新形势下企业办公室管理效能的研究

新形势下企业办公室管理效能的研究

谢谌

国家能源集团宁夏煤业有限责任公司 宁夏回族自治区

摘要：现代企业中的办公室是机关各单位承上启下、协调左右的中枢部门。办公室管理工作对于企业各个部门工作是否能够正常起着至关重要的作用。新时期需要对企业办公室管理及方法进行创新，保持与时俱进，保证企业高质量发展。基于此，下文将对提高办公室管理水平的目的和意义及其优化策略展开详细的分析，希望能够促进企业办公室管理效能的提升。

关键词：新形势；企业办公室；管理效能

1 提高办公室管理水平的目的和意义分析

通过建立企业办公室的管理体系，可以有效地将上级指示转化为实际行动，使员工能够更好地遵守企业的规章制度，并且能够更加全面地监督各部门的工作。为更好地推动公共机构的发展，我们必须深入到基层，了解员工的实际需求，积极接受社会舆论的分析，并及时提供有效的反馈。此外，办公室管理工作的完善也是保证企业正常运转的重要因素。办公室工作人员应当积极与上下级沟通，并与内部团队协作，以确保工作的高效完成。此外，他们还应该确保工作的及时性、准确性和重要性，并能够迅速处理，以确保工作的标准化。办公室管理是企业发展的重要组成部分，因此必须加强内部组织管理，强调办公室管理制度的重要性，并严格执行每位员工的职责，以提升企业的整体运营效率。

2 办公室管理工作的特点分析

2.1 统领全局性

位于企业运行中枢神经位置的办公室，有着统领全局的作用，因为管理工作综合性和全局性很强。办公室管理工作涉及到企业发展的各个层面，能够为企业的发展决策、保障决策提供非常重要的意见和建议。

2.2 协调性

办公室的一项重要职能就是进行信息沟通、协调工作人员的关系。是企业内外沟通交流的主要信息渠道。如果办公室能够良好发挥作用就能够减少种种矛盾，提高工作环境质量，培养团队合作精神。

2.3 服务意识强

党的十八大以来，新形势、新任务、新要求，办公室“三服务”被赋予了新的内涵，提出了办公室工作要“服务发展、服务决策、服务落实”新的“三服务”工作要求。办公室最基本的职能是“服务”，其重要任务是落实好“服务”，做好服务保障工作，充分发挥“三服务”功效。办公室作为每个系统、每个单位、每个部门的综合协调机构，处在承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽地位，着力提升办公室“三服务”整体水平至关重要。

3 新形势下企业办公室管理效能优化策略分析

3.1 发挥协调关系的枢纽作用

办公室是企业运转和发展的核心，其良性运转和高效沟通对于建立良性企业内外部关系至关重要。因此，办公室管理者必须拥有敏捷的反应力，能够迅速响应上级指示，深入了解各部门的运行状态，清楚明确每一项工作的重点，从而建立起良性的部门间沟通与合作。办公室人员需要充分利用自己的协调管理技巧，以便更快地了解领导的想法，并且能够运用逆向思考的方法来处理工作中的困难。他们还需要负责将信息传递给上级，并且及时跟踪执行领导的指示，同时也需要将基层的建议和需求及时反映给领导，以便尽快得到满足。

3.2 提升管理人员素养

①企业可以适当为管理队伍注入新鲜血液，结合管理岗位实际情况，引进更多管理人才。在人才招聘中，要根据实际情况，对招聘时间、招聘岗位、岗位工作内容以及薪资待遇等作出明确规定。这样才能确保招聘到的人才，符合企业岗位工作，在进入企业后，可以在最短时间内适应岗位工作，不需要企业方面花费更多时间与精力对其进行培养。

②定期做好管理人员教育培训工作，在实际教育培训期间，要将工作重点放在管理能力的培养与提升上。确保管理人员在教育培训过程中，掌握更多管理技巧与管理知识，对于自身管理工作能够有全面认识与了解，意识到该项工作重要性，这样才能在未来工作开展中，发挥自身专业能力。对于教育培训的内容，要进行及时考核，通过考核可以掌握管理人员学习情况以及学习态度，并将考核纳入日常考核当中，与薪资挂钩，确保管理人员能够重视教育培训工作。

③为确保管理人员能够始终保持饱满的工作热情，对在办公室管理工作中表现较好的工作人员，企业方面可以适当给予其奖励。奖励可以采用不同方式，比如，物质或者提供升职机会等，将管理人员工作积极性调动起来，使得提升办公室管理水平。创建高素质管理队伍，为企业办公室管理工作开展打下良好基础。

3.3 强化服务意识及本领

要以提升办公室整体服务水平为着力点，以服务企业事业创新发展为落脚点，切实增强服务发展的主动性和自觉性，从全局、长远、战略高度思考问题、谋划工作，处理好当前与长远、局部与全局的关系，着力提高以文辅政的能力。要发挥好辅助决策作用，开拓思维，超前谋划，积极为企业决策提出合情合理的建议。“要强化协助领导督查督办的意识，全力推动监狱系统重大事项、决策部署得到不折不扣贯彻落实。能力素质是履职尽责的基础，是干好工作的关键。要从提升学习研究、开拓创新、文字综合、信息处理能力四个方面着手，从提高自身素质上下功夫、在执行力上狠下功夫，扎扎实实提高每一个人的素质。

3.4 健全督办工作体系

为了健全企业办公室督办工作体系，需要建立一套科学合理的督办机制，以确保工作的协调和高效进行。这一机制应该明确责任分工和工作流程，使各个职能部门和工作人员在督办工作中发挥各自的作用。首先，需要明确各级督办机构的职责和权限，确保其在协调和监督重点工作任务时具备合适的权力和责任。同时，应该建立一套完善的工作流程，确保督办工作的全过程跟踪和监督。这包括明确督办的时间节点、工作要求和反馈机制，以便及时了解工作进展和解决存在的问题。为了提高企业办公室督办工作的效能，还需要加强对协调服务人员的培训和能力提升。督办人员应接受相关培训，了解督办工作的专业知识和技能，提高其在工作中的综合素质。培训内容可以包括督办流程、问题识别与解决、沟通与协调等方面的知识和技能。此外，还可以通过案例分析和模拟训练等方式，加强督办人员在实际工作中的应对能力和判断能力。通过这些培训和能力提升措施，可以提高督办人员的专业水平和工作效能，进而推动整个工作体系的提升。在加强企业办公室督办工作体系的过程中，还应考虑以下几点。首先，建立绩效评估机制，定期对督办工作进行评估和反馈，以确保工作的质量和效果。通过设立指标体系、采集数据和进行绩效评估，可以及时发现问题并进行改进。其次，注重信息化建设，利用先进的信息技术手段来支持督办工作。通过建立信息系统、数据分析平台等，可以提高信息的及时性和准确性，为决策提供科学依据。最后，还应注重知识管理和经验分享，建立知识库和经验库，促进督办工作的学习和进步。

4 结束语

综上所述，办公室是“中转枢纽”的核心部分，负责将企业的信息及时传递给客户，同时也是企业向社会展示的窗口。为了让“参谋、协调、服务”的功能得到充分的发挥，企业办公室需要全面把握企业的发展趋势，深入挖掘近期的工作重点，并结合企业的特点，制定未来的发展计划，以期让工作更加有针对性、更加灵活，更加具有创新性，从而更好地完成自身的任务。通过不断努力，我们希望能够让公司取得更大的成就。

参考文献：

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[3]刘颖.项目管理办公室理念在企业中的融入思路与途径——以电力企业办公室为例[J].办公室业务,2021(15):8-9.