事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨

事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨

张美

鄂尔多斯市中医医院，内蒙古鄂尔多斯  017000

摘要：随着我国教育水平的不断提高，人才数量不断增长，建立人事档案管理制度能够有效满足人事工作的需求。当今社会人们对自身权益的关注度日渐提高，人事档案管理的合理性关系到每个人的切身利益，因此，受到广泛关注。此外，由于人才流动机制的不断完善，部门间的人才流动性较大，建立完善的人事档案制度，可以确保人事档案管理工作的有序进行。

关键词：人事档案；管理制度；模式探索

引言

进入新时代，我国政府在全新的国家治理体系下实施了机构改革，优化了事业单位组织，提高了事业单位的公共服务能力。当前，在落实两个“现代化”的过程中，此类单位应结合高质量发展主题，持续开展规范化的人事档案管理工作，为其实践赋能。从近年来的实践经验看，部分事业单位人事档案规范化管理实践中仍存在一些问题，主要表现为重视度不够、管理模式更新慢、管理人才综合素质不全等方面，因此在当前阶段应加强对档案管理规范化水平提升途径的研讨，有效解决此类问题。

1我国人事档案管理制度的现状

1.1管理存在封闭性和局限性

在档案管理工作中，封闭性和局限性是常见的问题。过去，由于档案包含大量个人信息和涉密信息，对封闭性有着非常高的要求。然而，随着国家的逐渐稳定和发展，许多涉密的个人档案已经被归类。尽管这种传统做法不再必要，但仍然作为一种习惯保留下来。这种现象对人事档案管理工作造成了很大的影响。首先，人事档案管理过于封闭，一旦出现人事调动，将难以及时找到相关个人档案信息，找寻档案的过程不仅浪费大量的时间，还会造成人员流动困难的情况；其次，档案的封闭性和局限性对人才流动造成了很大的影响，如档案不能调动，导致当前的人才流动只能限制在某些地区。使人才无法发挥其应有的效应，影响了社会中人才资源分配的灵活度

1.2人事档案管理人才素质有待提升

近年来，事业单位在习近平新时代中国特色社会主义思想的指导下，通过内部学习机制已实现了“旧貌换新颜”的目标，丢掉了旧的知识体系，形成了新的知识结构。但是，理论方面的完善，并不能代替专业技能方面的素养。随着人事档案信息化管理工作的深入，以及向数据化管理方向的转型，规范化水平会获得相应提升，此时必然要求人事档案管理人员掌握制作要素清单、设置技术质量控制指标、建立SQL数据库、开展数据分析等能力。事实上，当前的人事档案管理人员，多为旧知识体系下的人才，对大数据、云计算、人工智能等技术的理解有所不足，而且没有掌握相关的专业技能，包括操作能力、编程能力、搭建系统能力、运维管理能力、故障修复能力、安全管理能力等。因而，在当前阶段事业单位的人事档案管理人员，始终面临着实时更新专业技能，提升综合素质的问题。

2事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径

2.1树立规范化管理意识，优化人事档案管理机制

建议事业单位从新修订的档案法出发，依据档案法治建设规范化水平，明确定位人事档案规范化管理目标，再通过提升规范化水平的需求，树立规范化管理意识，完成对现有人事档案管理机制的优化与完善。具体如下：其一，事业单位应通过内部多元宣传的方式，先组建人事档案规范化管理小组，然后对所有公务人员进行问卷调查，完成摸底后从规范化管理意识培养角度出发，一方面，选择传统办板报、写横幅、挂通知等方式对规范化管理进行全面宣传。另一方面，借助事业单位公众号，激励全员参与人事档案规范化管理主题下的创新活动，包括写文案、录视频等，扩大相关规范化管理的影响，使全体公务人员树立起规范化管理意识，为事业单位规范化的人事档案管理工作提供思想资源。其二，事业单位应在培养规范化管理意识的基础上，进一步按“制度引领，各项机制并行运作”的一体化实践模式，优化权责发生机制、监督机制、协同机制。例如，事业单位确定规范化管理目标后，需要根据人事档案管理人员所在岗位，逐层分解规范化管理目标。在此基础上，根据权责发生机制，针对岗位职能可行使的权力范围，匹配设置相应的责任。为了起到约束作用，可以适当延长追究制下的追责时间，利用离岗不离责的方式，确保人事档案管理人员能够认真履行各自的职责。

2.2做好档案数字化的流程

档案数字化并不是简单的信息输入，而是需要保存好源文件，然后进行上传的过程，这个环节需要对原本的文件进行完善的归档流程，确保源文件不会出现问题。第一步，做好档案选取。根据档案保存的需要和实际利用价值，选择需要数字化的档案；第二步，做好准备工作。对选定的档案进行分类、整理和鉴定，清理、修复和整理档案文件，为数字化工作做好准备；第三步，数字化设备的选择。根据档案的特点和要求，选择合适的数字化设备和软件，如扫描仪、相机、OCR等；第四步，数字化操作。使用数字化设备和软件，对档案进行数字化操作，包括扫描、拍摄、录入、编辑、标注、保存等；第五步，质量控制。对数字化后的档案进行质量控制，检查数字化的质量、准确性、完整性和可读性等；第六步，数字档案的管理。建立数字档案的管理系统，包括数字档案的存储、备份、检索和维护等；最后，共享和利用。建立数字档案的共享和利用机制，使档案资源能够更广泛地被利用和共享，提高档案资源的利用价值。

2.3建立规范化的档案管理制度

第一，确保整个档案部门工作流程的稳定。在整理档案时，要把握好要点，区分轻重缓急，严把门禁，防止不能存档的档案出现；与此同时，要避免档案丢失。尤其是立卷，应将相似且相互关联的档案资料集中于一册，以保证同一个题目的完整性，反映出整个事件的流程和始末，这样，档案的使用效率得到了提升，也使得档案资料的保存更加完善，不会造成混乱；第二，要促进档案规范化、标准化，必须不断地提升档案工作者的能力。加强档案管理队伍的组织，加强职业道德教育、规章制度和专业教育，进一步的提升技术。一是强化责任感。要对档案工作产生浓厚的兴趣，要有高度的责任感和使命感；二是加强对《中华人民共和国档案法》的研究，树立“依法治档”和“依法用档”的观念，切实地保护好档案的完整性和安全性，档案工作的隐蔽和保密性质，注定了它不可能像其他工作一样引人注目；三是利用现代信息化技术推动档案工作规范化。实行现代的经营模式有利于提高事业单位的规范化水平。要逐渐转变过去陈旧、单一的人工管理模式，采用现代化的管理手段，通过电脑、网络对档案的整理、立卷、编号、制作检索工作、存储、査找调阅，才能迅速、准确、全面、系统的管理档案资料，实现档案管理的标准化、规范化、自动化和现代化；四是加强档案的收集、整理、鉴定和统计工作。要加强档案的收集工作，需要建立完善的档案管理机制，制定档案收集的标准和规范，明确档案收集的范围和目的，并加强对档案收集的监督和管理。

结束语

通过对人事档案管理的探讨，可以看出其在事业单位管理中的重要性。一个高效的人事档案管理系统可以帮助单位更好地掌握人才资源，提升管理效率，同时也为人员的晋升和发展提供了更多的机会。此外，档案管理工作者也应该注重以人为本的立卷存案方针，正确掌握档案立卷的时间和优先次序，注重对整个单位档案的整体保护。只有在这些方面得到不断改善，才能够推动人事档案管理的发展，为事业单位的发展作出更大的贡献。

参考文献

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[2]王健花.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].财富时代,2022(03):141-143.

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