基于治理视角的企业档案工作作用研究

基于治理视角的企业档案工作作用研究

高杨

北塘湾（天津）科技发展有限公司  天津市  300457

摘要：处于信息化时代浪潮中，我国市场经济的竞争环境与之前有着非常大的差异性，并且，在海量、复杂的数据信息中，如何挖掘、利用对企业发展具有良好作用的信息，从而掌握市场主导权是企业面临的巨大挑战。目前，大多企业采用的仍是传统的档案管理模式，对各项数据的录入采用简单、机械化手段完成，在对档案数据信息挖掘、集成以及处理的过程中，并不知晓该如何正确地操作信息化。在新形势下，档案管理工作人员以及企业负责人都应充分认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作能够对企业发展产生积极的促进作用。随着时代发展，开展更加系统、现代化以及科学化的档案管理工作是保障企业顺利发展的有效措施，档案管理人员和企业领导应充分发挥主观能动性，不断创新企业档案管理工作模式，提升企业的档案管理水平。

关键词：治理视角;企业;档案工作

引言

随着科学信息技术的进步，为档案管理提供了非常重要的途径，在社会经济高速发展的21世纪，实现档案管理科学化发展是大势所趋，也是推动企业档案管理工作稳定发展的必要条件。档案管理科学化先要做到信息检索的科学化，传统的档案管理存在纸质卷宗多、翻阅麻烦和查找困难等诸多问题，在信息化背景下，科学的档案管理可以更好地满足人们查阅档案的需求，不仅做到了档案管理与时俱进，还真正实现了档案管理的多元化与信息化发展，这些均是档案管理信息化发展的必然要求。

1、档案管理工作的作用

档案管理具有重要的社会意义，是一项具有管理性、服务性和具有重大政治意义的工作。档案管理工作虽然不能带来实际的经济利益，也无法被单纯的档案机构或者个体所掌控，但却可以为社会发展提供宝贵的资源，包括收集、整理、分析、归类以及统计等多种方式，从而发挥出其独特的管理价值。档案管理系统并非孤立存在，它是社会管理体系中不可或缺的一部分。档案管理的重要性在于它能够为社会实践提供有价值的信息，这与传统的档案职能有所不同。尽管档案部门也致力于研究和编辑档案，但它们的目标仍然是为了更好地满足社会需求，并为其服务。因为档案的重要性涉及国家的安全、发展和繁荣等重大问题，因此，无论是中国还是其他国家，都严格遵守保密措施，其中一些涉密档案将永久封存，只有在规定时限结束时，方可向公众开放，此类档案管理的重点在于确保其机密性。档案管理系统对于建立和维护国家文献信息体系至关重要，不仅可以提升信息查阅的便利性，而且可以作为社会信息体系的核心支柱。档案管理无疑是一项重要的工作任务，它既可以为当前的工作提供指导，还可以为未来的发展提供支持，更可以为整个社会带来持久的发展动力[1]。

2、企业档案管理工作中暴露的问题

2.1档案资源没有被充分利用

企业档案管理工作范围广泛，包含了各项规章制度、企业材料，需要按时、按规定分类整理归档资料，并维护档案的完整与准确等。因此，企业档案的工作内容相对复杂。但是，大部分档案管理部门需要结合档案制度来完善档案的收集工作，同时更多的关注点在档案组织管理方面，缺乏对档案管理研究工作的重视程度。且在实际的档案管理过程中，过于注重保管模式，却忽视了档案以信息为整合的中心模式。另外，当前大部分档案人员只是被动地收集和整理档案，严重影响了档案的开发研究，导致档案信息成为静止资源，降低了档案的可参考性和可利用性。

2.2档案管理信息化程度低

档案信息化管理基础性较差，主要体现在设备条件与软件环境方面。硬件设备是指档案信息化管理工作涉及到的工具，由于硬件设备耗费的成本较大，且设备的后期维护成本也较高，很多单位或企业购买设备的资金较为紧张，导致设备资源无法跟上时代发展的需求。信息化管理基础较差，直接影响到纸质档案的加工处理及整理分析等工作，对信息化档案管理造成一定的阻碍。在软件方面，可以使档案信息管理更加标准与规范。例如：通过软件环境虽然可以将纸质档案转变为电子档案，但是缺少规范标准，未明确纸质档案的归档转化格式，导致相同纸质档案经手不同部门人员处理后，转换为不同的电子格式，增加了档案信息化管理的难度。

3、基于治理视角的企业档案工作作用研究

3.1有利于促进企业战略目标的达成

在企业管理过程中，相应管理人员应该从企业本身的战略发展层面重点审视档案数据信息管理工作，以具有更加全局性和综合性的发展角度去看待该问题，不能仅仅将目光停留在档案数据信息管理的某个方面。在对企业发展应该做什么、如何做、怎么做等问题的思考时，不仅要在企业战略目标作用下完成人员职责调配，还应该根据企业实际情况选择最为合适的管理方式，为企业提供更加科学、合理的治理结构，这不仅能够让企业的战略执行力得到提升，还能够保证企业在对应的时间内实现所设定的运营目标，使企业的核心竞争力得到增强，使企业资源得以优化，获得更高的生产效率，对企业的发展产生了非常的积极影响和作用。同时，在治理视角下所开展的档案管理工作，通过对治理结构的不断调整，能够更好地决定企业的发展方向

[2]。

3.2加强人才培养

提高企业档案管理质量，必须有一支业务过硬的档案管理队伍，所以企业要加强档案工作者培训，切实提高档案工作者的业务素养。随着时代的发展、信息技术的进步，企业人才培训部门要引导档案工作者树立大数据意识，适应大数据时代的档案管理新要求，发挥大数据技术在档案管理中的优势。第一，引进人才。根据档案管理需要，招聘档案数字化管理所需的精通大数据技术的专业人才，为企业储备后备力量。可采取公开招聘的形式，适当提高人才标准，选择知识储备丰富、业务能力强并具备相关工作经验的高素质人才，给予薪酬、编制等方面的优厚待遇。第二，在新技术应用方面，企业要下大气力培养一批不仅懂档案管理，还要熟练掌握网络、自动化等现代信息技术的复合型人才。同时，加强内部人员培训，提高现有档案工作者的业务能力，使其尽快适应档案管理转型后的工作要求。第三，企业高层也要根据要求定期开展培训，提高管理技巧，熟知每位员工的特长，做到人尽其才，最大限度地提高企业管理质量与管理效率[3]。

3.3健全档案制度

企业可依据相关法律法规，构建完善的档案管理制度，强化档案管理体系建设，使档案管理工作做到有法可依、有据可循。同时，制定完善的档案管理流程，健全档案数字化管理的标准体系，从而提高档案数字化管理质量。内容包括数字化档案管理技术标准、纸质档案数字化管理标准、电子档案归档标准、信息安全规范等规章制度。例如，在日常档案查阅过程中，案卷拆装要根据情况灵活处理，能不拆的尽量不拆；档案案卷与原件没必要装订，只需按先后顺序装入案卷盒内即可；尽量避免整卷的装订，从而有利于档案的存储与保密。

结束语

总之，大数据时代，企业档案数据信息管理工作的重要作用显而易见，智能档案管理系统的实施能够为企业的战略决策提供基础的数据支撑，但当企业面对大量数据资源时，若不能正确管理档案信息数据，数据分析消耗更多时间和经济成本，将会导致企业经营效率低下。为了能够让档案管理工作的作用得到有效体现，就需要对其开展现代化、科学化和智能化的管理工作，以期更好地推进企业信息化管理工作的建设。

参考文献：

[1]李姝婷.煤炭企业档案管理创新发展模式[J].现代企业文化,2019,(20):34-36.

[2]胡波.档案管理现代化的创新与有效途径[A].中国智慧工程研究会智能学习与创新研究工作委员会.2019社会发展论坛（贵阳论坛）论文集（二）[C].中国智慧工程研究会智能学习与创新研究工作委员会:中国智慧工程研究会智能学习与创新研究工作委员会,2019:3.

[3]石莹.信息时代的数字化档案管理[J].现代企业文化,2019,(19):16-18.