数字化时代事业单位人事档案管理现状思考

数字化时代事业单位人事档案管理现状思考

胡高言1  潘丹2

农安卫生职工中等专业学校   农安县人民医院

摘要：作为为国民经济和社会发展服务的公益性社会组织，事业单位档案建设的重要性是不言而喻的。强劲的国家财政收入促使事业单位规模稳步扩张，工作人员数量迅速增加，人事档案管理的复杂程度也随之大幅提升。人事档案作为个人成长经历的最重要的证明材料，对于人员评估和发展方向预测具有重要作用。为了响应新时代的号召，实现能可持续发展的人力资源管理，对人事档案管理进行数字化建设是必不可少的。

关键词：数字化时代；事业单位；人事档案管理；现状及策略；探究

引言：随着信息化技术的不断发展，数字化人事档案管理在事业单位中得到了广泛应用。本文通过实践探索，总结了数字化人事档案管理在事业单位中的实践经验。首先，通过建立统一的电子档案管理系统，实现了人事档案的数字化存储和管理。其次，通过信息化技术的应用，提高了人事档案的检索和共享效率，减少了人力资源部门的工作负担。同时，数字化人事档案管理还可以确保档案的安全性和可靠性，防止档案丢失或损毁。基于此，笔者就对数字化时代事业单位人事档案管理现状及对策进行了分析，希望能够为相关工作人员以及探究人员提供一些理论性的参考与借鉴。

一、事业单位人事档案管理现状

（一）人事档案管理的监督力度不足

事业单位的人事档案理应受到监管，并将强有力的监察力度贯彻档案管理的七个流程，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂、利用。但在实际的认识档案管理的相关研究中，不难发现监管的缺失难以确保所有档案信息的真实性和完整性。比如随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，不少竞聘人员为了脱颖而出，可能会对个人的背景进行过度美化，一些信息可能言过其实。由于监管力度不到位，难以甄别其中的虚假信息。此外，由于无意间的漏填或错填信息，也会长期存留在人事档案之中。如果事业单位的档案管理部门不能及时地纠错，那么在将纸质档案转换成电子档案之后，错误的信息也会被录入数据库，无法发挥档案的价值，也不利于档案的数字化建设。近期国家档案局组织编写的《纸质档案数字化的流程与方法》强调，档案在进行数字化前必须经过档案的修正来确保档案的价值。这也暴露了一个问题，部分人事档案在收集和整理之初，没有得到行之有效的监管，如：没严格按规范纸张规格或用不规范的笔墨填写不利于电子文档的扫描。故人事档案管理的检查督办力度确实还有待提升。

（二）档案管理人员的专业素养参差不齐

虽然不少老一代的事业单位档案管理人员对传统的纸质档案管理工作资历深厚，但他们在大数据的冲击下，缺乏学习现代技术的能力，因循守旧难以发挥主观能动性来习得数字化相关技能及将其运用到档案管理中。当下招聘而来的年青一代工作人员虽然教育背景有了明显的提升，但许多单位工作人员并非主修档案管理学，在从事档案管理工作时，他们的专业性会有一定的欠缺。此外，事业单位稳定的工作也会滋生部分工作人员的怠惰情绪，忽视对档案管理相关技能的巩固与发展，档案管理的效率和质量也会随之受到影响，更不用说实现数字化的建设了。值得一提的是，接手人事外包的机构也难以推动事业单位本身的档案管理数字化建设，究其外因无外乎这类机构组建的临时队伍不具备专业的人事档案管理经验仅能做到对档案实体的管理而不能对管理手段进行自主革新，以及临时队伍带来的人员不稳定也会影响档案管理服务的效率和发展进程。

二、数字化时代事业单位人事档案管理策略

（一）做好档案信息开发工作与法规建设

事业单位信息化档案应该加强法规建设。法规建设是指根据国家法律法规和事业单位特点，制定与档案管理相关的规章制度，明确档案管理的具体要求和操作流程。事业单位要根据自身的实际情况，制定档案管理的规章制度，同时，要加强与法律法规的对接，及时修改和完善档案管理的相关规章制度，确保档案管理工作的合法性和规范性。同时，事业单位应该加强档案信息的利用和共享。档案信息的利用和共享是档案管理的重要目标，可以促进事业单位之间的协作和信息互通。事业单位要建立档案信息的共享平台，提供便捷的档案信息检索和共享服务，满足事业单位的信息需求。同时，要加强对档案信息的利用研究，挖掘档案中蕴含的有价值的信息，为事业单位的科研和决策提供支持和参考。

（二）借助信息技术，提升工作效率

首先，需要了解事业单位的电子档案管理需求，包括文件分类、存储周期、权限管理等方面的要求。同时，也要分析现有的信息系统和设备，确定是否需要进行升级或购买新的设备。其次，建立电子档案系统的基础设施。包括服务器、存储设备、网络设备等。根据需求调研的结果，选择适合的硬件设备，并进行安装和配置。然后，选用合适的电子档案管理软件。根据事业单位的需求，选择能够满足其管理要求的电子档案管理软件。该软件应具备良好的界面设计、便捷的操作流程以及完善的权限管理等功能。接下来，对现有的纸质档案进行数字化处理。通过扫描仪等设备，将纸质档案转化为电子文件，并存储到电子档案系统中。在此过程中，要注意对档案文件进行分类整理，并添加必要的元数据，以便后续的检索和管理。然后，建立完善的权限管理机制。根据事业单位的组织结构和工作流程，设置不同角色的权限，并进行权限管理。保证只有具备相应权限的人员才能够访问和管理电子档案。最后，进行培训和推广。对事业单位的工作人员进行培训，使其熟悉电子档案系统的使用方法和操作流程。同时，也需要进行宣传和推广，提高工作人员对电子档案管理的意识和重视程度。

结语：

总的来说，事业单位数字化人事档案管理的实践探索取得了一定的成果，为提高工作效率和保障档案安全提供了有效的手段。然而，仍需要进一步完善数字化技术和解决推广问题，以更好地适应信息化时代的发展需求。只有不断探索和创新，才能实现数字化人事档案管理的可持续发展。鉴于此，上文就对数字化时代事业单位人事档案管理现状及对策进行了探究，希望能够为相关探究人员以及工作人员提供一些有效参考。

参考文献：

[1]王艺. 事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理[J]. 国际公关,2024,(01):86-88.

[2]李星. 数字化时代事业单位人事档案管理现状及开发利用思考[J]. 办公室业务,2023,(24):143-145.

[3]高珊. 数字化背景下提高事业单位干部人事档案管理水平的有效策略[J]. 黑龙江档案,2023,(05):85-87.