，没有现金流，生产经营工作无法开展，员工无法生计，时刻警惕企业现金流短缺，是财务管理的首要目标任务。现金流入要准确的进行收款确认，对应的收款合同名称，清晰的核算是进度款、预收款、保证金、应收账款、其他款项，及时将收款到位的时间、金额、付款方等情况，反馈到各业务系统，使各业务系统核销收款计划和变更收款记录，要及时维护和更新员工收款信息、个人客商收款信息、企业客商收款信息、政府事业单位收款信息等。加强资金集中管理，合理调配资金，通过银企互联方式高效支付各类款项，避免重复录入和错付。

四、基础数据和表单单据是数据资源共建共享的源头

企业数据资源，需要各部门共建共享，协作完成。“共建共享”重点先在共建，自建。很多业务部门只索取数据，从不建设本部门的数据。各部门一定要丰富本部门的业务数据建设，只有部门有数据，才能与其他部门分享数据，否则，共建共享就成了只享不建了。

1、统一编码规则体系，建立数据管理岗位职责

信息化管理部门要开展广泛调研，汇集各业务部门管理的主要数据字段，建立有序、协同的数据管理平台，制定标准化的数据字段编码规则，重点关注各业务系统共享互联字段，如部门、人员、合同、项目、往来单位、收支项目、研发项目等字段的编码规则，明确字段数据管理的责任部门，对关键数据的“增、改、删、停”制订审核流程，制订业务系统基础数据管理的标准化手册和开展数据质量治理，对操作人员进行操作培训和考核，确保数据源的唯一性、准确性。编码长度应由数字和字母组合，字符长度要统一，编码尽量有一定的含义，可以参考身份证18位代码和发票12代码的编码含义，更有利于基础数据的管理。

2、确定基础数据的文本格式、数字格式、枚举选项等

每个数据字段，如名称类是文体格式，合同金额、发票金额是数字格式，在业务系统和单据中要强管控。针对文本格式的最大字符数和最小字符数，针对数字格式的单位换算，小点保留位数，均要进行规范约束。大量的数据字段，是通过枚举项来选择填制，如省份、税率、在岗状态、岗级、行政职务、民族、性别、币种、合同类别、发票类型、项目状态、研发项目级别、研发项目阶段等，枚举项的应用，能确保文本类数据的唯一性。

3、确定表单的来源系统、单据的控制方案

凡是业务系统的表单，要流转至财务系统，作为会计凭证的附件和收付款的依据，均要由财务部信息化专管人员参与表单设计、流程设计，确保表单的数据可适配。区别对待专业管控、职能管控的前置条件，不能将风险管理、合规管控与日常单据混在一起审批。如分包工程结算单，不仅要从项目管理业务系统开始，通过财务部门、合同部门、人资部门的源头参与，对项目资金，合同履约阶段、项目经理任职等信息进行管控，还要考虑是否引入项目费用预算、项目资金预算等各种预算模型方案进行控制；对于大额资金支付，超合同额结算是否前置“三重一大”决策、总经理办公会、董事会；对于存在法务风险、安全风险的经济事项，是否前置法务部门、安全部门的专业管理审批等。

4、确定业财数据的互联和展示

财务共享建设的最终落脚点，就是数据展示，利用展示的数据进行管理决策。把会计分录的信息内容，通过自定义报表、表格发布在不同的业务系统或管理平台，提供给不同人员使用。所以，建设业财数据，首先考虑要提供什么样的报表数据，在哪里展示。确定目标后，可将财务数据回写各业务系统，各业务系统相互读取所需数据。该由业务系统展示的数据报表，由业务系统定义展示；该由财务系统展示的数据报表，由财务系统定义展示；最后将各自的数据报表，集中在一个界面窗口，统一展示或分权分级展示。

五、结论

业务数据共享，就是共享基础数据和表单单据，有效的加强源头数据管理，保证数据源的唯一性、准确性，是开展数据共享建设的起点。财务共享中心基础工作就是“基础数据和表单→标准化单据→会计凭证”的过程，会计核算由单据生成会计分录，资金支付由单据生成支付信息，抛弃了人为的录入会计分录和填制网银数据。财务部门重视单据的流转和稽核，是财务转型的主要工作内容之一。财务部门和业务部门要加强协作，共建共享数据，达成业财数据融合。

参考文献

[1]付建华等著，财务共享财务数字化案例精选.立信会计出版社，2019.12

[2]财政部，会计信息化发展规划（2021-2025年）财会〔2021〕36号