数字化时代企业办公室管理工作创新研究

数字化时代企业办公室管理工作创新研究

薛维成 苏成林

内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司 内蒙古锡林郭勒盟026200

摘要：在数字化时代的今天，企业办公室管理工作钥匙传统的模式向数字化的管理模式转变。而在数字化时代背景下，企业办公室管理如何在数字化管理中创新，成为了企业发展中的重要问题，因此，探讨企业办公室管理的作用、办公室管理中存在的问题及办公室管理工作的创新，以其为企业实现数字化转型提供参考。

关键词：数字化时代；企业；办公室管理；工作创新

引言

随着信息化时代的来临，企业管理工作迎来了新的机遇，也面临着新的挑战。企业办公室是企业管理工作的重要场所，它的工作效率对学生管理工作的影响非常大。在数字化时代，企业要加强科研投入，从多个角度不断改进现有的办公自动化和网络结构，以提升办公信息化的管理水平。

1企业办公室管理的作用

办公室是企业运行的枢纽，在保障企业运行的安全性和稳定性方面发挥着重要作用，其职能主要包括综合管理、部门协调、内外沟通、对外公关以及安全保障等等。企业办公室对企业的重要作用主要体现在以下三个方面。第一，为企业运行营造良好的内部环境，实现企业内部各部门之间的有效沟通与协调。办公室围绕企业管理层的决策部署开展各项工作，可以发挥出沟通与协调的关键性作用，有效协调各部门之间的关系、协同部门之间的优质资源，在团结统一的基础上达成组织目标。第二，为企业内外部交流搭建沟通桥梁，确保信息畅通和安全。企业办公室居于企业的枢纽位置，会接受大量与企业日常运营以及战略发展密切相关的信息。企业办公室发挥着企业与企业、企业与政府之间有效沟通的桥梁作用。通过健全的信息沟通机制，企业办公室在确保信息安全性、准确性以及畅通性的前提下，可以帮助企业了解自身发展所处的内外部环境，及时对本企业的经营策略以及发展战略等予以调整。第三，在企业中承担上传下达的枢纽作用。企业办公室处于承上启下的重要位置，是连接管理层与基层的枢纽。在企业日常运营管理中，通过发挥办公室政策运转中枢的关键作用，可以强化上下级之间的沟通，提升管理效率，有效节约人力成本和时间成本。同时，办公室通过收集企业的日常运行与管理信息，可以保障企业各项工作顺利运转，促进企业预期目标的达成。

2企业办公室管理中存在的问题

2.1组织结构不够完善

办公室管理人员数量较多，但职责分工不明确。在部分企业中，办公室管理人员数量很多，但每个员工的具体职责和工作任务并没有明确划分，导致工作效率低下。此外，由于职能不明确，各部门之间的配合和沟通容易出现问题，给企业带来了不小的影响。

2.2管理体系不完善

目前，很多企业办公室管理工作存在数字化应用不足和信息泄漏等问题，尚未根据新兴技术的应用而对现有管理体系进行优化。从员工管理的角度看，部分企业的职工绩效考评体系沿用传统、以经验判断为主体的评估手段，无法对员工行为和工作情况进行科学评价，缺乏激励员工对新技术的应用和研究的因素，这使绝大部分的行政人员只是被动使用新工具，不去思考如何利用新技术更好地反映工作业绩，提高工作效率，无法有效引导员工将个人发展目标与企业改革目标协调一致。

2.3管理意识不够先进

在实际办公室管理工作开展的过程中，因工作人员的管理意识不够先进，导致在实际工作开展的时候难以严格按照实际要求进行，在很大程度上影响着企业办公室管理工作的落实，工作人员管理意识对数字化化管理工作的开展有很大影响。

3数字化时代下企业办公室管理工作的创新路径

3.1准确把握办公室的职能定位

企业在准确把握办公室重要性的基础上，应突出办公室管理的职能定位。第一，强化参谋助手的职能。企业办公室管理人员应时刻关注国家相关政策及企业发展战略规划，依据客观规律增强办公室工作的预见性，为领导的决策提供有价值的意见和建议。第二，强化统筹协调的职能。企业办公室管理人员应立足企业全局，做好统筹协调和周密部署，做好企业各部门之间的衔接，调动企业中各方积极性。首先，办公室管理人员要做好预案，提前介入重大活动及会议，通过精心安排、有序组织，确保各项活动顺利推进。其次，要兼顾质量和时效性，确保办公室工作高效运转。通过强化协调、加强把关，帮助领导干部节约时间和精力，集中精力主抓企业重要事项。第三，强化督查督办的职能。企业办公室管理人员应做好督促引导和检查落实的工作，做到细化内容、突出重点以及改进方法。首先，细化督查督办的内容。企业办公室应围绕各项重大决策和部署，细化督查督办内容，并建立督办立项、承办、催办、办结、通报等的完整工作流程，确保中心任务有序推进。其次，明确督查督办的重点。办公室管理人员应把握关系企业工作全局重大决策的落实情况、重要批示的实施情况以及企业员工反映的热点问题、难点问题，

3.2建立健全数字化管理制度

数字化管理是创新企业办公室管理工作的核心。传统的文书处理方式已经无法满足现代企业的需求，数字化管理不仅可以提高工作效率，还能够降低人力成本，避免资源浪费。数字化管理的实现需要依托数字化技术，包括云计算、大数据、物联网等，这些技术可以实现信息的快速采集、存储、分析、共享。数字化管理的具体实践包括：（1）电子文件管理系统的建立。通过建立电子档案库，实现文件的电子化存储、查阅、传输等，解决了纸质文件不能同时共享的难题。（2）电子邮件和即时通信工具的使用。通过电子邮件和即时通信工具，可以实现信息的快速传播和共享，提高决策的速度和效率。（3）会议管理系统的应用。通过会议管理系统，可以实现会议通知、议程制定、会议记录等方面的数字化管理。（4）移动办公平台的建立。通过移动办公平台，可以随时随地查看文件和工作进展情况，提高工作效率。

3.3培养提高办公室人员数字化思维

办公室管理工作离不开人、财、物三要素，而人的数字化素养是推进数字化转型落地和成功的关键。培养员工的数字化思维是一个持续的过程，需要持续投入和支持，企业可以从多方面来促进办公室人员数字化思维的培养。首先，定期为员工提供数字化技术和工具的培训，包括基本的数字技能和专业领域的数字化知识。其次，鼓励办公室人员进行数字化知识共享，建立一个内部交流平台，让办公室人员定期分享他们在数字化工作方面的经验，这种共享可以促进跨部门合作和学习，激发创新思维。再次，企业还可以给予员工自由探索数字化工具和技术的机会，让他们在实践中学习和尝试，可以通过建立项目团队鼓励员工提出创新想法并实施实验项目。最后，通过组织跨部门的项目或工作组让行政员工能够与其他领域的同事合作，更好地理解数据在不同领域的应用情况，共同应对数字化挑战。这种合作可以促进不同思维的碰撞，激发创新和协同效应。

结语

总之，做好新时代办公室工作使命光荣、责任重大。要适应新形势，准确把握办公室工作的规律，以政治建设为统领，持续加强和改进办公室建设，努力铸造一支“政治强、纪律严、业务精、作风硬”的忠诚可靠、极端负责的高素质、专业化的办公室干部队伍，不断提高综合服务和保障水平，让党放心、让群众满意，推进企业各项工作高质量发展，为建设社会主义现代化国家贡献力量。

参考文献

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[2]张艳梅.关于加强和改进企业办公室管理工作的思考[J].中国盐业，2019（24）：31-35.

[3]付传军.浅谈新形势下如何履行好办公室“三大职能”[J].江汉石油职工大学学报，2019，32（1）：61-62+68.