创新档案管理实现档案管理信息化的策略研究

创新档案管理实现档案管理信息化的策略研究

张晶

兴安职业技术学院  内蒙古  兴安盟  137499

摘要：对于档案管理而言，在信息时代的背景下，其作用和价值愈发凸显出来。档案作为社会发展与进步的重要组成部分，是在长期的生产生活中形成的，具有一定的历史性和真实性。对于档案管理而言，在“互联网+”时代背景下，其重要性愈发凸显出来，不仅可以更好地记录和保存相关工作人员的历史业绩、工作成果，同时也可以为社会发展提供更多、更准确、更全面的参考资料。本文探讨了创新档案管理实现档案管理信息化的策略。

关键词：创新;档案信息化；建设策略

前言：随着信息时代的兴起，各种行业都广泛地采纳了信息技术。信息化时代对信息资源提出了新的要求，档案事业也不例外。作为社会信息管理不可或缺的一环，档案管理工作也正面对着前所未遇的各种挑战与机会。

1. 信息化时代档案管理概述

信息化时代的档案管理是指在数字化、网络化、智能化的时代背景下，对档案资料进行高效、系统、安全的管理与利用。新的档案管理方式不仅强调档案资料的数字化转换与存储，更重视档案信息资源的开发利用以及档案服务模式的创新。随着科技的飞速发展，传统的档案管理模式已无法满足现代社会对档案信息快速、准确、便捷利用的需求。信息化时代档案管理应运而生，它不仅是一种技术革新，更是一种管理理念和服务模式的转变。通过采用先进的信息技术，如大数据、云计算、人工智能等，档案管理工作能够实现对海量档案信息的高效处理和智能分析，为人们提供精准服务。在信息化时代的档案管理工作中，档案资料的数字化是基础。通过扫描、识别等技术手段，将纸质档案转化为可编辑、可检索的数字信息，构建数字化的档案资源库。数字化有利于档案的长期保存和异地备份，为档案的快速检索和远程利用提供了可能。

2.信息时代档案管理工作面临的问题

2.1档案管理信息化水平不高

尽管档案管理领域已经广泛采用了信息技术，但仍有部分单位和部门在档案管理的信息化方面表现得不尽如人意。某些单位和部门使用的档案管理软件相对陈旧，未能及时进行更新和升级，这直接导致了档案管理的效率降低。某些单位和部门在档案管理信息化方面也缺乏一致的标准和规范，这导致了信息孤岛的问题相当严重，从而影响了信息的共享和有效利用。

2.2档案信息安全问题突出

确保档案信息的保密性和完整性是档案管理任务中极为关键的一环。但是，在这个数字化和网络化的时代，档案信息正面临着日益严重的安全威胁。档案信息的安全受到了黑客攻击、病毒传播和数据泄露等多种安全风险的威胁。因此，我们迫切需要实施有力的策略，以确保档案资料的绝对安全，并避免其被泄露或篡改。

2.3档案管理员素质和能力不足

在信息时代，档案管理工作对档案管理员的素质和能力提出了更高的要求。然而，目前一些单位和部门的档案管理员存在素质和能力不足的问题，特别是缺乏对信息技术的掌握和应用能力，这使得他们无法适应信息化时代档案管理工作的要求。因此，为了推进档案管理的信息化建设，加强档案管理员的培训和学习，提高他们的素质和能力变得尤为重要。

3.信息时代提升档案管理工作水平的对策

3.1构建完善的档案管理信息系统，实现信息化管理

在当前社会背景下，要想更好地进行档案管理，就必须要构建完善的档案管理信息系统，实现信息化管理，更好地发挥出档案信息资源价值。而构建完善的档案管理信息系统主要包括三个方面内容，即档案数据库建设、档案信息检索系统、档案信息安全防护系统。在构建完善的档案管理信息系统过程中，相关人员应该要按照国家有关标准和要求，构建完善的数据库，实现数据库的规范化、标准化和系统化。在档案管理过程中，应该要充分利用现代网络技术进行档案信息检索系统的建设，不断扩大检索范围，提高检索效率和精度。除此之外，还应该要建立健全安全防护体系，确保整个信息安全。在进行档案管理过程中，应该要建立健全完善的安全防护体系，并且要对安全防护体系进行定期检查和维护，及时更新计算机系统以及数据库系统中存在的漏洞和缺陷。

3.2积极推进档案服务社会化，增强社会服务功能

在档案管理信息化建设过程中，必须要充分发挥出档案信息资源的价值，并结合实际情况，创新档案服务模式。比如：通过档案的数字化技术和网络平台，在互联网上建立起数字档案资源库，并将其向社会公众开放，这样就可以实现档案信息资源的共享。另外，还可以将各类电子文件、图片、视频等各类信息资源进行数字化处理后，通过互联网平台向社会公众提供。此外，还可以利用网络平台开展各项社会化服务活动，比如：举办档案展览、播放视频、组织专场活动等，通过这种方式来吸引更多的人参与到档案管理工作中来。当然，在开展社会化服务的过程中，还必须要严格遵循相关法律法规要求，在确保自身合法权益不受损害的前提下开展工作。此外，还可以对档案管理工作人员进行培训，提高他们的综合素质与专业水平，为开展好社会化服务活动奠定良好基础。

3.3提高单位档案管理人员实力水平

提高单位档案管理人员的实力水平是实现档案管理工作突破的重要方向，想要突破这一点，可以通过多方面的努力来实现，包括提升专业技能、加强培训、引入先进技术以及激发团队合作精神等各项举措。首先，为档案管理人员提供专业培训是关键的一步。培训内容可以涵盖档案管理的理论知识、最佳实践、数字化档案管理技术等方面。通过培训，档案管理人员可以更新自己的知识体系，了解行业最新趋势，提高解决问题和应对挑战的能力。在接受培训中，管理人员会不断接受新的理念和方式，对于管理工作的顺利开展大有裨益；其次，引入先进的档案管理技术也是必要的。包括数字化档案管理系统、人工智能技术、大数据分析等，这些技术的引入不仅提高了档案管理的效率和准确性，还为档案管理人员提供了更多创新和发展的机会。通过学习和掌握新技术，档案管理人员可以更好地适应现代档案管理的需求，且信息技术、智能化往往与高效率、低差错相关联，工作人员掌握这些技能，可以为管理工作的顺利开展提供良好的辅助。另外，加强团队协作和交流也是提升档案管理人员实力水平的关键因素，团队协作有助于工作人员在内部分享经验、解决问题，并推动整个团队向前发展。同时，部门内部应当建立一个积极的学习和沟通氛围，从而激发团队成员的学习兴趣，促使大家共同进步；最后，建立职业发展通道和激励机制也是重要的，单位应为档案管理人员提供明确的职业发展路径，鼓励他们参与行业认证，并设立激励机制，如奖励制度、晋升机会等，以提高档案管理人员的积极性和工作动力。

4.结束语：

综上所述，信息化时代的来临，为档案管理领域带来了前所未有的机遇和挑战。通过创新档案管理模式和方法，以及及时更新档案管理设备，能够有效地提高档案管理的效率和质量，实现档案信息的最大化利用，从而推动各项工作的顺利进行。

参考文献：

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