浅谈做好秘书工作应扮演的角色与具备的能力

浅谈做好秘书工作应扮演的角色与具备的能力

李美凤

文山州高级技工学校

内容摘要： 秘书是个特殊的职业，承担上传下达的使命，扮演参谋助手的角色，从事大量辅助性、铺垫性工作，非常考验从事者的综合素养，要求其张嘴能说、提笔能写、遇事能办又要想领导之所想、忧领导前所忧。因而，从事秘书工作者要做好秘书工作十分不易。

关键词：浅谈  扮演  角色  能力

秘书是个特殊的职业，承担上传下达的使命，扮演参谋助手的角色，从事大量辅助性、铺垫性工作，非常考验从事者的综合素养，要求其既要开口能说、动笔能写，又要想领导之所想、忧领导前所忧。因而，从事秘书工作者要做好秘书工作一定要扮演好角色、具备胜任秘书岗位的能力。

一、做好秘书工作应扮演的角色

一个优秀的秘书往往是领导的得力助手、单位的中流砥柱、工作的强力引擎。

（一）领导的得力助手

对于领导来说，主要精力在外，如开会、研究落实工作、现场指挥、督查工作、陪同调研、高位对接沟通等，主要领导很少会在办公桌前坐一天。因此，秘书需要帮助领导解决好许多内部运转以及对外协调工作，当好单位领导的得力助手。解决好内部运转，涉及完成并反馈领导交办的任务、处理文件、请示汇报、协调各股室落实等。简而言之，领导安排的工作，大多数需要通过秘书去协调督促落实和反馈。能有条不紊、按时按质、游刃有余、无声无息地将领导交办的事情办完办好，就是秘书工作能力的体现。

（二）单位的中流砥柱

对于一个单位来说，各股室各司其职，每个人有自己相对固定的工作，有的做收发文处理、有的做会议接待、有的承办具体业务等。收文同志收到文件，无法拍板决定，需要请示领导定人、定事，而即使有了处理意见，没有秘书去协调各股室，有些工作也难以及时落实下去。秘书与业务股室工作人员不同，既要处理好上下又要顾及左右，又要熟悉单位近期重点工作、常规工作、各股室工作业务、财务、接待宴请等。秘书日常事务繁多，出成绩时可能是无名英雄，寂寂无闻；在遇到问题时，可能成为矛盾的焦点。因而要对单位日常运转有思考、有谋划、有落实，特别要熟悉服务领导的行事风格和能够领会并执行领导的指示要求，可谓保障单位顺畅运转的中流砥柱。

（三）工作的强力引擎

秘书常伴领导左右，承担上传下达的使命，是外界了解领导工作部署要求的重要桥梁和传递领导指示要求的重要渠道，时常传达领导意图并代表领导处理一些事务，工作如何、作风好坏，直接反映了领导和机关的精神面貌。这需要秘书能充当好工作“领头羊”角色，组织团队打好各种战役。针对综合性工作，尤其是一些急事难事，要敢于担当、站得出来，带领各股室的精英骨干完成工作任务。

二、做好秘书工作应具备的能力

从内容来看，秘书工作具有繁杂性、即时性、确定性、规范性等特点，秘书应当至少具备“六种意识”“五种能力”“四个品质”。

（一）做好秘书工作所需的六种意识

1.全局意识——丁薛祥曾指出：“党委办公厅（室）工作人员要有‘身在兵位、胸为帅谋’的意识，要善于站在领导的角度去思考问题、谋划工作”。秘书想要当好“参谋助手”，要能悉心领会、准确把握各级党委和领导的工作思路和决策取向，对本单位的工作心中有数、对单位每个人从事的工作内容有所了解，对单位工作的优势特点以及短板瓶颈有较为深入的认识和分析，对领导关心关注的事项时刻关注，才能做好沟通协调和任务分工。意味着秘书要懂得换位思考、不顾此失彼，善于站在领导、本单位乃至本地区的角度考虑问题、谋划工作、提出意见、抓好落实。

2.服务意识——秘书是领导和外单位的“听声筒”，又是单位领导的“传话筒”，必须具备服务意识。所谓服务意识，就是要懂得为领导“分忧”，做好服务工作，当好服务者的角色，不仅在文件处理、工作安排协调、会议会务安排等工作上以高质量的结果让领导省心，在外出考察调研、接待宴请等方面更要做好后勤保障服务。

3.节点意识——会议通知、请示报告、材料起草、接待宴请、考察调研等都有明确的时间节点，因此秘书必须要具备时间节点意识，按时完成任务。

4.精品意识——特别体现在起草讲话、汇报材料方面，表现为传达领导意见要精准全面，起草的讲话、汇报材料和文件中常用的称谓、用词等要准确，语言要流畅，一些主要领导参与的重要汇报材料、典型经验材料或先进集体材料等，更需提炼概括、字斟句酌、精敲细磨。同时，要有紧抓快办的习惯，要“缓事急办”，虽然时间充裕，但要倒排工期、稳步推进，不能拖到最后搞突击，向领导交“半成品”；也要“急事缓办”，不是说不着急，而是说急事来了要问清楚、想清楚再办，避免忙中出错。

5.跟踪意识——工作不能交代后就不管，凡事只要经过自己的手，就一定要一抓到底，跟踪到底。

6.反馈意识——事情完成后要视情况及时反馈，形成闭环。

（二）做好秘书工作所需的五种能力

1.眼力——所谓眼力，是指观察和判断事物的能力与水平。就秘书工作而言，就是要眼中有活计，能够熟悉上情、本单位乃至本地区状况，特别是能够领会领导意图并抓好落实，善于观察、善于发现、善于鉴别工作的前进方向、趋势，善观势、善谋事、善成事，既能见人之所见，又能见之人所未见，想领导之所想、主动及时为领导分忧。具体来说，要能对标党中央和上级党委政府的方针政策谋划推动工作，又要细致入微、润物无声的把小事做好，不能习以为常、见怪不怪、无动于衷。

2.体力——这里所说的体力，既是履职中所需的健康身体，也是工作活力与执行力的综合体现。秘书常伴领导左右，充当工作的前哨后卫，时常吃苦受累乃至受委屈，这要求秘书要能够苦中作乐，善于自我调节，保持身心健康，把个人荣辱得失看淡，正确对待表扬和批评，甩掉思想包袱、持续发力，以奋进姿态、充满活力的抓好每项工作落实。

3.笔力——语言文字的驾驭能力与水平。“文以载道”是我国古代文论的一种观念，是对文学作品中“文”与“道”关系的一种概括。简单来说，即写文章表达思想。秘书时常代领导起草或把关讲话、汇报材料，一份领导满意的材料必定是执政思路的体现，是思想、思维和格局的体现，闪耀着思想的光辉，能够给人以深深的启发、指导、思考，这离不开口和笔。张嘴能说、提笔能写、遇事能办是作为秘书的基本素养，要有较好的语言表达能力，善于用最精炼、最简短的语言把复杂的问题讲清楚，要把文字写作能力当成必须具备的基本功，多写多练，多调查研究，绝不能做一个只关注自身岗位，而不放眼和思考整个单位、地方、地区全局的秘书，否则思维格局就受限，也干不好局部的自身工作，要时常把所思所想凝结成文字，总结成经验，多为领导想点子提建议，当好以文辅政的参谋助手。

4.学力——学习能力。据观察，身边领导经验阅历丰富而全面、见多识广且紧跟时代步伐，作为秘书应当把学习作为一种职业责任、精神追求、工作状态和生活方式，要精业务懂文件，成为“行家里手”。要主动向文件学、向实践学、向同事学，下得苦功夫，求得真才干，坚持“学习工作化，工作学习化”，在学中干，在干中学，不断提升处置复杂局面的工作能力，广泛涉猎各类知识，优化知识结构，提高政策研究能力，掌握实用技能，努力成为一专多能、又红又专的复合型人才。

5.效力——让指令行之有效的能力。“一句话使人笑、一句话使人跳”，协调推动工作落实是一门艺术，秘书在推动领导指令落实时，要善于抓住事物的本质、问题的要害，突出工作目标抓关键环节，同时也要意识到“细节决定成败”，在协调时把握好分寸，既要理直气壮、又不能颐指气使，要摆正自身位置，避免急躁强硬让同事对事对人产生意见，也要防止过度谦虚谨慎、软弱误事，无故增添人情压力和工作阻力。

（三）做好秘书工作所需的四个品质

1.谦虚——平台不等于能力，平台可以锻炼能力。秘书作为领导的得力助手，常伴领导左右，领导高看一眼、他人礼敬三分，在这样一个平台上，要克服优越感，务必要保持谦虚的作风，唯有谦虚，才能收获别人的经验传授、技能传授，同时得到别人的配合支持，实现由被人“高看一眼”向工作“技高一筹”转变。如错把平台当能力，工作对接趾高气扬，不能好好利用平台和机会以充实自己，提高自己的能力水平，试想将来换到其它岗位，又该是怎样的光景？还能顺利、熟练地开展工作否？

2.谨慎——秘书工作讲政治、讲程序、讲原则。政治站位不能错，不能妄议迟疑，或者怨天尤人，逢人埋怨，甚至背后诋毁，把知悉的工作秘密或事项当“谈资”，吹嘘炫耀，特别是随意张扬涉及领导个人的工作和生活；程序不能乱，必须按规定办文办事，不逾越；原则不能动摇，要保留自己的原则，克服自轻自贱、自惭形秽的心理，防止唯唯诺诺，没有个人主见，也不能想当然，随意删减、更改或补充领导的指示。

3.负责——责任心是高于一个人能力的另一种品质。责任心具体体现在，按时按质完成自己的本职工作，不推诿不扯皮，在此基础上，主动补位，帮助他人更好地完成其工作。比如，领导交办的事，不完成就不踏实，一定会时刻记在心中，加班也要完成。同时，秘书必须细心，因为一个细节的错误，可能造成一系列严重的后果，对单位、领导、个人都造成严重影响。

4.冷静——秘书遇到急件、急事是最平常不过的事，但是急事要“慢做”，遇急事不慌、遇逸事不忘，处理急件、急事不能自乱阵脚，要掌握工作的规律和程序，理清各方面的内容和工作思路，做“有底气”的秘书，沉稳推进完成急事难事。

“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索！”要做好秘书工作非一朝一夕之功，奋进的路上，要求从事工作者应更加高标椎严要求“施压”自己，磨练自身，让秘书工作之路一路绿灯前行！

参考文献：

1. 李玮编著，（《优秀文秘的100个细节》），海天出版社2005年版；
2. 方晓蓉、方国雄编著，《秘书学》（修订版），高等教育出版社2007年版。